Είστε υπερφορτωμένοι με την εργασία όταν φτάσετε στο γραφείο τη Δευτέρα το πρωί. Ξεκινάτε από τα έργα και απαντάτε σε ατελείωτα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και προτού να το ξέρετε ότι είναι στις 7 μ.μ. και μόλις κάνατε μια χαλάρωση στη λίστα των υποχρεώσεών σας.
¶Αλλά η Παρασκευή έρχεται γύρω και ταξιδεύετε. Ξαπλώσατε το προηγούμενο μέρος της εβδομάδας που τονίζει και σπεύδει να τελειώσει τα καθήκοντα, μόνο για να περάσετε το υπόλοιπο της εβδομάδας twiddling τους αντίχειρες σας.
Λοιπόν, τι μπορείτε να κάνετε για να εξομαλύσετε το φόρτο εργασίας σας; Ξεκινήστε αναρωτιέστε αυτά τα τρία ερωτήματα:
1. Ποιος κάνει την πίεση σε σας για να πάρει τα πάντα στην στιγμή ;
Όλοι έχουν προθεσμίες - αλλά πόσες από αυτές τις προθεσμίες επιβάλλετε στον εαυτό σας και πόσοι σας επιβάλλονται από κάποιον άλλο;
Αν καταλάβετε ότι είστε ο λόγος, θα πρέπει να πηδήσετε στην ερώτηση δύο. Αλλά…
Αν είναι το αφεντικό σας
Ο διαχειριστής σας μπορεί να αναμένει ορισμένες αποστολές από εσάς σε συγκεκριμένες χρονικές στιγμές και να μην γνωρίζει ότι αυτές οι προθεσμίες δημιουργούν ανομοιομορφία στη ροή εργασίας σας. Και ενώ μπορείτε να αναφέρετε σε κάποιον που δεν ενδιαφέρεται για το πώς επηρεάζουν οι επιλογές σας, είμαι αισιόδοξος ότι δεν συμβαίνει αυτό.
Είτε έτσι είτε αλλιώς, δεν θα ξέρεις μέχρι να το φέρεσαι. Βρείτε χρόνο για να καθίσετε με τον διευθυντή σας-ιδανικά όταν δεν είναι συγκλονισμένοι- και να συζητήσετε ποιες προθεσμίες είναι πιο σημαντικές για να συναντήσετε και ποιες από αυτές θα μπορούσαν να εξετάσουν το ενδεχόμενο μετακίνησης ή επέκτασης. (Συμβουλή: αυτά τα πρότυπα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να σας βοηθήσουν να ξεκινήσετε τη συζήτηση.)
Εάν είναι η βιομηχανία σας
Αλλά μερικές φορές, είναι μόνο η βιομηχανία που βρίσκεστε σε αυτό είναι το πρόβλημα. Ορισμένες εργασίες εκτελούνται με χρονοδιαγράμματα σπριντ, άλλοι εργάζονται γύρω από δυσάρεστες προθεσμίες. Εάν είστε ικανοποιημένοι με το ρόλο που βρίσκεστε, ίσως χρειαστεί απλώς να αποδεχτείτε ότι έτσι λειτουργεί.
Ωστόσο, υπάρχουν μικρά πράγματα που μπορείτε να κάνετε ότι θα κάνουν να αισθάνονται λιγότερο συντριπτική (αλλά περισσότερο σε αυτό αργότερα).
2. Αντιμετωπίζετε μη επείγουσες εργασίες με επείγουσα ανάγκη;
Το κάνουμε αυτό όλη την ώρα - ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έρχεται στο ότι είμαστε υποχρεωμένοι να απαντήσουμε αμέσως, ή το αφεντικό πετάει ένα άλλο έργο και υποθέτουμε ότι πρέπει να ξεκινήσουμε εκείνη την ημέρα ή ένας πελάτης ζητά μια συνάντηση αυτό το απόγευμα.
Μερικές φορές αυτές οι καταστάσεις είναι επείγουσες. Αλλά άλλες φορές τους φροντίζεις απλά από τη συνήθεια. Γι 'αυτό, ρίξτε μια βαθιά ανάσα την επόμενη φορά που βρίσκεστε σε μια από αυτές τις καταστάσεις, κάντε μια λίστα με όλα όσα πρέπει να κάνετε και δώστε προτεραιότητα ως τώρα ή αργότερα . Σε περίπτωση αμφιβολίας, ζητήστε είτε μια προθεσμία είτε εάν είναι εντάξει για να την προωθήσετε. (Spoiler: Οι άνθρωποι είναι πιο πιθανό να πουν "ναι, φυσικά" αν εξηγήσετε γιατί.)
Ω, και αν εξακολουθείτε να αγωνίζεστε για να δώσετε προτεραιότητα στις εργασίες, αυτές οι στρατηγικές λίστας υποχρεώσεων ενδέχεται να σας βοηθήσουν.
3. Θα μπορούσατε να περάσετε αργές μέρες να φτάσετε μπροστά;
Ακριβώς επειδή όλες οι προθεσμίες σας είναι συσσωρευμένες σε μερικές μέρες δεν σημαίνει ότι πρέπει να τις ολοκληρώσετε όλες την ίδια στιγμή. Επωφεληθείτε από τις πιο αργές μέρες σας με το να εργάζεστε μπροστά. Θα μπορούσε να είναι εξίσου απλό με την παρουσίαση μιας έκθεσης, οπότε το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να συμπληρώσετε τα κενά αργότερα. Ή να ξοδεύετε την Παρασκευή συντάσσοντας μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που στέλνετε κανονικά σε μια Δευτέρα και να τα προγραμματίζετε (χρησιμοποιώντας ένα εργαλείο όπως το Boomerang) για να βγείτε έξω την κατάλληλη στιγμή.
Δεν μπορείτε να προχωρήσετε στις αργές ημέρες επειδή υπάρχουν κομμάτια που λείπουν, χρειάζεστε υπογραφή από τον προϊστάμενό σας ή περιμένετε για τις τροποποιήσεις ενός συναδέλφου; Σκεφθείτε να χρησιμοποιήσετε αυτόν τον χρόνο για να οργανωθείτε και να προετοιμαστείτε για τις πολυάσχολες ημέρες.
Καθαρίστε το γραφείο σας, ρυθμίστε τη λίστα των εργασιών σας για την επόμενη εβδομάδα (δοκιμάστε αυτό το πρότυπο), διαβάστε τα άρθρα της βιομηχανίας που δεν έχετε ποτέ χρόνο να διαβάσετε ή ίσως απλά να χαλαρώσετε με το γεύμα σας μακριά από το γραφείο σας ή να πάρετε τον καφέ σας συνάδελφος - ο, τιδήποτε χρειάζεται για να βεβαιωθείτε ότι θα είστε ο καλύτερος εαυτός σας όταν το άγχος χτυπά και πάλι.
Δεν είναι πάντα αλήθεια ότι ορισμένες μέρες σας κρατούν στο γραφείο αργά ενώ άλλοι σας αφήνουν να αναρωτιέστε γιατί είστε εκεί καθόλου, αλλά μερικές φορές αυτό είναι απλώς η πραγματικότητα. Ωστόσο, αν κάνετε το μεγαλύτερο μέρος του χρόνου που έχετε, δεν υπάρχει λόγος ότι όλα δεν θα γίνουν όταν πρέπει να γίνει.
