Για τους τελευταίους μήνες, προσπαθώ να συντάξω το πρόγραμμα της οργάνωσής μου για το 2015. Το πιο σημαντικό πράγμα που έπρεπε να κάνω ήταν να σιγουρευτώ ότι ήξερα πότε συνέβαιναν όλα τα γεγονότα μας. Αλλά προτού μπορέσω να τα μολύψω στο ημερολόγιό μου, έπρεπε πρώτα να καταλάβω τι γεγονότα χρειάζομαι πραγματικά για να σχεδιάσω.
Για μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς, τα συμβάντα που φιλοξενούνται είναι οι κύριοι τρόποι αλληλεπίδρασης της κοινότητας σας με τον οργανισμό σας. Και είναι ζωτικής σημασίας να σας εκπροσωπούν καλά. Μια συντριπτική εκδήλωση θα το δούμε - και θα φανεί ότι ο οργανισμός σας είναι ανίκανος. Για να βεβαιωθείτε ότι φιλοξενείτε τα καλύτερα γεγονότα που είναι δυνατόν, είναι σημαντικό να δώσετε προτεραιότητα στα συμβάντα σας και να τα σχεδιάσετε ώστε να είναι όσο το δυνατόν πιο αποτελεσματικά.
Κατά τη διάρκεια των τελευταίων 10 ετών πλέον που έχω περάσει να εργάζομαι για μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς, έχω αναπτύξει τέσσερις κρίσιμες ερωτήσεις για να αναρωτηθώ πριν αποφασίσω να σχεδιάσω ένα γεγονός.
1. Τι χρειάζεται ο οργανισμός μας από αυτό το γεγονός;
Βασικά, γιατί σκέφτεστε να φιλοξενήσετε αυτό το γεγονός στην πρώτη θέση; Προσπαθείτε να συγκεντρώσετε χρήματα; Αν ναι, πόσο; Προσπαθείτε να συναντήσετε νέους υποστηρικτές ή να δημιουργήσετε νέες συνδέσεις; Εάν δεν είναι έρανο, ίσως προσπαθείτε να προσελκύσετε νέους πελάτες ή να εκπαιδεύσετε τους ανθρώπους που είναι ήδη μέλη του οργανισμού σας σχετικά με μια νέα πρωτοβουλία.
Εάν αυτό το γεγονός δεν κάνει τίποτα για σας, γιατί το κάνετε; Πρέπει να καθορίσετε ποιοι πόροι έχει η οργάνωση σας στα αποτελέσματα της εκδήλωσης, προτού διαθέσετε χρόνο και πόρους σε αυτήν. Αυτό θα σας βοηθήσει επίσης να δώσετε προτεραιότητα στο γεγονός στο πλαίσιο όλων των άλλων δραστηριοτήτων σας.
2. Τι χρειάζονται οι επισκέπτες σας από αυτό το συμβάν;
Αν και θα πρέπει να εξετάσετε πρώτα τις ανάγκες σας, η εκδήλωση αφορά τους καλεσμένους σας. Προκειμένου να επιτύχετε τους στόχους σας (που περιγράψατε χρησιμοποιώντας την παραπάνω ερώτηση), πρέπει να προσελκύσετε τους συμμετέχοντες να αλληλεπιδρούν με σας με τον σωστό τρόπο.
Μιλήστε σε παρελθόντες και πιθανούς επισκέπτες σχετικά με το τι τους αρέσει σχετικά με τις εκδηλώσεις σας και τι θα ήθελαν στο μέλλον. Μήπως τους αρέσει να αισθάνονται σαν "εμπιστευμένοι" ή να είναι δημόσια αναγνωρισμένοι για τη γενναιοδωρία τους; Κάποιοι μπορεί να πουν ότι τους αρέσουν δυνατά, ζωντανά γεγονότα. άλλοι μπορεί να προτιμούν μια πιο ώριμη νύχτα. Ένα πλεονέκτημα μπόνους αυτής της στρατηγικής είναι ότι οι άνθρωποι που θα συνομιλήσετε σίγουρα θα θέλουν να δουν πώς πήρατε τις συμβουλές τους στην επόμενη εκδήλωση.
3. Πώς θα το κάνουμε αυτό;
Τώρα που έχετε μια αίσθηση του τι θα χρειαστούν οι καλεσμένοι σας, πρέπει να σκεφτείτε πώς να τους δώσετε αυτό που θέλουν. Για παράδειγμα, εάν οι καλεσμένοι σας πρέπει να έχουν καλύτερη κατανόηση του προγράμματος σας, ίσως αποφασίσετε να μιλήσετε στον πελάτη σχετικά με την εμπειρία του σχετικά με το συγκεκριμένο πρόγραμμα ή προβάλλετε ένα βίντεο και διανείμετε υλικό ανάγνωσης για το μοντέλο σας. Ή, εάν έχετε έναν μεγάλο στόχο συγκέντρωσης κεφαλαίων και ένα ακροατήριο που αγαπάει τη διασκέδαση, είναι ίσως ένας τρόπος να πάει μια δημοπρασία.
Δεδομένου ότι αυτό είναι απλώς ένα περίγραμμα, δεν χρειάζεται να βουτήξετε πολύ βαθιά στις λεπτομέρειες ή να δεσμευθείτε πλήρως σε τίποτα ακόμα. Ωστόσο, αν συνειδητοποιήσετε ότι δεν έχετε την ικανότητα να πραγματοποιήσετε ένα γεγονός που θα καλύψει τις ανάγκες του οργανισμού και των επισκεπτών σας, είναι πλέον καιρός να το καταλάβετε. Δεν χρειάζεται απαραιτήτως να απορρίψετε την ιδέα, αλλά αυτή η ερώτηση θα σας βοηθήσει να καταλάβετε αν πρέπει να μειώσετε ή να προσλάβετε επιπλέον βοήθεια.
4. Πώς είναι αυτό το γεγονός διαφορετικό από άλλα γεγονότα;
Δεν υπάρχει τίποτα χειρότερο από τη μετάβαση στο ίδιο γεγονός δύο φορές μέσα σε ένα χρόνο - και τίποτα δεν θα μπορούσε να είναι πιο δαπανηρό για τον οικοδεσπότη. Αν διαπιστώσετε ότι σχεδιάζετε ένα μεσημεριανό γεύμα, δείπνο και γκολφ για την ίδια ομάδα δωρητών τον ίδιο χρόνο, μπορείτε να περιμένετε την κόπωση του δότη και τις μειωμένες αποδόσεις της επένδυσης. Αντ 'αυτού, εξετάστε το ενδεχόμενο να προγραμματίσετε ένα σημαντικό γεγονός έκρηξης για αυτούς τους χορηγούς και στη συνέχεια ένα μικρότερο γεγονός για τις προοπτικές σας ή για τους καλύτερους εθελοντές.
Εν ΔΡΑΣΕΙ
Για να σας βοηθήσουμε να ξεκινήσετε, ακολουθήστε μια δειγματοληπτική στρατηγική για μια εκδήλωση που συνέταξα πρόσφατα χρησιμοποιώντας αυτές τις τέσσερις ερωτήσεις:
Τι χρειαζόμαστε?
- Αύξηση $ 50.000
- Αναβαθμίστε πέντε δωρητές
- Προσέλκυσε 10 νέους χορηγούς, τρεις στους $ 5K ή υψηλότερους
- Εισαγωγή νέας κεφαλαιακής εκστρατείας
Τι χρειάζονται οι επισκέπτες;
- Να αισθάνονται σίγουροι ότι τα χρήματά τους επενδύονται με σύνεση
- Μια ευκαιρία να δείτε το πρόγραμμα από πρώτο χέρι
- Αιτιολόγηση για να δώσουμε περισσότερα - πέραν της τιμής του εισιτηρίου
Πώς θα το κάνουμε αυτό;
- Ενεργοποιήστε το διοικητικό συμβούλιο για να προσκαλέσετε νέους δωρητές
- Ρυθμίστε τα γεύματα πριν από την εκδήλωση με τους σημερινούς δωρητές για αναβάθμιση
- Προσκαλέστε έναν συμμετέχοντα στο πρόγραμμα να μιλήσει
- Μίσθωση νέου σχεδιαστή για πρόσκληση και πρόγραμμα
- Τροφοδοτήστε τα καλά - σκεφτείτε να ζητήσετε από τοπικούς σεφ
- Ρυθμίστε την ικανότητα δημιουργίας κειμένου
- Μίσθωση μπάντας
- Αυξήστε την κάλυψη του τύπου
Πώς είναι διαφορετικό αυτό το συμβάν;
- Το μοναδικό δείπνο μας
- Μόνο μια εκδήλωση που απευθύνεται στους μεγάλους δωρητές μας (60-70, κυρίως συνταξιούχοι, κυρίως παρελθόντες ή τρέχοντες εθελοντές)
- Μόνο συμβάν που συνήθως παρακολουθούν όλα τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου
- Συνήθως προγραμματισμένη για την άνοιξη, ταυτόχρονα με την αποφοίτηση του πελάτη
Ο προγραμματισμός εκδηλώσεων μπορεί να είναι ένα εξαντλητικό, χρονοβόρο έργο - ακόμα περισσότερο εάν τα γεγονότα σας ικανοποιούν πραγματικά τους στόχους σας. Ρωτήστε τον εαυτό σας αυτά τα τέσσερα ερωτήματα, ωστόσο, και θα είστε σε θέση να στρατηγική για τα γεγονότα σας και να καθορίσετε ποια είναι πραγματικά απαραίτητα και αξίζει τον κόπο για τον οργανισμό σας.
