Όλοι γνωρίζουμε ότι η εργασία περιλαμβάνει, καλά, εργασία. Ακόμα κι αν αγαπάτε τη δουλειά σας, δεν μπορεί πάντα να είναι εύκολη και δεν μπορεί πάντα να είναι διασκεδαστική.
Όμως, μερικές φορές θέλουμε η δουλειά μας να είναι λίγο (ή πολύ) ευκολότερη. Θέλουμε να κάνουμε τη δουλειά μας γρηγορότερα, να μην αισθανόμαστε υπερβολικά υπερβολικά και να μην ξοδεύουμε και να έχουμε περισσότερο χρόνο για τα πράγματα που πραγματικά αγαπάμε.
Τα καλά νέα είναι ότι υπάρχουν τρόποι για να γίνει αυτό (χωρίς να είναι μια συνολική χαλαρότητα). Ελέγξτε τις αγαπημένες μας συμβουλές και κόλπα πιο κάτω για να είστε πιο παραγωγικοί, αφαιρώντας πράγματα που δεν χρειάζεται να κάνετε από τη δική σας λίστα εργασιών και γενικά κάνοντας τη δουλειά σας πιο ευχάριστη εμπειρία.
1. Μην σχεδιάζετε να κάνετε τόσα πολλά
Εδώ είναι ένα μυστικό για εσάς: Οι περισσότερες λίστες υποχρεώσεων είναι πολύ μεγάλες, γεγονός που οδηγεί σε υπερβολική εργασία και άγχος όταν δεν ολοκληρώνεται. Αντ 'αυτού, υποθέστε ότι μπορείτε να πάρετε μόνο ένα μεγάλο πράγμα, τρία μεσαία πράγματα, και πέντε μικρά πράγματα γίνονται μια μέρα (λιγότερα αν έχετε πολλές συναντήσεις). Έχουμε δημιουργήσει ένα πρότυπο για να σας βοηθήσει να σχεδιάσετε μια πιο εύλογη λίστα υποχρεώσεων.
2. Εστίαση στις εργασίες υψηλού ανταμοιβής
Εστίαση της πλειοψηφίας της ενέργειας σας σε αυτά τα καθήκοντα που πρόκειται να δημιουργήσουν τα μεγαλύτερα αποτελέσματα. Θα μοιάζετε σαν να κάνετε πολλά περισσότερα, αλλά μυστικά με λιγότερες προσπάθειες. Αυτό συχνά αποκαλείται φτιαγμένο φρούτο χαμηλής ανάρτησης - τα οφέλη που μπορείτε να επιτύχετε με τη λιγότερη προσπάθεια.
3. Εργασία στα Sprints
Έχει ειπωθεί ξανά και ξανά ότι το μυστικό για να κάνουμε περισσότερη δουλειά σε λιγότερο χρόνο είναι να δουλέψουμε σε ριπές, με διαλείμματα στο μεταξύ. Τα διαστήματα που επιλέγετε εξαρτώνται από την εργασία και τις προτιμήσεις σας, αλλά, ό, τι κι αν πάτε, ορίστε ένα χρονοδιακόπτη, κάνετε το καλύτερο για να παραμείνετε συγκεντρωμένοι για εκείνη την χρονική περίοδο, και στη συνέχεια σηκώστε πραγματικά και κάντε ένα διάλειμμα ενδιάμεσα. Θα αισθάνεστε περισσότερο ενεργοποιημένοι κατά τη διάρκεια των συνεδριάσεων εργασίας σας και τελικά θα είστε πιο αποτελεσματικοί.
4. Δώστε κάθε μέρα ένα θέμα
Μήπως οι περισπασμοί σας κρατούν εκτροχιασμό από την εστίαση στα πραγματικά σημαντικά πράγματα; Χρησιμοποιήστε τον Jack Dorsey, τον συνιδρυτή του Twitter καθώς και τον διευθύνοντα σύμβουλο του μυστικού του Square, και δοκιμάστε να δώσετε καθημερινά ένα θέμα. Με αυτόν τον τρόπο, όταν ξεσπάσει η διάσπαση, ξέρεις είτε να τις τοποθετήσεις σε άλλη μέρα είτε, αν το χρειαστεί, να τις αντιμετωπίσεις γρήγορα και να επανέλθεις στην πορεία.
5. Ξεκινήστε με το πιο δύσκολο έργο
Κάνοντας το πιο δύσκολο πράγμα στην πλάκα σας από το πρώτο πράγμα το πρωί, η υπόλοιπη μέρα θα αισθανθεί πολύ πιο εύκολη από τη σύγκριση. Επιπλέον, τότε δεν θα σπαταλάτε την ψυχική ενέργεια όλη την ημέρα να σκεφτόμαστε αυτό το δύσκολο πράγμα που πρέπει να κάνετε.
6. Ακολουθήστε την Ενέργειά σας
Όλοι έχουν συγκεκριμένες ώρες της ημέρας όταν είναι περισσότερο ή λιγότερο παραγωγικοί. Εάν προγραμματίζετε μεγάλα έργα κατά τη διάρκεια των διακοπών της ενέργειας σας, κάνετε το έργο σας πιο δύσκολο για τον εαυτό σας. Αντ 'αυτού, δοκιμάστε να χαρτογραφήσετε την ιδανική ημέρα σας με βάση τα ενεργειακά σας επίπεδα.
7. Μην την καταπολεμήσετε όταν αισθάνεστε άχρηστοι
Μάλλον ένα από τα πιο δύσκολα πράγματα που πρέπει να κάνετε στην εργασία είναι να αναγκάσετε τον εαυτό σας να εργαστεί σκληρά όταν δεν αισθάνεστε πραγματικά πάνω στο παιχνίδι σας. Έτσι, αν δεν έχετε μια εκκρεμή προθεσμία και απολύτως δεν μπορείτε, να αναβάλλετε αυτό το συγκεκριμένο έργο και να κάνετε κάτι πιο κατάλληλο για τη διανοητική σας ικανότητα. Η συγγραφέας Katie Douthwaite υποδεικνύει ότι είναι πολύ καλή στιγμή να βγούμε αυτά τα βαρετά, μονότονα καθήκοντα.
8. Χρησιμοποιήστε τα πρότυπα όποτε μπορείτε
Γιατί να επανεφεύρετε τον τροχό κάθε φορά που πρέπει να κάνετε κάτι; Έχετε ένα email που πρέπει να γράφετε συχνά; Χρησιμοποιήστε ένα πρότυπο. Πρέπει να δημιουργήσετε μια παρουσίαση; Χρησιμοποιήστε ένα πρότυπο. Επανασχεδιασμός του βιογραφικού σας; Χρησιμοποιήστε ένα πρότυπο. Παίρνετε την εικόνα.
9. Καθορίστε τις κονσέρβες απαντήσεων
Καλύτερα, αν χρησιμοποιείτε το Gmail, ορίστε αυτά τα πρότυπα ως κονσέρβες απαντήσεων, οπότε δεν χρειάζεται καν να αφήσετε τα εισερχόμενά σας για να τα αφήσετε και να τα στείλετε.
10. Ρύθμιση αυτόματου κειμένου
Εάν απαντάτε συχνά σε μηνύματα εν κινήσει από το τηλέφωνό σας, διευκολύνετε τον εαυτό σας ρυθμίζοντας το αυτόματο κείμενο. Για παράδειγμα, το "pitch" θα μπορούσε να επεκταθεί για να γεμίσει το βήμα του ανελκυστήρα σας - που σημαίνει ότι δεν χρειάζεται να πληκτρολογείτε όλο το πράγμα κάθε φορά στο μικρό σας πληκτρολόγιο. Διαβάστε εδώ για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο ρύθμισης.
11. Ή Μην πληκτρολογείτε καθόλου
Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία "ομιλία σε κείμενο" του τηλεφώνου για πιο εύκολη και γρήγορη απόκριση στα μηνύματα. Ο εμπειρογνώμονας παραγωγικότητας Alex Cavoulacos εξηγεί πώς το χρησιμοποιεί προς όφελός του εδώ.
12. Συντομεύστε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας
Θα πάρουμε μια άγρια εικασία ότι η απάντηση στα μηνύματα καταλαμβάνει πολύ χρόνο και ενέργεια. Τι γίνεται αν το κάνατε πολύ πιο εύκολο για τον εαυτό σας θέτοντας ένα όριο για το πόσο μπορεί να είναι κάθε απάντηση; Προφανώς, ορισμένα μηνύματα πρέπει αναγκαστικά να είναι μεγαλύτερα από άλλα, αλλά προκαλείτε τον εαυτό σας να κρατάτε όσο το δυνατόν πιο συχνά κάτω από πέντε προτάσεις (ή ακόμα και μικρότερες!).
13. Απλά κάντε μια συνομιλία
Μεγάλες αλυσίδες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας κατέβαλαν; Όταν μια συνομιλία αρχίζει να γίνεται υπερβολικά περίπλοκη, σκεφτείτε αν θα ήταν ευκολότερο να πετάξετε απλά στο τηλέφωνο ή να οργανώσετε μια συνάντηση για να την μιλήσετε. Μερικές φορές μια συνομιλία 10 λεπτών μπορεί να εξαλείψει ώρες μηνυμάτων email.
14. Εξαλείψτε τα επακόλουθα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Τίποτα δεν κάνει την απάντηση μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πιο σκληρά από τα εισερχόμενά σας συνεχώς γεμίζοντας με τα μηνύματα παρακολούθησης από άτομα που δεν έχετε πάρει την ευκαιρία να ανταποκριθεί ακόμα. Δημιουργήστε λοιπόν έναν αυτόματο ανταποκριτή που επιτρέπει στους ανθρώπους να γνωρίζουν ότι έχετε λάβει το μήνυμα και θα απαντήσετε σε εύθετο χρόνο - ελπίζουμε να αποθαρρύνετε τους πρόθυμους φιλάθλους να σας στέλνουν συνεχώς μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Θα μπορούσατε ακόμη και να συμπεριλάβετε απαντήσεις σε συνήθεις ερωτήσεις, για να βοηθήσετε ενδεχομένως την ίδια την βοήθεια του αγγελιοφόρου (και να σας εμποδίσει να απαντήσετε καθόλου).
15. Χρησιμοποιήστε τη στρατηγική OHIO
Πόσες φορές ανοίγετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, διαβάζετε το και μετά αφήστε το στα εισερχόμενά σας για να το αντιμετωπίσετε αργότερα; Μην το κάνετε αυτό! Στην πραγματικότητα, αναλαμβάνει περισσότερο χρόνο και ενέργεια για να το επεξεργαστεί πολλές φορές. Αντ 'αυτού, ακολουθήστε τη στρατηγική OHIO (διαχειριστείτε μόνο μία φορά) και ασχολείστε άμεσα με αυτήν, είτε αυτό διαγράφοντας, απαντώντας, τραβώντας το προς το σωστό πρόσωπο ή, για μεγαλύτερα μηνύματα που απαιτούν περισσότερο χρόνο, αναλύοντας το εργασίες για να τοποθετήσετε τη λίστα των υποχρεώσεών σας.
16. Απαλλαγείτε από όσο το δυνατόν περισσότερες αποφάσεις
Η κόπωση της απόφασης είναι πραγματική - και θα μπορούσε να κάνει τις μέρες σας πιο δύσκολο. Για να μην επηρεαστεί η εργασία σας, εξαλείψτε όσο το δυνατόν περισσότερες αποφάσεις. Αυτό θα μπορούσε να σημαίνει να φοράτε μια στολή εργασίας, ώστε να μην χρειάζεται να επιλέγετε μια στολή κάθε μέρα, φέρνοντας το ίδιο πράγμα στο μεσημεριανό γεύμα για μια εβδομάδα ή δημιουργώντας μια μόνιμη συνάντηση με το αφεντικό σας, έτσι ώστε να μην χρειάζεται πάντα να απευθύνεστε ζητώντας για ενα. Ό, τι χρειάζεται για να δώσετε πολλές αποφάσεις σας στον αυτόματο πιλότο.
17. Σταματήστε το Multitasking
Αυτή η συνήθεια μπορεί να σας κάνει να αισθάνεστε σαν να κάνετε όλο και περισσότερο, αλλά στην πραγματικότητα σας επιβραδύνει και κάνει την εργασία σας πιο δύσκολο από ό, τι πρέπει να είναι. Κάνετε το καλύτερό σας για να εστιάσετε σε ένα έργο μέχρι να ολοκληρωθεί, και στη συνέχεια να προχωρήσετε στο επόμενο πράγμα. Θα διαπιστώσετε ότι το μυαλό σας είναι σαφές και το έργο σας είναι καλύτερο (και ευκολότερο).
18. Αφήστε τον εαυτό σας ένα Cliffhanger
Μερικές φορές το πιο δύσκολο κομμάτι της δουλειάς ξεκινάει για κάτι. Έτσι, διευκολύνετε το άλμα σε μια εργασία αφήνοντας τον εαυτό σας ένα γκρεμό. Αυτό σημαίνει ότι αν σέρνετε τα πόδια σας ξεκινώντας ένα έργο, απλά ξεκινήστε, κάνετε λίγα πράγματα (ακόμα κι αν δεν είναι το καλύτερο έργο σας) και στη συνέχεια αφήστε το ημιτελές για να επιστρέψετε στην επόμενη μέρα. Η μετάβαση θα είναι πιο εύκολη αφού έχετε ήδη κάπου να μπείτε.
19. Αφαιρέστε κάτι από τη λίστα των υποχρεώσεών σας
Σοβαρά εξετάστε κάθε στοιχείο στη λίστα υποχρεώσεων για να δείτε αν υπάρχει κάτι που δεν είναι πραγματικά σημαντικό. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα για τα πράγματα που συνεχίζουν να μπαίνουν στον οπίσθιο καυστήρα. Αξίζει να ρωτήσετε τον εαυτό σας: "Αν το βάζω τόσο πολύ, είναι πραγματικά απαραίτητο;"
20. Πείτε "Όχι" σε Κάτι
Εκτός από την αφαίρεση κάτι από την πλάκα σας, σκεφτείτε λέγοντας "όχι" λίγο πιο συχνά σε νέα ζητά. Προφανώς δεν μπορείτε να το κάνετε αυτό όλη την ώρα για να βγείτε από τη δουλειά, αλλά εάν αισθάνεστε συγκλονισμένοι ή ζητήσετε κάτι που δεν σχετίζεται με την εργασία (όπως μια ενημερωτική συνέντευξη με το παιδί ενός φίλου), πιείτε το και να πει "όχι." Εδώ είναι μερικές προτάσεις για το πώς να το πω ωραία στο αφεντικό σας και στους φίλους σας.
21. Συνεχείς Συνεδριάσεις Ερωτήσεων
Σε περίπτωση που δεν έχετε ακούσει, οι συναντήσεις μπορούν εύκολα να μετατραπούν σε τεράστιο χάσιμο χρόνου. Κάθε φορά που προγραμματίζετε μια συνάντηση - ακόμα και μια επαναλαμβανόμενη - θα πρέπει πραγματικά να αμφισβητείτε αν πρέπει να συμβεί καθόλου, αν διανέμετε υπερβολικό χρόνο για αυτό ή αν πρέπει να είστε παρόντες. Εάν αισθάνεστε ότι η απάντηση σε οποιαδήποτε από αυτές τις ερωτήσεις είναι "όχι", σκεφτείτε να προσαρμόσετε (ή να μιλήσετε στο αφεντικό σας για να βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε το χρόνο σας όσο το δυνατόν πιο αποτελεσματικά).
22. Έχετε μια λίστα "Για να μην κάνετε"
Για να βοηθήσετε τον εαυτό σας να πείτε "όχι" περισσότερο και να μειώσετε την κόπωση της απόφασης, ξεκινήστε μια "λίστα" των πραγμάτων που δεν πρέπει να χάσετε ποτέ το χρόνο σας. Ελέγξτε αυτές τις ιδέες για να ξεκινήσετε.
23. Εκμεταλλευτείτε μερικές από τις εργασίες σας
Υπάρχει κάποιο καθήκον που κάνετε ότι πραγματικά, φοβάσαι πραγματικά ή που νιώθεις ότι δεν είναι πλέον μέρος της δουλειάς σου; Εξετάστε αν θα ήταν σκόπιμο να το μεταβιβάσετε σε έναν πιο κατώτερο υπάλληλο ή, αν πραγματικά πνιγείτε, εάν ήρθε η ώρα να εισαγάγετε έναν intern ή μια νέα άμεση αναφορά. Ακολουθούν ορισμένες οδηγίες για να διαπιστώσετε πότε η ανάθεση είναι ο σωστός τρόπος να πάτε.
24. Ή Crowdsource It!
Η συγγραφέας Jennifer Dziura προτείνει ότι το crowdsourcing είναι ένας τρόπος να «κάνετε λιγότερη προσπάθεια για τον εαυτό σας, ενώ οι πελάτες και οι χρήστες είναι πιο ευτυχισμένοι». Στην ουσία συνεργάζεται με τον πελάτη ή τον χρήστη για να κάνει προτάσεις, παρουσιάσεις και τα παρόμοια. Για να μάθετε περισσότερα σχετικά με το πώς μπορεί να παίξει έξω στην καθημερινή σας επαγγελματική ζωή, δείτε το άρθρο της.
25. Κάντε μια ανταλλαγή εργασίας
Έχετε μια δουλειά που φοβάστε ή πραγματικά δεν είστε σίγουροι πώς να χειριστείτε; Ρωτήστε έναν συνάδελφο στο τμήμα σας εάν θέλει να ανταλλάξει! Βασικά, στέλνετε ένα από τα λιγότερο αγαπημένα σας καθήκοντα με τον τρόπο της, και στέλνει ένα από τα δικά της σε σας. Δεν θα χρειαστεί να τραβήξετε τον εαυτό σας μέσα από κάτι που φοβάστε, αλλά το έργο θα γίνει - ενδεχομένως ακόμα καλύτερα από ό, τι θα μπορούσατε να το κάνετε μόνοι σας. κάποιος που δεν έχει επιβαρυνθεί με την αποστολή μπορεί γρήγορα να δει κάτι που δεν θα μπορούσατε.
26. Αποφύγετε την τελειομανία (εκτός από το πού πραγματικά επηρεάζει)
Η άσκηση πίεσης στον εαυτό σας για να κάνει όλη τη δουλειά σας τέλεια όχι μόνο σας τονίζει έξω, θα μπορούσε να σας επιβραδύνει και να σας αναγκάζει να χρονοτριβεί τελειώνει τα πράγματα επειδή ανησυχούν ότι δεν είναι μόνο σωστά. Σε μερικές περιπτώσεις (μεγάλη αναφορά στο τέλος του έτους προς τον προϊστάμενό σας, αντίγραφο που βγαίνει στον κόσμο) αυτή η προσοχή στη λεπτομέρεια είναι κρίσιμη. Αλλά σε άλλους (στέλνοντας ένα email στον συνάδελφό σας, παίρνοντας ένα πρώτο σχέδιο παρουσίασης στην ομάδα σας), εστιάζοντας στην τελειομανία κάνει τη ζωή σας πιο δύσκολη από ό, τι πρέπει να είναι.
27. Αναζητήστε τρόπους για να εξομαλύνετε τις διαδικασίες
Υπάρχει ένα καθήκον που πάντα σας πηγαίνει για πάντα; Κάτι που νιώθετε είναι πολύ πιο δύσκολο από ό, τι θα έπρεπε να είναι ή κάτι που παίρνει πάρα πολύ από το χρόνο σας; Αντί απλά να το μεταφέρετε ξανά και ξανά, δείτε αν υπάρχουν τρόποι με τους οποίους μπορείτε να βελτιστοποιήσετε αυτές τις διαδικασίες. Ίσως μιλάμε με άλλες εταιρείες για να δούμε αν έχουν βρει έναν ευκολότερο τρόπο. Ίσως να συντονίζει με άλλα τμήματα για να δει αν μπορούν να σας βοηθήσουν να εξοικονομήσετε χρόνο ή προσπάθεια. (Για παράδειγμα, υπάρχει κάτι που η ομάδα μηχανικών μπορεί να σας κατασκευάσει γρήγορα που θα σας εξοικονομήσει τόνο χρόνου;)
28. Μίσθωση ενός εικονικού βοηθού για μικρά πράγματα
Όλοι μας έχουμε αυτά τα μεσαιωνικά πράγματα που μας παίρνουν ώρες για να ολοκληρώσουμε, αλλά θα μπορούσαν εύκολα να γίνουν από κάποιον άλλο. Εάν δεν έχετε κάποιον στην εταιρεία για να την μεταβιβάσετε, θεωρήστε την πρόσληψη ενός εικονικού βοηθού για να σας βοηθήσει. Μπορούν να κάνουν οτιδήποτε από τον προγραμματισμό των σχεδίων ταξιδιού για να αποδείξουν τις αναφορές σας για να κάνουν το κουραστικό σχεδιαστικό έργο για την επόμενη παρουσίασή σας - σχεδόν τίποτα που φοβάστε να ξεκινήσετε και πραγματικά δεν χρειάζεται να κάνετε τον εαυτό σας. Ελέγξτε τη συμβουλή της Marissa Brassfield για την αποτελεσματικότητα της απόδοσης για να διαπιστώσετε εάν κάτι αξίζει να αναθέσετε σε εξωτερικούς συνεργάτες.
29. Αποκτήστε όλα Super Organized
Τα αρχεία σας. Οι φάκελοί του υπολογιστή σας. Η κορυφή του γραφείου σας. Τα εισερχόμενά σας. Πάρτε το χρόνο τώρα για να οργανωθεί, έτσι ώστε η εύρεση των πραγμάτων που χρειάζεστε ποτέ δεν είναι το εμπόδιο για να ξεκινήσετε μια εργασία. Και hey, αυτό μπορεί να γίνει σε μόλις 30 λεπτά!
30. Μην αφήνετε τους συναδέλφους σας να σας διακόπτουν
Οι συνάδελφοί σας ίσως να έχουν νόημα, αλλά η διαρκής ροή των ενημερώσεών τους, οι γρήγορες ερωτήσεις για το τελευταίο έργο ή η κουβέντα για τα Σαββατοκύριακά τους μπορούν να προκαλέσουν σοβαρή βλάβη στην εστία εστίασής σας, καθιστώντας έτσι πιο δύσκολη την εκτέλεση δύσκολων εργασιών . Ρυθμίστε τα συστήματα που ειδοποιούν τους συντρόφους του γραφείου σας όταν βρίσκεστε στη ζώνη -είτε δεν είναι ενοχλητικό μήνυμα στη συνομιλία σας ή τεράστια ακουστικά που υποδηλώνουν ότι δεν πρέπει να ενοχλούνται- και να τα κοινοποιήσετε με σαφήνεια.
31. Πάρτε ένα Nap
Δείτε αν μπορείτε να γλιστρήσετε σε ένα γεμάτο σκασίματα κατά την απογευματινή πτώση σας. Ακόμα και τα 20-30 λεπτά κλειστού ματιού μπορούν να σας δώσουν περισσότερη ενέργεια από τον καφέ, να βελτιώσετε τη διάθεσή σας, να βελτιώσετε τις αναλυτικές και μαθησιακές σας ικανότητες και να απαλλαγείτε από το στρες καθιστώντας την υπόλοιπη μέρα ευκολότερη και πιο ευχάριστη. Κλείστε λοιπόν την πόρτα σας, γλιστρήστε στο αυτοκίνητό σας ή κάντε ό, τι χρειάζεται για να πάρετε ένα γρήγορο ύπνο.
