Επιτρέψτε μου να σας πω μια ιστορία: Μια φορά κι έναν καιρό, ένας υπάλληλος είχε μια πολύ σημαντική ημερομηνία μετά την εργασία. Ήταν έτοιμος να απενεργοποιήσει την οθόνη τους και να βάλει το παλτό τους όταν ο συνεργάτης τους σταμάτησε ζητώντας "δύο δευτερόλεπτα" του χρόνου τους. Ο υπάλληλος είπε σίγουρα, γιατί όχι, θα μπορούσαν να χάσουν δύο δευτερόλεπτα. Και αυτό το "δύο δευτερόλεπτα" μετατράπηκε σε μια ημι-ώρα συνάντηση που περιελάμβανε διάφορα βήματα και άφησε τον υπάλληλο να ζητήσει συγνώμη για την ημερομηνία τους για να εμφανιστεί αργά.
Σίγουρα, έκανα αυτή τη συγκεκριμένη ιστορία, αλλά δεν απέχει πολύ από την πραγματικότητα. Στην πραγματικότητα, αυτό συμβαίνει συνεχώς στο γραφείο μου και εκτός γραφείου.
Το πρόβλημα είναι ο τρόπος που μιλάμε για το χρόνο. Μας αρέσει να σκέφτομαι ότι τα αιτήματά μας είναι σύντομα, εύκολα ή απαιτούν λίγη προσπάθεια, αλλά επειδή ποτέ δεν δίνουμε λεπτομέρειες για το πόσο χρόνο πρέπει να κάνουμε κάτι, τα πράγματα συνήθως καταλήγουν να διαρκούν περισσότερο από το αναμενόμενο.
Έτσι, εάν θέλετε να ξεκινήσετε εγκαίρως την εργασία σας (και να διαχειρίζεστε το πρόγραμμά σας καλύτερα γενικά), πρέπει να σταματήσετε να αφήνετε τους ανθρώπους να ξεφύγουν με το εξής μήνυμα σε σας:
1. "Χρειάζομαι αυτό μέχρι το τέλος της ημέρας"
Ρωτήστε τρία άτομα στο γραφείο σας τι σημαίνει "τέλος της ημέρας" σε αυτά. Είχαν την ίδια απάντηση;
Το έκανα αυτό με τους συναδέλφους μου και πήρα τις ακόλουθες τρεις απαντήσεις:
- 5 μ.μ. (μία ώρα πριν φύγετε από την εργασία)
- 6 μ.μ. (όταν αφήνετε πραγματικά την εργασία σας)
- 12 π.μ. (όταν τελειώνει η μέρα)
Το θέμα είναι, όταν κάποιος σας λέει να τους πάρετε κάτι μέχρι το τέλος της ημέρας, αυτό θα μπορούσε να σημαίνει τίποτα.
Συνέχεια με
Αυτό είναι όπου ένα απλό ας πάμε στην ίδια δήλωση σελίδας μπορεί να κάνει θαύματα: "Ορίζω τέλος της ημέρας ως 5 μ.μ.-που λειτουργεί για σας;"
2. "Μπορείτε να μου πάρετε αυτό το ASAP;"
Και πάλι, το ASAP μπορεί να σημαίνει διαφορετικά πράγματα σε διαφορετικούς ανθρώπους. Αυτό συνεπάγεται επείγοντα χαρακτήρα - και όμως, το χρησιμοποιούμε συχνά όταν κάτι πραγματικά δεν είναι τόσο επείγον.
Συνέχεια με
Υπενθυμίστε στο άτομο ότι δεν είστε απλώς καθυστερημένος να περιμένετε τις πυρκαγιές αναφέροντας πώς αυτό ταιριάζει στις προτεραιότητές σας. Αν είναι πραγματικά μια κατάσταση ASAP, εμπιστευτείτε ότι θα σας ενημερώσουν.
Δοκιμάστε: "Με βάση το πρόγραμμά μου, μπορώ να σας το φέρω σε εσάς μέχρι τις 10 πμ την Τετάρτη. Αν νομίζετε ότι το χρειάζεστε νωρίτερα, μπορώ να το κάνω αυτό! Αλλά θα πρέπει να αναπροσαρμόσω τις προτεραιότητές μου για να συμβεί αυτό. "
3. "Αυτό θα πάρει μόνο δύο δευτερόλεπτα"
Ας το παραδεχτούμε: Τίποτα δεν χρειάζεται να κάνει δύο δευτερόλεπτα. Ακόμα και το φτάρνισμα διαρκεί περισσότερο από αυτό.
Συνέχεια με
Κάτι σύμφωνα με τις γραμμές: "Έτσι, αν είναι πραγματικά μια γρήγορη συζήτηση, μπορώ να το έχω τώρα - αλλά αν όχι, μπορεί να περιμένει;"
4. "Γρήγορη Ερώτηση για Σένα …"
Εάν διαβάσετε την ιστορία μου παραπάνω, γνωρίζετε ότι οι γρήγορες ερωτήσεις είναι σπάνια γρήγορες.
Συνέχεια με
Όπως και παραπάνω, ρωτήστε τους για πόσο καιρό θα μπορούσε να πάρει το ερώτημά τους.
5. "Τρέχω πέντε λεπτά αργά, συγνώμη"
Οι πιθανότητες είναι ότι αυτό το άτομο δεν θα φτάσει σε ακριβώς πέντε λεπτά.
Συνέχεια με
Πάρτε μια αίσθηση του πού βρίσκονται και αν αξίζει να περιμένετε: "Θα θέλαμε να ολοκληρώσουμε αυτή τη συνάντηση μέχρι τις 4 μ.μ. -που βρίσκεστε τώρα και πρέπει να ξεκινήσουμε χωρίς εσάς και να σας προλάβουμε αργότερα;"
Αυτό συμβαίνει και με τους δύο τρόπους. Αν πιάσετε τον εαυτό σας χρησιμοποιώντας αυτή τη γλώσσα, αναγκάστε τον εαυτό σας να ξεκαθαρίσει. Επειδή όσο περισσότερο αρχίζουμε να μιλάμε για χρόνο με ρεαλιστικούς όρους, τόσο καλύτερα μπορούμε όλοι να συνεργαστούμε για να διαχειριστούμε τις προσδοκίες του άλλου.
