ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ. Δεν μπορεί να ζήσει μαζί του. Δεν μπορεί να κάνει τη δουλειά σας χωρίς αυτό. Είμαι σωστός?
Πέρυσι στείλαμε περισσότερα από 2, 5 δισεκατομμύρια emails. Και εδώ είναι τα κακά νέα. Παρά την καλή αφάνεια, ο αριθμός αυτός αναμένεται να αυξηθεί. Ο τόμος είναι ένα ζήτημα, όπως και ο χρόνος που ξοδεύετε σε αυτό. Στην πραγματικότητα, οι εκθέσεις λένε ότι το ελέγχετε περίπου 36 φορές την ώρα. 36 φορές. Σε μια μόνο ώρα.
Μόλις αρχίσετε να ασχολείστε με τα εισερχόμενά σας, χρειάζονται περίπου 16 λεπτά για να εστιάσετε εκ νέου την προσοχή σας στην άλλη δουλειά σας. ¶Και, αν χρειάζεστε ένα έγγραφο που είναι θαμμένο στο email σας κάπου, σας παίρνει περίπου δύο λεπτά για να το βρείτε. Κάντε το μαθηματικό: Αυτό γρήγορα προσθέτει σε μια πανούκλα στην παραγωγικότητά σας.
Χρειάζεται να κάνει τη δουλειά σας. Δεν μπορείτε να το αποκόψετε απλά σαν μια κακή συνήθεια. Στην πραγματικότητα, είναι αναμφισβήτητα κάτι που βασίζεστε σε μεγάλο βαθμό για να λάβετε πληροφορίες, εγκρίσεις ή απαντήσεις από τους συναδέλφους σας για να μπορέσετε να ολοκληρώσετε την εργασία σας.
Αλλά αν δεν είστε ξεκάθαροι για το τι θέλετε από τους άλλους όταν στέλνετε ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ή εάν δεν υποβάλλετε καλές ερωτήσεις, θυμηθείτε ότι 36 φορές την ώρα; Ναι, προσέξτε ότι η εκτίμηση αυτή αυξάνεται σημαντικά. Αμφιβάλλω ότι αυτό ακούγεται ελκυστικό. Εδώ είναι τέσσερις συμβουλές που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να ελαχιστοποιήσετε και να επιταχύνετε τις ανταλλαγές σας και να επικοινωνήσετε καλύτερα από ποτέ.
1. Διευκρινίστε την ερώτησή σας
Έχετε πετύχει ποτέ μια ιδέα έξω σε έναν συνάδελφό σας και τελείωσε με το "Σκέψεις;" Αν ο στόχος σας είναι να πάρετε εισροή από κάποιον σε μια πιεστική προθεσμία, την κατεύθυνση του έργου ή μια σύσταση σχετικά με τις επιλογές, θα πρέπει να του δώσετε κάτι περισσότερο ειδικά για να εργαστείτε με. Μετά από όλα, δεν θέλει να ξοδέψει περισσότερο χρόνο προσπαθώντας να αποκωδικοποιήσει το μήνυμά σας από ό, τι θέλετε να ξοδέψετε την απάντησή του.
Εάν απλά έχετε στείλει ένα σχέδιο που χρειάζεται δράση, αντί να τελειώσετε με το ανοιχτό και αόριστο, "Σκέψεις;" ρωτήστε μια συγκεκριμένη ερώτηση, όπως "Τι θα χρειαστεί για να υλοποιήσετε ρεαλιστικά αυτό το σχέδιο μέχρι την επόμενη εβδομάδα ; Επιτρέψτε μου να μάθω αν υπάρχει κάτι που μπορώ να κάνω για να το πάω όσο πιο γρήγορα γίνεται. "Ο συνάδελφός σας θα είναι σε θέση να ανταποκριθεί γρήγορα και άμεσα και θα πάρετε μια απάντηση πολύ υψηλότερης ποιότητας.
2. Κόψτε στο Chase
Η Sarah, μέλος του έργου τύπου Α με το οποίο εργάζεστε συχνά, θέλει όλες τις εβδομάδες μπροστά από το χρόνο. Είναι πάλι σε αυτό. Λαμβάνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για ένα παραδοτέο με μια γελοία σύντομη προθεσμία. Είστε απογοητευμένοι και μπείτε στον πειρασμό να απαντήσετε με το μήνυμα "Μπορείτε να μου δώσετε περισσότερο χρόνο για το έργο αυτό" με την ελπίδα να επαναδιαπραγματευτεί την προθεσμία. Αν το κάνετε, θα χρειαστεί να περάσετε μερικές ακόμα απαντήσεις για να λύσετε μόνο το χρονοδιάγραμμα.
Αντ 'αυτού, πείτε στο συνάδελφό σας τι έχετε την ικανότητα να κάνετε και αφήστε το σε αυτό. "Γεια σου Sarah, έχω τρία άλλα έργα προτεραιότητας στην ουρά μου τώρα. Θα το πετύχω αυτό μέχρι το τέλος της επόμενης Πέμπτης. Εάν μπορώ να το ολοκληρώσω νωρίτερα, θα σας ενημερώσω. Ευχαριστώ για την υπομονή σας. "Boom. Εγινε.
3. Σταματήστε να ζητάτε ερωτήσεις
Ορισμένα μηνύματα δημιουργούν περιττή αλληλογραφία επειδή προσκαλείτε άθελά απαντήσεις. Για να αποφευχθεί αυτό, σταματήστε να κλείνετε με "Αυτό σας έχει νόημα;" Αντίθετα, πείτε "Ενημερώστε με αν έχετε ερωτήσεις". Εάν ο παραλήπτης έχει ένα ερώτημα, θα σας ενημερώσει. διαφορετικά, θα ξέρει ότι δεν απαιτείται καμία απάντηση.
Θα μπορούσατε επίσης να κλείσετε με κάτι όπως "Ενημερώστε μας αν δεν είμαστε ευθυγραμμισμένοι σε αυτό" ή "Ενημερώστε με αν θέλετε να μιλήσετε για αυτό περαιτέρω". Αυτή η συνοπτική γλώσσα καθιστά σαφές ότι η συζήτηση είναι κλειστή εκτός αν υπάρχει έκδοση στο τέλος του δέκτη.
4. Μην παραμελείτε τον τίτλο
Η γραμμή θέματος του μηνύματός σας είναι η χρυσή απόδοση. Χρησιμοποιήστε αυτήν την ακίνητη περιουσία για να δώσετε στον αναγνώστη σας ένα heads up για πόση προσοχή χρειάζονται για να περάσουν και πότε. Επικεφαλίστε τα παραπάνω μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο δελτίο.
Χρησιμοποιήστε τον τίτλο σας για να υποδείξετε το επείγον, το παραδοτέο και το χρονοδιάγραμμα. Για παράδειγμα, ένας τίτλος θα μπορούσε να διαβάσει κάτι σαν: "Δράση που απαιτείται από το μεσημέρι την Παρασκευή | Το έργο Acme που αναμένεται την επόμενη εβδομάδα. "
Τώρα ο αναγνώστης σας γνωρίζει ότι αυτό θα απαιτήσει κάποια προσοχή. Γνωρίζει ότι υπάρχει μια προθεσμία για την απάντηση και την εργασία που πρέπει να επικεντρωθεί για την ολοκλήρωση την επόμενη εβδομάδα. Αυτή η ενιαία, συγκεκριμένη δήλωση εμποδίζει έναν τόνο εμπρός και πίσω.
Δεδομένου του πόση ώρα και το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου απαιτεί, τόσο ως αποστολέας όσο και ως δέκτης, μπορείτε να δείτε πώς μερικές απλές τεχνικές θα σας βοηθήσουν να στείλετε μηνύματα που παράγουν λιγότερες απαντήσεις σε αντάλλαγμα και να βελτιώσετε τη συνολική επικοινωνία μεταξύ εσάς και των συναδέλφων σας ή των πελατών σας . Δεν θα ήταν δροσερό; Όταν κάνετε την επικοινωνία σας απόλυτη αποτελεσματική, όχι μόνο θα αισθανθείτε περισσότερο τον έλεγχο των εισερχομένων σας, οι συνάδελφοί σας θα εκτιμήσουν πόσο αποτελεσματική τους βοηθάτε να είναι επίσης καλά.
Ωστόσο, να θυμάστε ότι μερικές φορές το καλύτερο στοίχημά σας είναι απλά να πάρετε τη συζήτηση εκτός σύνδεσης. Κατά γενικό κανόνα, εάν δεν μπορείτε να επιλύσετε το πρόβλημα σε τρεις ανταλλαγές μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ή υπάρχει κακή επικοινωνία λόγω ενός τρελλού νήματος, προτείνετε μια ζωντανή συνομιλία, ώστε να μπορείτε να επιλύσετε το ζήτημα γρήγορα.
