Εάν είστε σαν πολλοί 9-με-5ers, πιθανότατα ξοδεύετε το μεγαλύτερο μέρος της ημέρας σας στέλνοντας μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου - και τα υπόλοιπα παρακολουθώντας τα.
Αν μπορούσατε να απαντήσετε στην ερώτησή σας ή να λάβετε αυτό το σχόλιο σχετικά με την έκθεσή σας κατά κάποιο τρόπο, θα μπορούσατε να μπουλντίζετε μέσω της λίστας υποχρεώσεων και να την ονομάζετε μια ημέρα πριν από τη νύχτα. Αντ 'αυτού, το αναπάντητο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σας είναι θαμμένο στους πολυσύχναστους φακέλους εισερχομένων του διευθυντή σας και μένετε απελπισμένοι στο θάλαμο σας, εξετάζοντας σοβαρά ένα σήμα SOS. Τι κάνεις?
Προτού να χτυπήσετε "αποστολή" σε ένα άλλο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, να αλλάξετε τη γραμμή θέματος σε όλα τα ανώτατα όρια και να κολλήσετε σε αυτό το αγαπημένο κόκκινο θαυμαστικό, χρησιμοποιήστε αυτές τις συμβουλές για να το κάνετε σωστά την πρώτη φορά.
1. Κάντε το Snappy
Ακούτε αυτή τη συμβουλή όταν πρόκειται για όλες τις μορφές επικοινωνίας, αλλά η λήψη του μηνύματός σας γρήγορα είναι ιδιαίτερα σημαντική για το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Τα μεγάλα κομμάτια κειμένου φαίνονται τρομακτικά για να διαβάσουν, ειδικά για τους διαχειριστές που συνεχώς κατακλύζονται με μηνύματα. Εάν ένα μήνυμα είναι πολύ μεγάλο, κινδυνεύει να παραμεριστεί και να επανεξεταστεί όταν υπάρχει περισσότερος χρόνος (που σε πολλές περιπτώσεις δεν είναι ποτέ).
Σκεφτείτε το σύντομο, punchy, και στο σημείο. Χρησιμοποιήστε σφαίρες ή λίστες όπου μπορείτε. Διατηρήστε τις παραγράφους σας σε τέσσερις έως πέντε γραμμές το καθένα, έτσι ώστε να είναι εύκολο να απομακρυνθούν - θα πρέπει να δείτε πολλά κενά στο πεδίο μηνυμάτων. Και αν αυτό είναι πολύ δύσκολο, ίσως είναι ένα σημάδι ότι προσπαθείτε να καλύψετε πάρα πολλά θέματα σε ένα email. Παρακολουθήστε ένα θέμα ανά μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και στείλτε τα άλλα σε ξεχωριστό εξώφυλλο.
2. Διευθύνετε όλα τα δυνατά ερωτήματα και αιτήματα
Ταυτόχρονα, θέλετε να είστε αρκετά εμπεριστατωμένοι στο ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο ότι δεν υπάρχει περιθώριο για παρερμηνεία ή η ανάγκη του παραλήπτη σας να ζητήσει περισσότερες πληροφορίες. (Το τελευταίο πράγμα που θέλετε είναι να πάρετε τελικά αυτή την απάντηση - και αντί να λάβετε μια απόφαση, έχετε μια ερώτηση!)
Έτσι, προβλέψτε τις ερωτήσεις που μπορεί να λάβετε μπροστά και απαντήστε σε αυτές. Για παράδειγμα, εάν χρειάζεστε το αφεντικό σας για να επιλέξετε έναν χώρο για ένα επερχόμενο γεγονός, να δώσετε συνδέσμους στους ιστότοπους των εστιατορίων ή ξενοδοχείων, να επισυνάψετε φωτογραφίες των χώρων που γνωρίζετε ότι θα θέλετε να δείτε και να συμπεριλάβετε μια σύγκριση κόστους για τις επιλογές .
Θυμηθείτε: όσο περισσότερη δουλειά κάνετε για το αρχικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τόσο λιγότερη εργασία θα πρέπει να ακολουθήσετε.
3. Καθορίστε συγκεκριμένες στη γραμμή θέματος
Γράψτε λεπτομερείς υποκείμενες γραμμές έτσι ώστε ο παραλήπτης να έχει μια σαφή κατανόηση του θέματος και της παρότρυνσης για δράση στο σώμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Περάστε αόριστες φράσεις όπως "Ερωτήσεις για εσάς" και "Μεγάλη ιδέα για τη συνάντηση", και αντί αυτού χρησιμοποιήστε κάτι σαν: "Ανάγκη ανάδρασης: Στοιχεία ατζέντας για συνάντηση προϋπολογισμού πρώτου τριμήνου".
Αυτή η στρατηγική θα σας βοηθήσει επίσης να αναζητήσετε εύκολα το μήνυμα στα εισερχόμενά σας, εάν ο παραλήπτης σας καλέσει να συζητήσει αντί να γράψει μέσω e-mail.
4. Επισημάνετε τα στοιχεία δράσης
Αν βλέπετε περισσότερα από ένα σημεία ή δημιουργείτε περισσότερες από μία ερωτήσεις στο ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο, βεβαιωθείτε ότι τα στοιχεία αυτά ξεχωρίζουν από την υπόλοιπη αφήγηση, τοποθετώντας τα με έντονους χαρακτήρες, επισημαίνοντάς τα ή τοποθετώντάς τα σε μια λίστα με κουκκίδες. Η αντίθεση φυσικά προσελκύει το μάτι του παραλήπτη στο κρέας του μηνύματος (το κομμάτι που δεν μπορείτε να αντέξετε οικονομικά να χάσετε!) Και είναι ο τέλειος οδηγός για τους skimmers που επιταχύνουν μέσω email.
5. Μόλυβδος με τον αριθμό των αναγκών
Πόσο απογοητευτικό είναι όταν παρουσιάσατε πολλές επιλογές στο email για να επιλέξετε από τον παραλήπτη, μόνο για να λάβετε μια απάντηση που λέει, "Ακούγεται καλό!"; Για να αποφύγετε αυτό, βεβαιωθείτε ότι οι στόχοι σας είναι σαφείς από το ξεκίνημα. Για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περιλαμβάνουν περισσότερες από μία ερωτήσεις, σημειώστε τον αριθμό των ερωτήσεων στην πρώτη γραμμή του μηνύματος, έτσι ώστε ο παραλήπτης να γνωρίζει ακριβώς πόσα άτομα θα αναζητήσουν και θα τα διαχειριστούν. Αν πασπαλίζετε ερωτήσεις σε όλο το μήνυμα, υπάρχει κίνδυνος ο παραλήπτης να παραβλέπει τις σχετικές πληροφορίες.
6. Γνωρίζετε πότε να παραλάβετε το τηλέφωνο
Εάν αισθάνεστε ότι το θέμα θα απαιτήσει (ή απαιτεί) πολλαπλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χωρίς καθόλου θέαμα, παραλείψτε ή σταματήστε συνολικά τη συζήτηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ορισμένες επιχειρήσεις αντιμετωπίζονται καλύτερα στο τηλέφωνο ή στο πρόσωπο, ειδικά όταν η εφοδιαστική ή οι σχέσεις είναι πολύπλοκες. Στην πραγματικότητα, η προθυμία σας να βγείτε από πίσω από το πέπλο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν είναι μόνο πιο αποτελεσματική σε αυτές τις περιπτώσεις, αλλά και δείχνει βεβαιότητα και πρωτοβουλία.
Η επιθυμία και η ελπίδα δεν θα ανοίξει τα μηνύματά σας, αλλά η εφαρμογή αυτών των συμβουλών θα γίνει. Και αν μπορείτε να κάνετε τα μηνύματά σας να ξεχωρίζουν και να σταματήσετε να γυρίζετε τους τροχούς σας στις επόμενες ενέργειες, απλά σκεφτείτε - ίσως να έχετε λίγο περισσότερο χρόνο στα χέρια σας.
