Βρίσκεστε στο Starbucks. Είστε ο πρώτος που θα φτάσετε σε μια συνάντηση. Είσαι μόνο ξύπνημα.
Τι κοινές έχουν όλες αυτές οι καταστάσεις;
Ελέγχετε επίσης το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σας και θυμίζετε ότι πρέπει να περάσετε από όλα.
Ποιος δεν ξοδεύει σημαντικό μέρος του χρόνου τους μακριά από το γραφείο που διαχειρίζεται - ή θα ήθελα να πω ότι επιχειρεί να διαχειριστεί - ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σε ένα τηλέφωνο; Είναι αδύνατο να ξεφύγουμε. Ωστόσο, αντί να αφήσετε αυτό το μικρό αριθμό ειδοποίησης (που συνεχίζει να αυξάνεται και να αυξάνεται) να σας υποσκάπτει, μπορείτε απλά να αλλάξετε τον τρόπο που το χειρίζεστε.
Ακολουθούν τέσσερις μέθοδοι που έμαθα να με βοηθήσουν να μείνω λίγο πιο υγιής.
1. Κάντε το τηλέφωνό σας να διαβάζει μηνύματα σε εσάς
Για να αξιοποιήσετε πλήρως τις μετακινήσεις σας προς και από την εργασία, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Talkler. Είναι μια εφαρμογή που διαβάζει τα μηνύματά σας σε εσάς. Και δεν σταματάει μόνο εκεί, αλλά σας επιτρέπει επίσης να τα διαγράφετε καθώς πηγαίνετε ή να απαντάτε με εγγραφές. Αυτό σημαίνει ότι μπορείτε να κρατήσετε και τα δύο χέρια στο τιμόνι (ή να κρατήσετε τον πόλο του μετρό) και να είστε ακόμα παραγωγικοί καθ 'οδόν προς το γραφείο. Και καλά νέα: Λειτουργεί σε πλατφόρμες ανταλλαγής καθώς και στους περισσότερους παρόχους ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
2. Διαβάστε και δράστε αμέσως
Φανταστείτε αυτό: Στεκόμαστε στη γραμμή περιμένοντας τον καφέ. Έτσι, κοιτάζετε το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο, αλλά στη συνέχεια, πριν τελειώσετε την ανάγνωση, είναι η σειρά σας για παραγγελία. Στη συνέχεια, ξανασκεφτείτε, ενώ περιμένετε να το παραλάβετε - κάθε φορά που διαβάζετε ξανά τις ίδιες λέξεις. Αλλά φυσικά, δεν έχετε ποτέ χρόνο να απαντήσετε, οπότε ελέγχετε το ίδιο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όταν επιστρέφετε στο γραφείο σας.
Η επανάληψη της ανάγνωσης των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ξανά και ξανά, δεν σας εξοικονομούν χρόνο. Αντ 'αυτού, αν υποτεθεί ότι δεν είναι επείγον, μεταφέρω μηνύματα που απαιτούν απαντήσεις σε ένα φάκελο που ονομάζεται "εργασίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου". Εάν η απαιτούμενη ενέργεια πρέπει να αντιμετωπιστεί από κάποιον άλλο στην ομάδα σας, διαβιβάζω το μήνυμα σε αυτούς αμέσως και εκεί. Και αν το μήνυμα δεν απαιτεί κάποια ενέργεια, το διαγράψτε αμέσως ή αρχειοθετήστε το. Αν δεν έχετε χρόνο για κάποιο από τα παραπάνω βήματα, βάλτε το τηλέφωνό σας μακριά προς το παρόν.
3. Ρύθμιση φίλτρων
Εκτός από την κατάθεση οτιδήποτε από εσάς, θα πρέπει επίσης να αφιερώσετε χρόνο για να ρυθμίσετε ένα σύστημα που φιλτράρει αυτόματα τα μηνύματά σας σε συγκεκριμένους φακέλους. (Εάν χρειάζεστε βοήθεια για να ξεκινήσετε, δείτε αυτό ή αυτό). Δεν υπάρχει κανένας λόγος να επεξεργαστείτε χειροκίνητα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε ολόκληρη την εταιρεία από επείγουσες σημειώσεις όταν το τηλέφωνό σας είναι έτοιμο να δράσει σαν προσωπικός βοηθός σας. Παρόλο που σας συστήνω να το κάνετε αυτό γενικά - πραγματικά κάνει έναν κόσμο διαφοράς στο τηλέφωνό σας, καθώς προσπαθείτε να ελαχιστοποιήσετε πραγματικά τα εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
4. Δημιουργήστε μια ειδική υπογραφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Η υπογραφή του ηλεκτρονικού σας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να είναι και gatekeeper και αποδιοπομπαίος τράγος. Διευκρινίζοντας ότι χρησιμοποιείτε ένα τηλέφωνο θα διαχειριστεί τις προσδοκίες του άλλου προσώπου. Τους προειδοποιεί ότι τυχόν τυπογραφικά λάθη είναι πιθανόν αυτοδικαίως και ότι δεν είστε σε θέση να στείλετε ένα συνημμένο που ζει στην επιφάνεια εργασίας σας.
Τώρα, αυτό δεν αποτελεί δικαιολογία για να πληκτρολογήσετε "ur" ή "me 2" - αλλά μια εξήγηση εάν κάνετε κάποιο μικρό λάθος. Μπορείτε να πάτε με τα βασικά, "Παρακαλώ εξηγήστε τυχόν λάθη. Πρόκειται για μια γρήγορη ανταπόκριση μέσω κινητού τηλεφώνου ", ή ακόμα πιο σύντομη, " Στέλλεται από το τηλέφωνό μου ".
Ακόμα κι αν αρχίσετε να χρησιμοποιείτε μία από αυτές τις μεθόδους, θα δείτε μια άμεση βελτίωση με το πώς αντιδράτε στα εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ξαφνικά, αντί να αισθάνεστε τονισμένοι όταν κάποιος άλλο έρχεται στα εισερχόμενά σας, θα είστε σε θέση να συνεχίσετε όπως το φυσιολογικό, γνωρίζοντας ότι υπάρχει ένα ισχυρό σύστημα στη θέση του.
