Η εθιμοτυπία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι δύσκολη. Πώς ξέρεις αν είσαι ενοχλητικός; Το τελευταίο αυτό θαυμαστικό σας έκανε να πάτε από το να ακούγεται ενθουσιασμένος να ακούγεται άσχημα; Το μήνυμα σας είναι περιττό; Είναι ακόμα ανοιχτό αν το στείλετε μετά τις 5 μ.μ.;
Αλλά πριν μιλήσετε για το αν θα συμπεριλάβετε ένα emoticon ή θα ερευνήσετε τις καλύτερες και χειρότερες ώρες της ημέρας για να στείλετε ένα μήνυμα, ξέρετε ότι υπάρχει κάτι άλλο που θα μπορούσε να υπονομεύσει εντελώς το email σας: Τα λόγια σας. (Dun, dun, dun.)
Εδώ είναι πέντε λέξεις που σας κάνουν να ακούγεται λιγότερο σίγουρος και πιο σίγουρος για τον εαυτό σας από ό, τι αντιλαμβάνεστε. ¶ ¶Έτσι, κάνετε τον εαυτό σας μια χάρη και ρίξτε τα.
1. Ακριβώς
Η Amanda Hesser και η Merrill Stubbs, συνιδρυτές της Food52, σχολίασαν κάποτε ότι η προσθήκη "ακριβώς" στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας κάνει να φαίνεστε λιγότερο σίγουροι. Αφού ρίξω μια ματιά στα προηγούμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έστειλα, πρέπει πραγματικά να συμφωνήσω.
Λέγοντας πράγματα όπως "Απλά έλεγχος" ή "Απλά ήθελα να θέσω μια ερώτηση" ελαχιστοποιεί το αίτημά σας. Δεν ελέγχετε μόνο . είστε ένας σημαντικός άνθρωπος που αξίζει να γνωρίζει τι συμβαίνει! Αφήστε την επιπλέον λέξη και κάντε check in σαν αφεντικό.
2. Ας ελπίσουμε
"Ας ελπίσουμε" είναι μια άλλη λέξη που δεν συνειδητοποίησα ότι θα μπορούσε να εμποδίσει σε μεγάλο βαθμό την αποτελεσματικότητα ενός ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μέχρι κάποιος να το έλεγε ρητά σε μένα. «Δεν πρέπει να αισθάνεστε αισιόδοξοι για τίποτα », μου είπε ένας μέντορας. "Οι άνθρωποι πρέπει απλά να κάνουν τα πράγματα."
Σκεφτείτε με αυτό τον τρόπο: Εάν λέτε σε κάποιον ότι ελπίζουμε ότι θα γίνει κάτι εντός της προθεσμίας ή ότι ελπίζουμε ότι τα πράγματα θα λειτουργήσουν, υποδημιουργείτε ότι δεν έχετε τον έλεγχο μιας κατάστασης. Ή χειρότερα, ότι δεν είστε αξιόπιστοι.
3. Στην πραγματικότητα
"Στην πραγματικότητα" γίνεται σιγά-σιγά το νέο "κυριολεκτικά" ή "βασικά" στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, με τους ανθρώπους να το ρίχνουν εκεί όπου δεν έχει λογική λογική. Δεν συνειδητοποίησα πόσο προβληματική ήταν αυτή μέχρι που έλαβα ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από έναν δημοσιογράφο που χρησιμοποίησε τη λέξη τρεις φορές σε ένα ηλεκτρονικό ταχυδρομείο πέντε πεπραγμένων (ένα από τα οποία ήταν αυτή η μισητή φράση "αλλά στην πραγματικότητα"), και όλες τρεις φορές ήταν τελείως περιττές ! Περιττό να πω ότι στην πραγματικότητα δεν έχω ιδέα για το τι προσπαθούσε να προωθήσει, επειδή μου άρεσε πολύ.
4. Kind of
Αυτό είναι αρκετά απλό: Η χρήση ενός "είδους" (ή "είδους") σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου συναντάται ως αόριστη ή διφορούμενη, όπως και αν δεν δεσμεύεστε ολοκληρωτικά ή δεν έχετε ιδέα τι συμβαίνει. Και αν αυτό συμβαίνει πράγματι; Διευκρινίστε την κατάσταση πριν ξεκινήσετε ακόμη και το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.
5. Συγγνώμη
Όταν ρώτησα αρκετές επαγγελματικές επαφές και συναδέλφους ποιες λέξεις θεωρούν ότι είναι οι πιο περιττές στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, σχεδόν όλοι τους επεσήμανε ότι "λυπάσαι", εξηγώντας ότι το 99% των περιπτώσεων, δεν χρειάζεται συγνώμη. (Σκεφτείτε "Λυπάμαι, δεν μπορώ να κάνω τη Δευτέρα - λειτουργεί την Τρίτη;") Και ειλικρινά, αν πραγματικά κάνατε κάτι λάθος, θα πρέπει να σηκώσετε το τηλέφωνο και να λυπηθείτε όπως το εννοείτε.
Μπορεί να μην μπορείτε να καρφώσετε κάθε εθιμοτυπία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (υπάρχουν τόσοι πολλοί υποτιθέμενοι "κανόνες"!), Αλλά με να απαλλαγείτε από λίγες περιττές λέξεις, θα κάνετε αμέσως τα μηνύματά σας πιο ήπια, απλά και σίγουρα. Αυτό είναι μόνο που μπορείτε πραγματικά να ζητήσετε, έτσι;
