Η δημιουργία αναπτυσσόμενης λίστας στο Excel σάς επιτρέπει να εισάγετε δεδομένα σε ένα συγκεκριμένο κελί ενός φύλλου εργασίας από μια προκαθορισμένη λίστα καταχωρήσεων. Μόλις γίνει η αναπτυσσόμενη λίστα, η επεξεργασία των καταχωρίσεων είναι τόσο εύκολη όσο η αλλαγή των δεδομένων κυττάρων.
Σε αυτό το άρθρο, δημιουργήσαμε ένα παράδειγμα αναπτυσσόμενης λίστας στο Excel. Ακολουθήστε μαζί για να κάνετε μια απλή λίστα δεδομένων και ένα μενού που τραβά τα δεδομένα της λίστας σε ένα κελί που βρίσκεται σε διαφορετικό φύλλο εργασίας.
Σημείωση Οι οδηγίες σε αυτό το άρθρο ισχύουν για τα Excel 2019, 2016, 2013 και 2010. Excel για Mac 2019, Excel για Mac 2016 και Excel για Mac 2011.
Καταχωρίστε τα δεδομένα
Το πρώτο βήμα για τη δημιουργία μιας αναπτυσσόμενης λίστας στο Excel είναι η εισαγωγή των δεδομένων. Κάντε ένα πρόσθετο φύλλο στο Excel, εάν δεν έχετε ήδη ένα, και ακολουθήστε τα εξής βήματα:
- Ανοίξτε το Φύλλο1 και πληκτρολογήστε Τύπος Cookie: στο κελί D1. Θα δημιουργήσετε μια αναπτυσσόμενη λίστα στο κελί E1 σε αυτό το φύλλο, ακριβώς δίπλα σε αυτήν την καταχώρηση.
- Ανοιξε Φύλλο2.
- Τύπος Μελόπιτα στο κελί Α'1.
- Τύπος Λεμόνι στο κελί Α2.
- Τύπος Όρνιθες σταφίδα στο κελί Α3.
- Τύπος Τσιπ σοκολάτας στο κελί A4.
Αυτά τα κελιά μπορούν να μορφοποιηθούν, ωστόσο, επιθυμείτε. Δεν θα επηρεάσει τη λειτουργικότητα της αναπτυσσόμενης λίστας.
Ονομάστε την επιλογή δεδομένων λίστας
Μια ονομαστική κλίμακα σάς επιτρέπει να αναφέρετε τα δεδομένα της λίστας ως κοινό όνομα αντί για ξεχωριστά κελιά. Για να δημιουργήσετε μια ονομαστική περιοχή, επιλέξτε τα κελιά που θα βρίσκονται στη λίστα και ονομάστε την επιλογή. Δείτε πώς:
- Επιλέξτε τα κελιά που χρησιμοποιούνται για την αναπτυσσόμενη λίστα. Για αυτό το παράδειγμα, επιλέξτε κελιά A1-A4 επί Φύλλο2.
- Επίλεξε το Όνομα κουτί πάνω από Στήλη Α και κάτω από το μενού του Excel. Μπορεί να πει A1 ή A4.
- Τύπος Μπισκότα στο πλαίσιο Όνομα.
- Τύπος Εισαγω.
- Κύτταρα A1 έως A4 επί Φύλλο2 τώρα έχετε το όνομα περιοχής "Cookies".
Οι ονομαστικές σειρές έχουν πολλές χρήσεις στο Excel. Για παράδειγμα, οι ονοματολογίες που ονομάζονται διευκολύνουν τη δημιουργία τύπων και γραφημάτων.
Δημιουργία της λίστας μείωσης
Η αναπτυσσόμενη λίστα Excel δημιουργείται μέσω του παραθύρου διαλόγου Validation Data. Για να δημιουργήσετε την αναπτυσσόμενη λίστα, επιλέξτε την επιλογή Λίστα και εξηγήστε πού βρίσκονται τα δεδομένα της λίστας.
- Επιλέγω Ε1 από Φύλλο1. (Αν θέλετε η αναπτυσσόμενη λίστα σας να βρίσκεται αλλού, μεταβείτε σε αυτό το κελί.)
- Επιλέγω Δεδομένα.
- Επιλέγω Επικύρωση δεδομένων στην ομάδα δεδομένων Εργαλεία και επιλέξτε Επικύρωση δεδομένων ή Επικυρώνω, ανάλογα με την έκδοση του Excel που χρησιμοποιείτε.
- Επίλεξε το Ρυθμίσεις αυτί.
- Επιλέγω Λίστα από το μενού Επιτρέπεται.
- Τύπος = Cookies στο πλαίσιο κειμένου Πηγή.
- Επιλέγω Εντάξει.
Ένα μικρό βέλος εμφανίζεται στο κελί E1 του φύλλου1. Επιλέξτε αυτό το βέλος για να δείτε τα στοιχεία της λίστας. Επιλέξτε ένα στοιχείο στη λίστα για να εισαγάγετε τα δεδομένα στο κελί.
Για να διαγράψετε την αναπτυσσόμενη λίστα, επιλέξτε κελιά Ε1, ανοίξτε ξανά το παράθυρο διαλόγου Επικύρωση δεδομένων και επιλέξτε Τα καθαρίζω όλα.
Πώς να επεξεργαστείτε τα στοιχεία της λίστας απόκλισης
Για να διατηρήσετε ενημερωμένη την αναπτυσσόμενη λίστα με αλλαγές στα δεδομένα σας, αλλάξτε τις επιλογές στη λίστα. Επειδή αυτό το παράδειγμα χρησιμοποιεί μια περιοχή ονόματος ως πηγή μιας λίστας, η αλλαγή των ονομάτων cookie στα κελιά A1 έως A4 του Sheet2 αλλάζει αμέσως τα ονόματα στην αναπτυσσόμενη λίστα στο Sheet1. Για παράδειγμα, εάν η σταφίδα ορνίθας αλλάξει σε κουλουράκι, στην αναπτυσσόμενη λίστα εμφανίζεται η νέα καταχώρηση.
Επιλογές για την προστασία της λίστας μείωσης
Δεδομένου ότι τα δεδομένα σας βρίσκονται σε διαφορετικό φύλλο εργασίας από την αναπτυσσόμενη λίστα, έχετε δύο επιλογές για την προστασία των δεδομένων της λίστας.
- Εάν η ασφάλεια δεν αποτελεί πρόβλημα, αποκρύψτε το φύλλο εργασίας που περιέχει τα δεδομένα της λίστας. Αυτό διευκολύνει την ενημέρωση της λίστας όταν χρειάζεται.
- Εάν η ασφάλεια είναι ανησυχητική, προσθέστε έναν κωδικό πρόσβασης στο φύλλο. Μόνο τα άτομα που έχουν τον κωδικό πρόσβασης μπορούν να επεξεργαστούν τη λίστα.
