Εάν εργάζεστε σε μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς, πιθανότατα έχετε συμμετάσχει σε μια εκδήλωση συγκέντρωσης κεφαλαίων, είτε ήταν ένα εξωφρενικό γκαλά είτε μια απλή ευτυχισμένη ώρα στο μπαρ δίπλα στη γωνία. Πολλές οργανώσεις, ιδιαίτερα μικρές, βασίζονται σε αυτά τα γεγονότα για να αντλήσουν πολλά μετρητά σε σύντομο χρονικό διάστημα.
Αλλά όταν τραβήξετε την επιτροπή προγραμματισμού (ή ακόμη και πρέπει να σχεδιάσετε την εκδήλωση εντελώς με δική σας), δεν είναι πλέον μόνο μια διασκεδαστική νύχτα έξω που μπορείτε να πάρετε. Τώρα, πρέπει να επεξεργαστείτε όλες τις λεπτομέρειες για να δημιουργήσετε μια αξέχαστη βραδιά - μία που θα προσελκύσει τους παρευρισκόμενους σας να αποθέσουν λίγα χρήματα στο καπέλο σας.
Φυσικά, το μέγεθος του οργανισμού σας και το επίπεδο δωρητών σας θα καθορίσουν το καλύτερο είδος εκδήλωσης που θα φιλοξενήσει και αυτό ασφαλώς θα επηρεάσει τον τρόπο που σχεδιάζετε. Αλλά ανεξάρτητα από το μέγεθος ή την κλίμακα του συλλέκτη σας, από την εμπειρία μου, έχω διαπιστώσει ότι υπάρχουν μερικά βασικά στοιχεία που κάνουν αυτά τα γεγονότα να λειτουργούν. Αν ξεκινάτε το πρώτο σας γεγονός, φροντίστε να έχετε αυτές τις πέντε ανάγκες.
1. Ένας προϋπολογισμός
Έχετε ακούσει το ρητό "παίρνει χρήματα για να κερδίσετε χρήματα" - και αυτό είναι 100% αληθινό για τα γεγονότα. Σίγουρα, εάν είστε αρκετά πειστικοί, μπορείτε πιθανώς να πάρετε κάποια χρήματα που προσφέρονται για την εκδήλωσή σας, όπως ένα χώρο εκδηλώσεων, ποτό, φαγητό και ακόμη και διασκέδαση. Αλλά παρά τη γενναιοδωρία, θα πρέπει να καταλήξετε να χρειαστείτε μετρητά για αρκετά άλλα έξοδα, όπως μεταφορές, γεύματα για προσωπικό και εθελοντές και συμβουλές.
Για να βεβαιωθείτε ότι μπορείτε να το κάνετε, δημιουργήστε έναν προϋπολογισμό πριν αρχίσετε να σχεδιάζετε τις λεπτομέρειες. Με μια καλή κατανόηση της οικονομικής κατάστασής σας, θα μπορείτε εύκολα να υπολογίσετε αν έχετε τα χρήματα για να σχεδιάσετε ένα δείπνο για καθιστική στάση ή εάν θα πρέπει να εγκαταστήσετε μια απλή υποδοχή μόνο για ποτά. Στη συνέχεια, καθώς αρχίζετε να λαμβάνετε δωρεές και κάνετε συμπαγή σχέδια, παρακολουθείτε προσεκτικά τον προϋπολογισμό σας. Θα πρέπει να εξισορροπήσετε τυχόν απρόσμενες δαπάνες με νέες δωρεές ή να προσαρμόσετε τα σχέδιά σας ανάλογα με τις ανάγκες.
2. Πρωταθλητές
Για να έχει ένα επιτυχημένο γεγονός, οι άνθρωποι πρέπει να δωρίσουν και να εμφανιστούν. Αλλά για να φτάσετε αρκετοί δωρητές, δεν μπορείτε να είστε ο μόνος που προωθεί την εκδήλωση. Θα χρειαστείτε μια ομάδα άλλων ανθρώπων που είναι πρόθυμοι να τοποθετήσουν το έρανο στους φίλους τους, στους συναδέλφους τους και στα δίκτυά τους - και, φυσικά, να τους εμπνεύσουν να δώσουν.
Αυτή είναι η λεγόμενη "επιτροπή υποδοχής" σας, η οποία αποτελείται συνήθως από ανθρώπους που ήδη υποστηρίζουν την οργάνωση με τα χρήματα ή το χρόνο τους. Εκτός από την καλή γνώση της οργάνωσής σας, όλοι στην επιτροπή θα πρέπει να έχουν έναν ευρύ κύκλο επαφών που θα ενθαρρύνουν να παρακολουθήσουν.
Παρόλο που κάθε οργανισμός χρησιμοποιεί επιτροπές φιλοξενίας με έναν ελαφρώς διαφορετικό τρόπο, έχω πετύχει περισσότερο όταν έχω εμπλακεί άμεσα στη διαδικασία σχεδιασμού. Φυσικά, ο βαθμός συμμετοχής τους εξαρτάται από τα άτομα, γι 'αυτό χρησιμοποιήστε την κρίση σας: Μερικοί άνθρωποι είναι περισσότερο από ευτυχείς να πάρουν φλιτζάνια στο Costco ή να ζητήσουν σημαντικούς εταιρικούς χορηγούς, ενώ άλλοι θα προτιμούσαν απλώς να αναγράφονται τα ονόματά τους στην πρόσκληση και να κάνουν μερικές τηλεφωνικές κλήσεις προς τους φίλους τους.
3. Πολλαπλές ευκαιρίες να δώσετε
Ο πρώτος κανόνας της συγκέντρωσης κεφαλαίων είναι να ρωτήσετε. Και σίγουρα, όταν διοργανώνετε μια εκδήλωση, ο καθένας ξέρει ότι αναμένεται να βλάψει την τιμή ενός εισιτηρίου. Αλλά, μπορείτε επίσης να ενσωματώσετε άλλες ευκαιρίες για τους συμμετέχοντες να δώσουν.
Ο πιο συνηθισμένος τύπος ερωτήσεων έρχεται με τη μορφή λοταρίας ή σιωπηρής δημοπρασίας (και ναι, μπορείτε να κάνετε και τα δύο). Είναι εξαιρετικά εύκολο να λάβετε βραβεία για τέτοιου είδους δραστηριότητες, ζητώντας από τις τοπικές επιχειρήσεις να συνεισφέρουν. πρέπει απλώς να βεβαιωθείτε ότι τα βραβεία ταιριάζουν με το κοινό σας. Με άλλα λόγια, ένα πακέτο ημερών σπα θα κάνει πολύ καλά σε γεύμα με θέμα την Ημέρα της Μητέρας, όχι τόσο στο τουρνουά γκολφ. Κάποιες φορές αυτό μπορεί να σημαίνει την αποθάρρυνση των βραβείων συνολικά και αντ 'αυτού οι δωρητές να υποβάλλουν προσφορές για τα στοιχεία του προγράμματος: $ 100 για ένα τούβλο στο νέο σας κοινοτικό κέντρο, για παράδειγμα, ή $ 1.000 για να πάτε προς υποτροφία.
Εάν γνωρίζετε ότι οι καλεσμένοι σας δεν είναι ο τύπος για να ρίξετε περισσότερα χρήματα, ζητήστε τους να υπογράψουν εθελοντικά για τα επερχόμενα προγράμματα και πρωτοβουλίες σας αντ 'αυτού. Αυτό θα τους εμπλέξει στην αποστολή σας και θα τους κάνει πιο πιθανό να ξαναδώσουν στο μέλλον - και να πείτε στους φίλους σας για σας.
4. Μια ολόκληρη εμπειρία
Η δωρεά σε ένα γεγονός θεωρείται από πολλούς ανθρώπους ως ισότιμη ανταλλαγή - σας δίνουν κάποια χρήματα και τους δίνετε μια εμπειρία. Επομένως, η δουλειά σας είναι να κάνετε την εκδήλωση μια εκπληκτική εμπειρία ώστε, για να είναι δίκαιη, πρέπει να δωρίσουν ακόμη περισσότερα.
Ορισμένες οργανώσεις το κάνουν αυτό με υψηλού επιπέδου επισκέπτες και ψυχαγωγία. Αλλά αν δεν έχετε Beyonce ή Bill Clinton για την ταχεία κλήση σας, ίσως θελήσετε να εξετάσετε έναν αποκλειστικό χώρο, μια ασυνήθιστη δραστηριότητα (μαραθώνιο χορού, καθένας;) ή ένα δείπνο υψηλής ποιότητας. Το πιο σημαντικό είναι να σκεφτείτε τρόπους για να αντικατοπτρίσετε την αποστολή σας στην εκδήλωση. Εάν είστε οργανισμός άμεσης εξυπηρέτησης, μπορείτε να καλέσετε τους πελάτες να μιλήσουν. Τα σχολεία ή τα προγράμματα τέχνης μπορούν να παρουσιάσουν το έργο των μαθητών τους. Προσφέροντας στους επισκέπτες σας μια εμπειρία που αντικατοπτρίζει τη μοναδικότητα του οργανισμού σας, προσφέρετε μια εμπειρία που δεν μπορεί να αναπαραχθεί. Και αυτό είναι πραγματικά ανεκτίμητο.
5. Παρακολούθηση
Παραδόξως, το πιο σημαντικό στοιχείο ενός έρανο είναι η παρακολούθηση που συμβαίνει μετά το συμβάν. Μην μπείτε στον πειρασμό να ξεκουραστείτε στις δάφνες σας (ή να νοσηλευτείτε τον ουρλιαχτό σας). πάρτε στο τηλέφωνο, στείλτε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και ενημερώστε τον ιστότοπό σας. Θα θελήσετε να απευθυνθείτε προσωπικά σε κάθε δωρητή (ή δυνητικό δότη) που συναντήσατε τη νύχτα πριν και να τον ευχαριστήσετε για την υποστήριξή του. Αυτό μπορεί να είναι η ιδανική ευκαιρία για να οργανώσετε όσες συναντήσεις παρακολούθησης μπορείτε - βήμα 1 για να τις καλλιεργήσετε για την επόμενη δωρεά τους.
Και μην ξεχνάτε τους πωλητές και τους εθελοντές σας! Σας ευχαριστούμε που σας βοηθήσαμε να κάνετε τη νύχτα επιτυχημένη. Καταλαβαίνουν ότι είστε εξαντλημένοι, έτσι ένα γρήγορο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι εντάξει, αλλά για όποιον πραγματικά έδωσε πάνω και πέρα, μια χειρόγραφη σημείωση είναι ιδιαίτερα αριστοκρατική. (Εμπιστευθείτε, θα θυμούνται την ευγνωμοσύνη σας όταν το επόμενο συμβάν σας κυλά γύρω.)
Κάθε εκδήλωση χρειάζεται πολύ χρόνο και προσπάθεια για να είναι επιτυχής. Ωστόσο, ακολουθώντας τις παραπάνω συμβουλές, θα είστε σε θέση να φιλοξενήσετε εκδηλώσεις που δημιουργούν και αναπτύσσουν μια σειρά που θα φέρει περισσότερους ανθρώπους - και χρήματα - στον οργανισμό σας. Και ποιος ξέρει; Μπορεί επίσης να έχετε καλό χρόνο!
