Ακόμη και όταν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας δεν απαιτούν άμεση απάντηση, ορισμένοι πιστεύουν ότι το κάνουν.
Έτσι, όταν βγαίνουμε από το δίκτυο για λίγες ώρες - ίσως λόγω ραντεβού γιατρού ή συνάντησης χωρίς φορητό υπολογιστή - οι άνθρωποι αρχίζουν να αναρωτιούνται αν είμαστε ζωντανοί και καλά (και το πιο σημαντικό στο κεφάλι τους, γιατί δεν είμαστε επιστρέφοντας σε αυτά).
Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο ένα μήνυμα OOO έρχεται χρήσιμο! Σοβαρά - δεν είναι μόνο για όταν είστε διακοπές. Μπορούν να βοηθήσουν να μετριάσουν το χτύπημα όταν έχετε έναν αναξιοποίητο πελάτη ή έναν υπάλληλο και σας εξασφαλίζουμε ότι επιστρέφετε γρήγορα στους ανθρώπους, ακόμη και αν είναι απλώς να τους πείτε ότι θα απαντήσετε αργότερα.
Εδώ είναι έξι εκπληκτικές περιπτώσεις που πρέπει να χρησιμοποιήσετε ένα (και πρότυπα για να κατασκευάσει αυτό το τέλειο επαγγελματικό μήνυμα):
1. Όταν ταξιδεύετε (για εργασία)
¶Έτσι, είστε σε ετοιμότητα, αλλά δεν μπορείτε να πάρετε το τηλέφωνό σας, επειδή οι καπετάνιοι σας είπαν να μην το κάνετε. Η χρήση ενός μηνύματος OOO μπορεί να αφήσει τους ανθρώπους να γνωρίζουν ότι έχετε λάβει το ηλεκτρονικό τους ταχυδρομείο, να καταλάβετε ότι είναι σημαντικό και θα τους επιστρέψετε αμέσως μόλις προσγειωθείτε.
Γεια,
3. Όταν βρίσκεστε σε κακή περιοχή Wi-Fi
Δεν υπάρχει τίποτα πιο ενοχλητικό από το να παίρνεις τον περιστρεφόμενο τροχό όσο πιέζεις στέλνεις ένα κρίσιμο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Με την τοποθέτηση ενός OOO, δείχνετε ότι προσπαθείτε να απαντήσετε, αλλά κυριολεκτικά δεν μπορεί.
Γεια,
4. Όταν έχετε ένα (μεγάλο) ραντεβού
Ακριβώς σε περίπτωση που το ραντεβού σας οδοντιάτρο τρέχει κατά τη διάρκεια του μεσημεριανού γεύματος, βάλτε σε μια OOO, ώστε οι άνθρωποι γνωρίζουν ότι είστε εκτός προμήθειας.
Γεια,
5. Όταν κάνετε το Heads-Down Work
Όλοι γνωρίζουμε ότι το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μπορεί να είναι ένας σοβαρός φονέας παραγωγικότητας, οπότε αν φαίνεται σκόπιμο στο γραφείο σας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα OOO για να πείτε στους άλλους ότι προσπαθείτε να εστιάσετε και επομένως να μην ελέγξετε τα μηνύματά σας για λίγες ώρες.
(Πριν όμως το κάνετε αυτό, επικοινωνήστε με τον προϊστάμενό σας για να βεβαιωθείτε ότι δεν επηρεάζει τις ροές εργασίας.)
Γεια,
6. Όταν είναι εκτός λειτουργίας
Και αν διαπιστώσετε ότι οι πελάτες σας δεν σέβονται τα βράδια ή τα Σαββατοκύριακα σας (και είναι σαφές στην περιγραφή της δουλειάς σας ότι δεν χρειάζεται να είστε στη διάθεσή σας στη συνέχεια), δοκιμάστε να χρησιμοποιήσετε αυτό για να τους εκπαιδεύσετε να επικοινωνήσουν μαζί σας μόνο κατά τη διάρκεια των ωρών εργασίας. Και πάλι, θα έλεγα με το αφεντικό σας για να βεβαιωθείτε ότι αυτό επιτρέπεται.
Γεια,
Χρησιμοποιώντας ένα μήνυμα OOO για καθημερινές (αλλά χρονοβόρες) καταστάσεις όχι μόνο θα τοποθετήσετε όλες τις ανησυχίες της επαφής σας άνετα, αλλά θα εξασφαλίσετε ότι διατηρείτε την αληθινή φήμη σας στο διαδίκτυο. Επιπλέον, αυτό θα σας βοηθήσει να δημιουργήσετε υγιεινές συνήθειες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου-επειδή το bonce αντιλαμβάνεστε ότι τα περισσότερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν είναι πραγματικά επείγοντα, δεν θα χρειαστείτε ένα OOO για να ξέρετε ότι είναι εντάξει να μην απαντήσετε αμέσως.
