Όταν γίνει σωστά, οι εικονικές συναντήσεις βίντεο - συγκεκριμένα το Google Hangouts - μπορούν να φέρουν μαζί τις απομακρυσμένες ομάδες, βεβαιωθείτε ότι όλοι βρίσκονται στην ίδια σελίδα και επιτρέψτε σε όλους να συμμετάσχουν χωρίς την ατμόσφαιρα του αμυδρό συνεδριακού χώρου (ο οποίος δεν αγαπάει τη χαλάρωση στον καναπέ για μια συνάντηση;).
Αλλά όταν έγινε λάθος; Το Google Hangouts μπορεί να είναι τεράστιο χάσιμο χρόνου, για να μην αναφέρουμε εξαιρετικά αποσπασματικά και αμήχανα (οι παύσεις 15 δευτερολέπτων δεν είναι ποτέ διασκεδαστικές).
Θέλετε να έχετε ένα αποτελεσματικό και επιτυχημένο Google Hangout που δεν οδηγεί όλους τους τρελός; Εδώ είναι μερικά βασικά πράγματα που πρέπει να θυμάστε.
1. Σχέδιο ακριβώς όπως θα κάνατε για οποιαδήποτε άλλη συνάντηση
Γενικά, μόνο και μόνο επειδή δεν χρειάζεται να βρίσκεστε στο γραφείο για μια συνάντηση δεν σημαίνει ότι μπορείτε να χαλαρώσετε στις προετοιμασίες. Εξάλλου, θέλετε να συνεχίσετε τη συνάντησή σας όσο πιο γρήγορα (και οδυνηρά) γίνεται.
Σημασία: Κάντε ένα σχέδιο παιχνιδιού. Εάν εκτελείτε το Hangout, στείλτε μια σύντομη ατζέντα έξω σε όλους, εκ των προτέρων, ώστε να γνωρίζουν τι πρέπει να περιμένουν και τι να προετοιμάσουν. Εάν δεν εκτελείτε τη σύσκεψη, προτείνετε στο άτομο που το κάνει να στέλνει ένα σύντομο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τα κύρια σημεία επικοινωνίας. Κάποτε κάθισα σε μια εικονική συνάντηση όπου το άτομο που το τρέχει ξεχάστηκε να πει σε άλλο υπάλληλο να βρει ένα συγκεκριμένο (και ζωτικό) έγγραφο εκ των προτέρων, έτσι ώστε το πρόσωπο πέρασε 20 λεπτά κατά τη διάρκεια της συνάντησης ψάχνοντας τα εισερχόμενά του για αυτό. Cue τους υπόλοιπους από εμάς αδέξια κάθεται στους υπολογιστές μας δεν ξέρει τι να κάνει.
Αλλά μπορείτε εύκολα να αποφύγετε αυτό το σπατάλη χρόνου βεβαιώνοντας ότι όλοι γνωρίζουν τι πρέπει να "φέρνουν" μαζί τους μπροστά από το χρόνο και είναι έτοιμοι να συμμετάσχουν αμέσως μόλις υπογράψουν.
Μια μικρή συμβουλή: Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία συζήτησης του Google Hangout στη δεξιά πλευρά της οθόνης για να γράψετε γρήγορα μια ατζέντα που μπορεί να αναφέρει όλοι. Δεν χρειάζεται να είναι λεπτομερής, αλλά μπορεί να λειτουργήσει ως ένα σύνθημα για να κρατήσει τους πάντες σε καλό δρόμο και επικεντρώθηκε.
2. Συζητήστε πρώτα τη φόρμα
Το Google Hangouts μπορεί να είναι πιο δύσκολο από τις συσκέψεις στο πρόσωπο. Όταν εσείς και μια ομάδα ανθρώπων κάθονται φυσικά σε ένα δωμάτιο, είναι εύκολο να παραλάβετε τα στοιχεία του σώματος για να καταλάβετε ποιος πρόκειται να μιλήσει στη συνέχεια ή ποια είναι η γενική αίσθηση της συνάντησης. Αλλά όταν κάθεστε σε μια οθόνη υπολογιστή δεν μπορείτε να δείτε τίποτα εκτός από το πρόσωπο ενός προσώπου; Είναι πολύ πιο δύσκολο.
Και πάλι, μπορεί να μειωθεί πολύ η αμηχανία αν όλοι γνωρίζουν τη μορφή της συνάντησης εκ των προτέρων. Ένα άτομο πρόκειται να μιλά πολύ περισσότερο από όλους τους άλλους; Ζητήστε από άλλα μέλη της συνάντησης να έρθουν στο Hangout με τα μικρόφωνα τους να είναι απενεργοποιημένα. Είναι η σύνοδος μια καμπάνια στρογγυλής τραπέζης; Αφήστε τους ανθρώπους να γνωρίζουν σε ποια σειρά θα τους ζητηθεί να παρουσιάσουν, ώστε να μην χρειάζεται να ασχοληθείτε με όσους μιλάνε ο ένας τον άλλον ή εκείνους τους μακρινούς, άβολα "Έτσι-που θέλει να πάει έπειτα;" παύσεις. (Αυτά είναι τα χειρότερα.)
3. Χρησιμοποιήστε τις εφαρμογές Google Hangout
Πολλοί άνθρωποι δεν γνωρίζουν ότι μερικές εικόνες μπορεί να είναι ένας σωστός τρόπος ζωής σε μια συνάντηση, ειδικά εάν προσπαθείτε να το κάνετε όσο πιο γρήγορα γίνεται.
Βλέπετε αυτό το μικρό εικονίδιο μικροφώνου; Αυτό είναι ένα κουμπί σίγασης. Χρησιμοποιήστε το αν το περιβάλλον σας είναι θορυβώδες ή εάν πληκτρολογείτε κάτι ενώ άλλοι μιλούν. Είναι μεγάλη ευγένεια για τους άλλους ανθρώπους στο Hangout σας.
Επιπλέον, εάν βρίσκεστε σε μια συνάντηση όπου όλοι προσπαθείτε να κοιτάξετε ταυτόχρονα ένα έγγραφο ή μια ιστοσελίδα, χρησιμοποιήστε την επιλογή λήψης οθόνης του Google Hangout. Έχω πάει σε πάρα πολλά Google Hangouts, όπου ένας τόνος ανθρώπων προσπαθεί όλοι να δούμε την ίδια ιστοσελίδα στους δικούς τους υπολογιστές (και έτσι δεν δίνουν προσοχή στο Hangout), και σε αυτές τις περιπτώσεις, αυτό είναι θεό.
Η Google έχει επίσης έναν τόνο άλλων εφαρμογών ειδικά για το Hangout, οπότε φροντίστε να ρίξετε μια ματιά και να δείτε τι θα μπορούσε να λειτουργήσει καλύτερα για την ομάδα σας. Από ένα εικονικό λευκό πίνακα που μπορούν να αντλήσουν οι συνεργάτες σας για μια συνάντηση brainstorm σε μια περίεργη μικρή εφαρμογή που δίνει σε όλους μουσεία και αστεία καπέλα, μπορείτε να βρείτε οτιδήποτε χρειάζεστε για να κάνετε το Hangout σας πιο παραγωγικό και διασκεδαστικό.
Συνολικά, οι συναντήσεις του Google Hangout μπορούν να είναι εξίσου αποτελεσματικές (αν όχι περισσότερο) από τις προσωπικές συναντήσεις. Απλώς παίρνουν κάποια πρακτική και προγραμματίζουν εκ των προτέρων. Αλλά αν μπορείτε να πάρετε ο καθένας στην ίδια σελίδα μπαίνει μέσα, θα είναι ομαλή, μη δύσκολη ιστιοπλοΐα.
