Οι περισσότεροι άνθρωποι αποδέχονται ότι οι συναντήσεις αποτελούν μέρος της εργασίας - αλλά αυτό δεν σημαίνει ότι τους αρέσουν. Όπως δείχνει αυτό το infographic, οι διαχειριστές ξοδεύουν μεταξύ 35-50% του χρόνου τους στις συναντήσεις και έως και τέσσερις ώρες την εβδομάδα μόνο για ενημερώσεις κατάστασης. Και τα ίδια τα αφεντικά θεωρούν το 67% των συναντήσεων ως αποτυχίες.
Δοκιμάστε όπως μπορείτε να τους ξεφύγετε, είναι επίσης εξαιρετικά σημαντικό για την καριέρα σας. Οι συναντήσεις είναι μια επαγγελματική σκηνή - είναι όπου οι άλλοι βλέπουν την ηγετική σας ικανότητα. Πώς παίρνετε το μυαλό σας, χειρίζεστε δύσκολες ερωτήσεις και διευκολύνετε μια συζήτηση μιλούν τόμους για την ικανότητά σας. Οι άνθρωποι χρησιμοποιούν αυτή τη φορά για να αξιολογήσουν και να κρίνουν άλλους. Ακόμα κι αν καθίσετε ήσυχα και ακούσετε, στέλνετε ένα μήνυμα.
Ανεξάρτητα από τους λόγους για τους οποίους αγωνίζονται με συναντήσεις, καταλαβαίνω επαγγελματίες γνωρίζουν ότι πρέπει να βρουν έναν τρόπο να τους χρησιμοποιήσουν για να κερδίσουν και να επεκτείνουν την αξιοπιστία τους. Αντί να προσπαθήσετε να βγείτε ή να κρεμάσετε πίσω, εδώ είναι πέντε τρόποι να αξιοποιήσετε στο έπακρο κάθε συνεδρίαση στην οποία βρίσκεστε.
1. Πάρτε την φωνή σας στην αίθουσα νωρίς
Η δυναμική των συναντήσεων δημιουργείται νωρίς από τους πιο φωνητικούς ομιλητές. Έτσι, προσπαθήστε να μιλήσετε στα πρώτα πέντε λεπτά για να δείξετε εμπιστοσύνη και να φτιάξετε τη φωνή σας. Όχι μόνο μπορείτε να επωφεληθείτε από την εξεύρεση των ιδεών σας εκεί έξω, ενώ όλοι είναι ακόμα φρέσκο και προσοχή, τα σχόλιά σας είναι επίσης πιο πιθανό να αναφερθεί αργότερα, παρέχοντας σας άλλα ανοίγματα για να ακουστεί.
2. Να οικοδομήσουμε τις σκέψεις του άλλου
Ο διάλογος στις συναντήσεις μπορεί να φτάσει γρήγορα, με ιδέες να ρίχνονται γρήγορα. Εάν άλλοι άνθρωποι παίρνουν τα σημεία που θέλατε να πείτε, μπορεί να αισθανθείτε ότι πρέπει να περιμένετε μια πραγματικά πρωτότυπη, δημιουργική σκέψη για να μιλήσετε. Αλλά αυτό είναι ένα ψηλό μπαρ και μπορεί να σας κρατήσει στο περιθώριο (ίσως για όλη τη συνάντηση).
Αντ 'αυτού, παρατηρήστε τι λένε οι άλλοι και αναζητήστε κοινά θέματα που μπορούν να προωθήσουν τη συζήτηση. Μπορεί να είναι τόσο απλό όσο λέει: «Έχω ακούσει τρεις ανθρώπους να αναφέρουν τροποποιήσεις προϊόντων, τι θα μπορούσε να μοιάσει;» ή «Αν κάνουμε ένα βήμα πίσω, το μόνο σημείο που έχουμε κολλήσει είναι το χρονοδιάγραμμα». μπορεί επίσης να είναι ένας χρήσιμος τρόπος για να εμποδίσετε τους ανθρώπους να συζητούν ο ένας τον άλλο και να τους ενθαρρύνουν να βρουν τομείς συμφωνίας.
3. Ρωτήστε ισχυρές ερωτήσεις
Μια κοινή κριτική των συναντήσεων είναι ότι έχουν πάρα πολλή ομιλία και όχι αρκετή ακρόαση. Όταν οι άνθρωποι είναι υπερβολικά επικεντρωμένοι στο να βγάλουν ένα φράγμα ιδεών, μπορείτε να ξεχωρίσετε, ενθαρρύνοντας την ομάδα να ακούσει ο ένας τον άλλον. Αυτός είναι ένας ρόλος που παίζει σπάνια, αλλά χρειάζεται και εκτιμάται - δείχνει εμπιστοσύνη για να σταματήσει ο καθένας και να προβληματιστεί.
Ένας απλός τρόπος για να το κάνετε αυτό είναι να κάνετε ισχυρές ερωτήσεις. Αυτά είναι τα ερωτήματα "πώς" και "τι" αντί για "γιατί" αυτά. Επειδή δεν βάζουν τους ανθρώπους στην άμυνα ή δεν βρίσκουν πραγματικότητα, ενθαρρύνουν τους ανθρώπους να ανοίξουν και να σκέφτονται εκτεταμένα.
Για παράδειγμα, μπορείτε να ρωτήσετε:
- Ποια είναι η πιο σημαντική πτυχή αυτής της απόφασης;
- Πώς θα μετρήσουμε την επιτυχία αυτού;
- Τι είναι διαφορετικό σε σχέση με αυτή την πρόταση από ό, τι δοκιμάσαμε πριν;
- Ποια είναι τα θέματα που βλέπετε;
4. Να είστε έτοιμοι (αλλά να είστε ευέλικτοι)
Εάν προετοιμάζεστε για συναντήσεις, αμέσως βγαίνετε από μια θέση δύναμης. Αυτό θα μπορούσε να σημαίνει την ανάγνωση μέσω της ημερήσιας διάταξης, την εκ των προτέρων έρευνα ή την εκπόνηση ιδεών εκ των προτέρων.
Οι περισσότεροι από εμάς γνωρίζουμε ότι αν θέλουμε να οικοδομήσουμε αξιοπιστία, οι σκέψεις μας μαζί μπροστά από το χρόνο θα μας βοηθήσουν να δείξουμε με σιγουριά. Ωστόσο, πρέπει επίσης να λάβουμε υπόψη την ποικιλομορφία των συναντήσεων. Για όλη μας την προετοιμασία, είναι πολύ πιθανό ότι τα πράγματα δεν θα πάνε ακριβώς όπως είχε προγραμματιστεί με τόσους πολλούς ανθρώπους και παράγοντες που εμπλέκονται (εξαντληθεί ο χρόνος, η τεχνολογία δεν λειτουργεί, οι βασικοί παίκτες δεν εμφανίζονται).
Έτσι, πρέπει να προετοιμαστείτε για τη συνάντηση και να προετοιμαστείτε για να είστε ευέλικτοι.
Για παράδειγμα, αν έχετε προγραμματίσει να παρουσιάσετε 15 λεπτά, ετοιμάστε μια πλήρη και συνοπτική παρουσίαση σε περίπτωση που ο χρόνος σας συμπιεστεί. Αν κάνετε έρευνα στο θέμα της συνάντησης, μπορείτε επίσης να αναζητήσετε εφαπτομενικά θέματα που μπορεί να προκύψουν. Εάν το θέμα που θέλετε να αντιμετωπίσετε παίρνει ρίχνονται κάτω από το τραπέζι, ρωτήστε αν μπορείτε να φτάσετε έξω ξεχωριστά στους συμμετέχοντες για να συζητήσετε περαιτέρω.
Η προετοιμασία σας δείχνει τη στρατηγική σας σκέψη και η ευελιξία δείχνει ότι είστε γρήγοροι στα πόδια σας - και τα δύο βασικά χαρακτηριστικά ενός μεγάλου ηγέτη.
5. Δώστε έμφαση στα επόμενα βήματα
Κατά τη δουλειά μου, η μεγαλύτερη καταγγελία που ακούω σχετικά με τις συναντήσεις είναι ότι δεν συμβαίνει τίποτα από αυτά. Σίγουρα, όλοι γνωρίζουν ότι πρέπει να τελειώνουν με τις ευθύνες που εκχωρούνται, αλλά λίγοι κάνουν πραγματικά. Επειδή θέλουμε ο χρόνος των συνεδριάσεών μας να είναι πράγματι χρήσιμος, είναι χρήσιμο όταν κάποιος αναλαμβάνει την πρωτοβουλία να ζητήσει τα επόμενα βήματα και αποστολές πριν τον τερματίσει.
Εάν εκτελείτε τη συνάντηση, αυτό είναι απλό. Εάν είστε απλά ένας συμμετέχων, μπορεί να αισθάνεται πιο δύσκολη.
Μην αφήνετε να σας σταματήσω. Δείχνει την ηγεσία να δηλώσει, "Δεν είμαι σαφής σε ποια είναι τα επόμενα βήματα για καθένα από εμάς? θα ήταν χρήσιμο να διευκρινίσουμε πριν τελειώσουμε ». Μπορείτε να προσφέρετε ακόμη και να παρακολουθήσετε τα επόμενα βήματα για την ομάδα, εάν είναι απαραίτητο, που σας δίνει μια επιπλέον ευκαιρία να μιλήσετε για την επόμενη συνάντηση.
Παρόλο που δεν μπορείτε ποτέ να προσβλέπουμε σε μια επερχόμενη συνάντηση, χρησιμοποιώντας αυτές ως ευκαιρία να συναντήσετε περισσότερο ως ηγέτη, θα αρχίσουν να αισθάνονται πιο πολύτιμοι (και πιο παραγωγικοί).
