Το Υποσύνολο του Excel λειτουργεί με την εισαγωγή του ΜΕΡΙΚΟ ΣΥΝΟΛΟ λειτουργία σε μια βάση δεδομένων ή μια λίστα σχετικών δεδομένων. Χρησιμοποιώντας τη λειτουργία Subtotal, η εύρεση και εξαγωγή συγκεκριμένων πληροφοριών από ένα μεγάλο πίνακα δεδομένων γίνεται γρήγορα και εύκολα.
Παρόλο που ονομάζεται "Υποσύνολο", δεν περιορίζεστε στην εύρεση του αθροίσματος ή του συνόλου για επιλεγμένες σειρές δεδομένων. Εκτός από το σύνολο, μπορείτε επίσης να βρείτε μέσες τιμές για κάθε στήλη ή πεδίο δεδομένων στη βάση δεδομένων σας.
Εισαγωγή δεδομένων στο Excel
Το πρώτο βήμα στη χρήση του ΜΕΡΙΚΟ ΣΥΝΟΛΟ στο Excel είναι να εισαγάγετε τα δεδομένα σας σε ένα φύλλο εργασίας. Όταν το κάνετε αυτό, λάβετε υπόψη τα ακόλουθα σημεία:
- Είναι σημαντικό να εισαγάγετε δεδομένα σωστά. Τα σφάλματα, που οφείλονται στην εσφαλμένη εισαγωγή δεδομένων, αποτελούν την πηγή πολλών προβλημάτων που σχετίζονται με τη διαχείριση δεδομένων.
- Μην αφήνετε κενές σειρές ή στήλες κατά την εισαγωγή των δεδομένων. Αυτό δεν περιλαμβάνει την απουσία κενής γραμμής μεταξύ των επικεφαλίδων της στήλης και της πρώτης σειράς δεδομένων.
Για να ακολουθήσετε αυτό το σεμινάριο, καταχωρίστε τα δεδομένα που εμφανίζονται στην παραπάνω εικόνα κυττάρων Α1 προς το D12. Βεβαιωθείτε ότι εισάγετε κάθε τιμή δεδομένων σωστά για να ακολουθήσετε με ακρίβεια.
Ταξινόμηση των δεδομένων του Excel
Πριν τη χρήση των υποσυνόλων, τα δεδομένα σας πρέπει να ομαδοποιούνται σύμφωνα με τη στήλη των δεδομένων που θέλετε να εξαγάγετε. αυτή η ομαδοποίηση γίνεται χρησιμοποιώντας τη λειτουργία ταξινόμησης του Excel.
Σε αυτό το σεμινάριο, θέλουμε να βρούμε τον μέσο αριθμό παραγγελιών ανά περιοχή πωλήσεων έτσι τα δεδομένα πρέπει να ταξινομηθούν από το Περιοχή στήλη στήλης.
Ταξινόμηση των δεδομένων ανά περιοχή πωλήσεων
- Σύρετε την επιλογή κύτταρα Α2 έως D12 για να τους τονίσει.
- Κάνε κλικ στο Καρτέλα Δεδομένα της κορδέλας.
- Κάνε κλικ στο Είδος που βρίσκεται στο κέντρο της κορδέλας δεδομένων, για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου Ταξινόμηση.
- Επιλέγω Ταξινόμηση κατά περιοχή από την αναπτυσσόμενη λίστα κάτω από το Στήλη επικεφαλίδα στο παράθυρο διαλόγου.
- Σιγουρέψου ότι Η λίστα μου έχει κεφαλίδες είναι εκτός λειτουργίας στην πάνω δεξιά γωνία του παραθύρου διαλόγου.
- Κάντε κλικ Εντάξει.
- Τα δεδομένα σε κελιά Α3 έως D12 θα πρέπει τώρα να ταξινομηθεί αλφαβητικά με τη δεύτερη στήλη Περιοχή. Τα δεδομένα για τους τρεις αντιπροσώπους πωλήσεων από την Ανατολική περιοχή θα πρέπει να αναγράφονται πρώτα, ακολουθούμενα από τον Βορρά, στη συνέχεια από τον Νότο, και μετά από τη Δύση.
Εύρεση μέσων περιφέρειας
Αφού τα δεδομένα σας έχουν ταξινομηθεί σωστά, μπορείτε να προχωρήσετε για να βρείτε τις μέσες πωλήσεις για κάθε περιοχή χρησιμοποιώντας το ΜΕΡΙΚΟ ΣΥΝΟΛΟ λειτουργία. Η σύνταξη και τα επιχειρήματά της για τη λειτουργία, σημειώνονται παρακάτω:
= SUBTOTAL (Λειτουργία_αριθμού, Ref1)
- Function_num: Ο ΜΕΡΙΚΟ ΣΥΝΟΛΟ μπορεί να εκτελέσει διάφορες λειτουργίες με αριθμητικά δεδομένα. αυτό το πεδίο υποδηλώνει τη λειτουργία που επιθυμούμε να εκτελέσουμε. Για τη χρήση του ΜΕΣΗ ΤΙΜΗ θα χρησιμοποιήσουμε τον αριθμό 1.
- Ref1: Αυτό το όρισμα σημειώνει το εύρος των αριθμών που θα χρησιμοποιηθούν στο ΜΕΡΙΚΟ ΣΥΝΟΛΟ υπολογισμών της λειτουργίας.
Χρησιμοποιώντας τη λειτουργία AVERAGE του SUBTOTAL
- Ξεκινήστε από δημιουργώντας μια ομάδα κελιών στην οποία θα εμφανίζονται τα περιφερειακά δεδομένα πωλήσεων. Μπορείτε να δείτε πώς πήγαμε για αυτό το έργο μέσα κύτταρα Β14 - Β17 στο παραπάνω παράδειγμα.
- Ας αρχίσουμε με το μέσο όρο των δεδομένων Ανατολικών πωλήσεων. Κάντε κλικ στο κύτταρο C14 για να το τονίσουμε ως το κελί που θέλουμε να βάλουμε τα αποτελέσματά μας μέσα.
- Μέσα στο Φάκελος τύπων, επίλεξε το Math & Trig επιλογή.
- Από το αναπτυσσόμενο μενού, επιλέξτε το ΜΕΡΙΚΟ ΣΥΝΟΛΟ λειτουργία - αυτό θα ανοίξει το Formula Builder.
- Κάνε κλικ στο Function_num και πληκτρολογήστε τον αριθμό 1.
- Κάνε κλικ στο Ref1 γραμμή, στη συνέχεια, επισημάνετε κύτταρα D3 έως D5 - αυτά είναι τα κελιά που θα συνδυάσουμε για να υπολογίσουμε τον μέσο όρο, καθώς περιέχουν τα σύνολα για τις πωλήσεις στην Ανατολική Περιφέρεια.
- Κάντε κλικ Εγινε και τα στοιχεία των μέσων πωλήσεων θα εμφανίζονται τώρα κύτταρο C14.
- Επαναλαμβάνω τα παραπάνω βήματα για τις πωλήσεις North, South Sales και West Sales, επιλέγοντας το κατάλληλο Ref1 για κάθε σενάριο.
