Για οποιονδήποτε λόγο, είστε πίσω στο έργο σας. Η λίστα των εργασιών σας είναι εκτός ελέγχου, λείπουν προθεσμίες και τα εισερχόμενά σας είναι γεμάτα από μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από συναδέλφους που παρακολουθούν τα πράγματα που τους υποσχέθηκαν εβδομάδες.
Όταν τα πράγματα είναι πραγματικά τρομερά, μια γρήγορη επιδιόρθωση ή μια νέα λίστα εργασιών δεν πρόκειται να διορθώσει την κατάσταση. Για να αναλάβετε ξανά τον έλεγχο, ήρθε η ώρα να κάνετε ένα βήμα πίσω, να αξιολογήσετε την κατάσταση και να κάνετε κάποιες πιο στρατηγικές κινήσεις για να καθαρίσετε την πλάκα σας.
Κατ 'αρχάς, θα πρέπει να κάνετε αυτό που ονομάζω "λίστα απορροφητήρων κουζίνας". Αποκλείστε το χρόνο σας στο πρόγραμμα για μια συνάντηση με τον εαυτό σας (προτείνω ένα πρωινό εκτός γραφείου). Στη συνέχεια, σε αυτή τη συνάντηση, γράψτε απολύτως όλα όσα συμβαίνουν τώρα. Αρχίστε με τον προσδιορισμό των κύριων ομάδων εργασίας (π.χ. επικοινωνίες πελατών, εσωτερικές αναφορές, προσλήψεις), φροντίζοντας να προσθέσετε έναν "άλλο" κουβά για όλα τα διάφορα αντικείμενα που αναδύονται αναπόφευκτα. Στη συνέχεια, γράψτε όλα όσα χρειάζεστε για να το κάνετε σε χαρτί. Κανένα στοιχείο δεν είναι πολύ μικρό ή πολύ ασήμαντο για να κάνει τη λίστα. Είναι σημαντικό να αντιμετωπίσετε την πραγματικότητα ακριβώς τι πρέπει να κάνετε για να προσδιορίσετε τη σοβαρότητα της κατάστασης - και πόσο ακραία είναι μια στρατηγική που θα χρειαστεί να δημιουργήσετε.
Συνήθως, αφού κάνετε μια λίστα νεροχύτη κουζίνας, θα βρεθείτε σε ένα από τα δύο στρατόπεδα. Το πρώτο στρατόπεδο είναι αν κοιτάξεις τα πάντα και αισθάνεται σαν πολλά, αλλά με λίγη προοπτική, λίγα πράγματα αναδιοργανωμένα και μερικές εβδομάδες τρόπου θηρίου, μπορεί να συμβεί. Θα είναι απλά μια πολυάσχολη εβδομάδα.
¶Αλλά, αν κοιτάξετε τη λίστα νεροχύτη της κουζίνας σας και γνωρίζετε ότι είναι αδύνατο να πάρετε όλα αυτά που έχετε κάνει, βρίσκεστε στο Camp Two. Με κάποιο τρόπο, έχετε δαγκώσει περισσότερο από ό, τι μπορείτε να μασάτε, και είστε εντελώς συγκλονισμένοι και απεγνωσμένοι πίσω. Λοιπόν, είμαι εδώ για να σας πω ότι ήρθε η ώρα να αντιμετωπίσετε αυτήν την πραγματικότητα και να κάνετε κάποιες αλλαγές.
Για να διευκολυνθεί ο εαυτός σας, εδώ είναι επτά στρατηγικές που μπορούν να σας βοηθήσουν να αποκαταστήσετε την εργασία σας:
1. Κόψτε το δέντρο
Ελέγξτε τις εργασίες στη λίστα νεροχύτη της κουζίνας σας και αποφασίστε ποιες από αυτές μπορούν να αποσυρθούν εξ ολοκλήρου. Ξέρω, ακούγεται τρομακτικό - ακόμα και αδύνατο. Αλλά είμαι πρόθυμος να στοιχηματίσετε ότι υπάρχουν μερικά πράγματα που δεν χρειάζεται πραγματικά να γίνουν τώρα (τουλάχιστον όχι από εσάς). Οτιδήποτε δεν είναι κρίσιμο πρέπει να πάρει το τσεκούρι.
2. Απλοποιήστε την έξοδο Χρησιμοποιώντας τον κανόνα 80/20.
Υπάρχουν κάποια καθήκοντα ή έργα όπου το 20% της προσπάθειας θα αποδώσει το 80% των επιπτώσεων; Για παράδειγμα, το αφεντικό σας θέλει μια ανταγωνιστική ανάλυση για ένα νέο προϊόν που σκέφτεται να ξεκινήσει. Προτού παραδώσει ένα μυθιστόρημα στο ανταγωνιστικό τοπίο, θα ήταν αρκετή η σελίδα σε κάθε σοβαρό ανταγωνιστή να βοηθήσει στην απόφαση αυτή; Ή, εάν η πλειοψηφία των εσόδων που εισάγετε ως εκπρόσωπος πωλήσεων προέρχεται από μεγαλύτερες προσφορές, αλλά ξοδεύετε το μισό χρόνο σας σε μικρές συμφωνίες που μετακινούνται μόλις τη βελόνα, θα μπορούσατε να αλλάξετε τον χρόνο και την προσοχή σας στις μεγαλύτερες συμφωνίες; Ναί? Πηγαίνετε με τα καθήκοντα ή τα έργα.
3. Αυτοματοποιήστε ή αναθέστε
Ο ειδικός παραγωγικότητας Stever Robbins έγραψε ένα μεγάλο κομμάτι στον κανόνα 30/3. Εξηγεί ότι κάτι που σας παίρνει 30 λεπτά την ημέρα προσθέτει μέχρι τρεις εβδομάδες το χρόνο. Τρεις ολόκληρες εβδομάδες! Αποκτήστε την ώρα εκείνη τη στιγμή αν δείτε μικρότερες εργασίες που μπορείτε να αυτοματοποιήσετε ή να αναθέσετε σε εξωτερικούς συνεργάτες χρησιμοποιώντας εργαλεία τρίτων, όπως το Assistant.to, για να επιταχύνετε τον προγραμματισμό.
4. Ζητήστε βοήθεια
Συζητήστε με το προϊστάμενό σας, τους συναδέλφους, τους υπαλλήλους σας, ακόμα και με άλλα τμήματα, για να δείτε αν κάποιος μπορεί να σας βοηθήσει να αναλάβετε μέρος του φόρτου εργασίας. Ποιος ξέρει - ίσως ο γιατρός σας πεθαίνει για να πάρει τα πόδια της υγρό στο PowerPoint, ή ίσως Dan από τις πωλήσεις έχει ένα μοντέλο Excel μπορείτε εύκολα να προσαρμόσετε για να προβλέψετε τον προϋπολογισμό σας. Κοιτάξτε σε περιοχές όπου υπάρχει κάποια επικάλυψη με τη δουλειά των συναδέλφων για τις πιο προφανείς χειρισμούς. (Ανατρέξτε στις συμβουλές αυτών των αντιπροσωπειών εάν χρειάζεστε βοήθεια για την εκκίνηση αυτής της συνομιλίας.)
5. Ξεκινήστε τη διαδικασία Sequencing
Εάν όλα τα υπόλοιπα στη λίστα σας πρέπει να συμβούν και δεν πρόκειται να πάρετε κάποια βοήθεια, τότε θα πρέπει να συμβεί - απλά όχι όλα μαζί. Ελέγξτε τις προθεσμίες σας για να προσδιορίσετε ποια στοιχεία είναι πραγματικά επείγοντα και ποια χρονοδιαγράμματα μπορούν να ωθηθούν. Ο διαχειριστής σας μπορεί και πρέπει να σας βοηθήσει με την ιεράρχηση προτεραιοτήτων και την αλληλούχιση.
6. Να περάσει ένα μορατόριουμ στη Ναι
Αυτή η στρατηγική δεν βοηθά στην αντιμετώπιση του υπάρχοντος προβλήματός σας, αλλά είναι κρίσιμο για την παραμονή του σε έλεγχο. Μέχρις ότου τα πράγματα υποβληθούν σε έλεγχο πάλι, πρέπει να είστε ο βασιλιάς ή η βασίλισσα του "Όχι!" Μην αναλάβετε πρόσθετα έργα μέχρι να βγείτε από αυτό το χάος.
7. Προτείνετε μίσθωση
Εάν δοκιμάσατε όλα τα παραπάνω και εξακολουθείτε να βρίσκεστε κολυμπώντας στο to-dos, ίσως είναι καιρός να ζητήσετε να προσθέσετε κάποιον στην ομάδα σας. Ανάλογα με την κουλτούρα και τον προϋπολογισμό της εταιρείας σας, εξετάστε το μερικής απασχόλησης, την εσωτερική ή την προσωρινή βοήθεια ως επιλογή χαμηλότερου κόστους.
Και εάν όλα τα άλλα αποτύχουν, δηλώστε την κατάσταση πτώχευσης και μετακινήστε το στο Μπαλί. Απλά γελάτε, δεν θα αποτύχετε. Είστε απλώς κάτω από λίγο περισσότερο από το συνηθισμένο στρες, μέχρι να το καταλάβετε όλα - αλλά σας υπόσχομαι, θα φτάσετε εκεί.
