Ένα δημοφιλές εργαλείο διαχείρισης έργων, τα διαγράμματα Gantt παρέχουν μια χρονολογική, εύκολη στην ανάγνωση ανάλυση των ολοκληρωμένων, τρεχουσών και επερχόμενων εργασιών, καθώς και σε ποιον έχουν ανατεθεί μαζί με τις ημερομηνίες έναρξης και λήξης. Αυτή η γραφική αναπαράσταση ενός χρονοδιαγράμματος προσφέρει μια άποψη υψηλού επιπέδου σχετικά με την πρόοδο που σημειώνεται και επίσης υπογραμμίζει τυχόν πιθανές εξαρτήσεις.
Τα Φύλλα Google παρέχουν τη δυνατότητα δημιουργίας λεπτομερών διαγραμμάτων Gantt ακριβώς στο υπολογιστικό φύλλο σας, ακόμη και αν δεν έχετε εμπειρία στο παρελθόν με τη μοναδική τους μορφή. Για να ξεκινήσετε, ακολουθήστε τις παρακάτω οδηγίες.
Δημιουργία του χρονοδιαγράμματος του έργου σας
Πριν από την κατάδυση στη δημιουργία γραφήματος Gantt, πρέπει πρώτα να ορίσετε τις εργασίες του έργου σας μαζί με τις αντίστοιχες ημερομηνίες τους σε έναν απλό πίνακα.
- Εκκινήστε τα Φύλλα Google και ανοίξτε ένα νέο υπολογιστικό φύλλο.
- Επιλέξτε μια κατάλληλη τοποθεσία κοντά στην κορυφή του κεννού υπολογιστικού φύλλου και πληκτρολογήστε τα ακόλουθα ονόματα τίτλων στην ίδια σειρά, το καθένα στη δική τους στήλη, όπως φαίνεται στο συνοδευτικό στιγμιότυπο οθόνης: Ημερομηνία έναρξης , Ημερομηνία λήξης , Ονομα εργασίας . Για να διευκολύνετε τον εαυτό σας αργότερα στο σεμινάριο, ίσως θελήσετε να χρησιμοποιήσετε τις ίδιες τοποθεσίες που χρησιμοποιήσαμε στο παράδειγμα μας (A1, B1, C1).
- Εισαγάγετε κάθε μία από τις εργασίες του έργου σας μαζί με τις αντίστοιχες ημερομηνίες στις κατάλληλες στήλες, χρησιμοποιώντας όσες σειρές είναι απαραίτητες. Πρέπει να παρατίθενται κατά σειρά εμφάνισης (από πάνω προς τα κάτω = πρώτη έως τελευταία) και η μορφή ημερομηνίας θα πρέπει να είναι η εξής: MM / DD / YYYY.
- Άλλες πτυχές μορφοποίησης του τραπεζιού σας (σύνορα, σκίαση, ευθυγράμμιση, γραμματοσειρά κ.λπ.) είναι αυθαίρετα σε αυτή την περίπτωση, καθώς ο κύριος στόχος μας είναι να εισαγάγουμε δεδομένα που θα χρησιμοποιηθούν από ένα γράφημα Gantt αργότερα στο σεμινάριο. Είναι τελείως εξαρτόμενο από το αν θέλετε ή όχι να κάνετε περαιτέρω τροποποιήσεις, ώστε το τραπέζι να είναι πιο οπτικά ελκυστικό. Εάν το κάνετε, ωστόσο, είναι σημαντικό τα ίδια τα δεδομένα να παραμείνουν στις σωστές σειρές και στήλες.
Δημιουργία πίνακα υπολογισμού
Απλά η εισαγωγή ημερομηνιών έναρξης και λήξης δεν αρκεί για την απόδοση ενός διαγράμματος Gantt, καθώς η διάταξή του εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από τον πραγματικό χρόνο που περνάει μεταξύ αυτών των δύο σημαντικών ορόσημων. Για να αντιμετωπίσετε αυτήν την απαίτηση, πρέπει να δημιουργήσετε έναν άλλο πίνακα που υπολογίζει αυτή τη διάρκεια.
- Κάντε κύλιση προς τα κάτω αρκετές σειρές από τον αρχικό πίνακα που δημιουργήσαμε παραπάνω.
- Πληκτρολογήστε τα ακόλουθα ονόματα τίτλων στην ίδια σειρά, το καθένα στη δική τους στήλη, όπως φαίνεται στη συνοδευτική εικόνα οθόνης: Ονομα εργασίας , Ημέρα έναρξης , Συνολική διάρκεια .
- Αντιγράψτε τη λίστα των εργασιών από τον πρώτο σας πίνακα στο Ονομα εργασίας στήλη, εξασφαλίζοντας ότι είναι καταχωρημένα με την ίδια σειρά.
- Πληκτρολογήστε τον ακόλουθο τύπο στο Ημέρα έναρξης στήλη για την πρώτη σας εργασία, αντικαθιστώντας το «Α» με το γράμμα της στήλης που περιέχει Ημερομηνία έναρξης στο πρώτο σας τραπέζι και '2' με τον αριθμό σειράς: = int (A2) -int ($ A $ 2) . Χτύπα το Εισαγω ή ΕΠΙΣΤΡΟΦΗ όταν τελειώσετε. Το κελί πρέπει τώρα να εμφανίσει τον αριθμό μηδέν.
- Επιλέξτε και αντιγράψτε το κελί στο οποίο μόλις εισαγάγατε αυτόν τον τύπο, είτε χρησιμοποιώντας μια συντόμευση πληκτρολογίου είτε Επεξεργασία -> Αντιγραφή από το μενού "Φύλλα Google".
- Μόλις αντιγραφεί ο τύπος στο πρόχειρο, επιλέξτε όλα τα υπόλοιπα κελιά στο Ημέρα έναρξης στήλη και επικόλληση χρησιμοποιώντας μια συντόμευση πληκτρολογίου ή Επεξεργασία -> Επικόλληση από το μενού "Φύλλα Google". Εάν αντιγραφεί σωστά, το Ημέρα έναρξης η αξία για κάθε εργασία θα πρέπει να αντικατοπτρίζει τον αριθμό ημερών από την αρχή του έργου που έχει προγραμματιστεί να ξεκινήσει. Μπορείτε να επιβεβαιώσετε ότι το Ημέρα έναρξης ο τύπος σε κάθε σειρά είναι σωστός επιλέγοντας το αντίστοιχο κελί του και διασφαλίζοντας ότι είναι ίδια με τον τύπο που πληκτρολογήσαμε στο βήμα 4 με μια αξιοσημείωτη εξαίρεση ότι η πρώτη τιμή (int (xx)) ταιριάζει με την κατάλληλη θέση κυττάρων στον πρώτο σας πίνακα.
- Επόμενο είναι το Συνολική διάρκεια στήλη, η οποία πρέπει να συμπληρωθεί με έναν άλλο τύπο που είναι λίγο πιο περίπλοκος από τον προηγούμενο. Πληκτρολογήστε τα παρακάτω στην καρτέλα Συνολική διάρκεια για την πρώτη σας εργασία, αντικαθιστώντας τις αναφορές θέσης κυψέλης με εκείνες που αντιστοιχούν στον πρώτο πίνακα στο πραγματικό σας υπολογιστικό φύλλο (παρόμοιο με αυτό που κάναμε στο βήμα 4): = (int (B2) -int ($ A $ 2)) - (int (A2) -int ($ A $ 2)) . Χτύπα το Εισαγω ή ΕΠΙΣΤΡΟΦΗ όταν τελειώσετε. Αν έχετε οποιεσδήποτε δυσκολίες καθορίζουν τις θέσεις των κυψελών που αντιστοιχούν στο συγκεκριμένο υπολογιστικό φύλλο, το ακόλουθο κλειδί φόρμουλας θα βοηθήσει: (ημερομηνία έναρξης του έργου - ημερομηνία έναρξης του έργου) - (ημερομηνία έναρξης της τρέχουσας εργασίας - ημερομηνία έναρξης του έργου).
- Επιλέξτε και αντιγράψτε το κελί στο οποίο μόλις εισαγάγατε αυτόν τον τύπο, είτε χρησιμοποιώντας μια συντόμευση πληκτρολογίου είτε Επεξεργασία -> Αντιγραφή από το μενού "Φύλλα Google".
- Μόλις αντιγραφεί ο τύπος στο πρόχειρο, επιλέξτε όλα τα υπόλοιπα κελιά στο Συνολική διάρκεια στήλη και επικόλληση χρησιμοποιώντας μια συντόμευση πληκτρολογίου ή Επεξεργασία -> Επικόλληση από το μενού "Φύλλα Google". Εάν αντιγραφεί σωστά, το Συνολική διάρκεια η αξία για κάθε εργασία πρέπει να αντικατοπτρίζει το συνολικό αριθμό ημερών μεταξύ των αντίστοιχων ημερομηνιών έναρξης και λήξης.
Δημιουργία χάρτη Gantt
Τώρα που τα καθήκοντά σας βρίσκονται σε ισχύ, μαζί με τις αντίστοιχες ημερομηνίες και τη διάρκειά τους, ήρθε η ώρα να δημιουργήσετε ένα διάγραμμα Gantt.
- Επιλέξτε όλα τα κελιά στον πίνακα υπολογισμού, συμπεριλαμβανομένων των κεφαλίδων.
- Επιλέξτε το Εισάγετε στο μενού "Φύλλα Google", που βρίσκεται στο επάνω μέρος της οθόνης, ακριβώς κάτω από τον τίτλο του φύλλου εργασίας. Όταν εμφανιστεί το αναπτυσσόμενο μενού, επιλέξτε Διάγραμμα.
- Θα εμφανιστεί ένα νέο γράφημα με τίτλο Ημέρα έναρξης και συνολική διάρκεια . Επιλέξτε αυτό το γράφημα και σύρετέ το έτσι ώστε η οθόνη του να είναι τοποθετημένη κάτω ή δίπλα-δίπλα στους πίνακες που δημιουργήσατε, σε αντίθεση με την επικάλυψή τους.
- Εκτός από το νέο σας γράφημα, το Επεξεργαστής διαγραμμάτων η διασύνδεση θα είναι επίσης ορατή στη δεξιά πλευρά της οθόνης σας. Επιλέγω Τύπος γραφήματος, που βρίσκεται στην κορυφή του ΔΕΔΟΜΕΝΑ αυτί.
- Κάντε κύλιση προς τα κάτω στο Μπαρ και επιλέξτε τη μεσαία επιλογή, Διακοσμημένο διάγραμμα ράβδων. Θα παρατηρήσετε ότι η διάταξη του γραφήματος σας έχει αλλάξει.
- Επίλεξε το ΠΡΟΣΩΠΙΚΟ στην καρτέλα Επεξεργαστής διαγραμμάτων .
- Επιλέξτε το Σειρά ώστε να συμπτυχθεί και να εμφανίζει τις διαθέσιμες ρυθμίσεις.
- Στο Εφαρμόζω σε αναπτυσσόμενο μενού, επιλέξτε Ημέρα έναρξης.
- Κάντε κλικ ή πατήστε το Χρώμα επιλογή και επιλέξτε Κανένας.
- Το γράφημα Gantt δημιουργείται τώρα και μπορείτε να δείτε τα ξεχωριστά στοιχεία της Ημέρας Έναρξης και της Συνολικής Διάρκειας τοποθετώντας το δείκτη του ποντικιού πάνω από τις αντίστοιχες περιοχές του γραφήματος. Μπορείτε επίσης να κάνετε οποιεσδήποτε άλλες τροποποιήσεις που επιθυμείτε μέσω του Επεξεργαστής διαγραμμάτων - καθώς και μέσω των πινάκων που δημιουργήσαμε - συμπεριλαμβανομένων ημερομηνιών, ονομάτων εργασιών, τίτλων, χρωμάτων και άλλων. Κάνοντας δεξί κλικ οπουδήποτε μέσα στο ίδιο το γράφημα θα ανοίξει επίσης ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ μενού, το οποίο περιέχει μια σειρά προσαρμόσιμων ρυθμίσεων.
