Ως κάποιος που διευθύνει έναν μεγάλο οργανισμό με δεκάδες εικονικούς υπαλλήλους, έχω δει το δίκαιο μερίδιο των emails μου. Και, όπως με όλα τα άλλα πράγματα στη ζωή, μερικά μηνύματα είναι καλύτερα από άλλα.
Στον κόσμο της αλληλογραφίας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το "ugh" είναι ίσως το τελευταίο πράγμα που θέλετε ο προϊστάμενος σας να πει όταν διαβάζει το μήνυμά σας. Έτσι, τι είδους μηνύματα πρέπει να αποφύγετε να στέλνετε και πώς μπορείτε να τα κάνετε καλύτερα; Παρακάτω παρατίθενται τρία παραδείγματα.
1. Μη απαραίτητα μηνύματα παρακολούθησης
Τα επακόλουθα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έρχονται σε όλα τα σχήματα και τις μορφές, οπότε αυτό που καθιστά περιττό; Εάν όλο το μήνυμά σας κάνει είναι να ζητήσετε από το αφεντικό σας να σας στείλει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, γίνεται πιο ενοχλητικό από μια σημαντική αλληλογραφία.
Πολλοί άνθρωποι στέλνουν αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από την παράνοια ότι έχουν κάνει κάτι λάθος ή έχουν χάσει κάτι, αλλά μπορώ να σας πω από την προοπτική ενός αφεντικού ότι είναι επιβαρυντικό για να λάβετε πολλά ηλεκτρονικά μηνύματα παρακολούθησης όταν κάποιος δεν μου έδωσε την ευκαιρία να αναπνεύσει.
Ένα παράδειγμα: Πριν από πολύ καιρό, είχα έναν υπάλληλο που θα πανικοβλητούσε αν δεν απάντησα στα emails της μέσα σε μια ώρα, νομίζοντας ότι σήμαινε ότι είχε κάνει κάτι λάθος (όταν στην πραγματικότητα δεν είχα πάρει στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο της). Μπορώ να σκεφτώ μια συγκεκριμένη περίπτωση όταν ήρθα σπίτι από μια κουραστική μέρα για να βρω έξι (ναι, έξι !) Ηλεκτρονικά μηνύματα από την ερώτησή της αν έλαβα το μήνυμά της.
Yikes.
Τι να αποστείλετε Αντ 'αυτού
Ενώ οι περισσότεροι άνθρωποι δεν θα ήταν τόσο παρανοϊκοί ώστε να στείλουν έξι επακόλουθα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μια μέρα, ακόμη και ένα μόνο κακόβουλο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου παρακολούθησης μπορεί να αφήσει τον αφεντικό σας ενοχλημένο.
Εκτός αν το περιεχόμενο του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας χρειάζεται να αντιμετωπιστεί σήμερα (στην περίπτωση αυτή, θα πρέπει πιθανώς να μιλήσετε σε εσάς το αφεντικό, αντί να στείλετε μήνυμα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου), σας προτείνω να περιμένετε τουλάχιστον 24 ώρες, στη συνέχεια να στείλετε αυτό που μου αρέσει να ονομάζετε " -up ".
Αυτό συνεπάγεται την αποστολή της παρακολούθησής σας ("Απλά ελέγξτε για να βεβαιωθείτε ότι λάβατε τις τριμηνιαίες εκθέσεις που σας έστειλα πριν από δύο ημέρες"), αλλά θα συμπεριλάβετε και άλλες πληροφορίες, είτε πρόκειται για μια επερχόμενη παρουσίαση είτε για μια επερχόμενη παρουσίαση ενημερώστε σε ένα τρέχον έργο ("Ω, και μόλις πήραμε τους τελευταίους αριθμούς στο λογαριασμό X, και οι πωλήσεις αυξήθηκαν κατά 30%!"). Αυτό σας επιτρέπει να ρωτήσετε κρυφά τον προϊστάμενό σας για μια ενημέρωση, δίνοντάς του, επίσης, κάποιες πληροφορίες που θα προσθέσουν κάποια αξία, κάνοντάς σας να αισθάνεστε λιγότερο σαν να τον υποτιμάτε.
2. Ηλεκτρονικά μηνύματα με νέες ιδέες
Αγαπώ απόλυτα ενθουσιώδη μέλη της ομάδας, αλλά κάτι που γίνεται λίγο συντριπτικό είναι όταν οι υπάλληλοι μου στέλνουν όλες τις νέες ιδέες τους - σε ξεχωριστά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Έλαβα κάποτε 10 διαφορετικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για 24 ώρες διότι κάποιος στην ομάδα μάρκετινγκ έπληξε ένα βήμα για έμπνευση και μου έστειλε νέες ιδέες.
Ενώ έχουν τόσα πολλά νέα πράγματα να δοκιμάσουν ήταν φοβερό, ήταν επίσης εξαιρετικά σύγχυση προσπαθώντας να καταγράφει τα πάντα και να παρακολουθείτε κάθε email και ιδέα που έρχεται. Ακόμη και όταν ένα email έρχεται με νέες ιδέες ή έννοιες, είναι τόσο εύκολο να το χάσω στη μαύρη τρύπα που είναι τα εισερχόμενά μου.
Τι να αποστείλετε Αντ 'αυτού
Κατ 'αρχάς, θα συνιστούσα να περιμένω μια πιο κατάλληλη στιγμή για να αναφερθώ σε ιδέες. Στην περίπτωση του υπαλλήλου της ομάδας μάρκετινγκ, θα περίμενε μέχρι τη συνεδρίαση του Google Hangout που είχαμε προγραμματίσει για την επόμενη εβδομάδα για να φέρουμε όλα αυτά.
Εάν δεν είστε σίγουροι πότε είναι η σωστή ώρα - ή το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι η μόνη επιλογή για κάποιο λόγο - θα συνιστούσα να στείλετε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον προϊστάμενό σας για να δηλώσετε ότι έχετε κάποιες νέες ιδέες και θα θέλατε να μάθετε ποιος είναι ο καλύτερος τρόπος για να μοιραστείτε θα ήταν. Αν η εργαζόμενη μου είχε με ρωτήσει αυτό, θα της έλεγα να μου στείλει ένα email με ένα έγγραφο του Word γεμάτο με ό, τι ήθελε. Θα ήταν πολύ πιο εξορθολογισμένο και εύκολο να το αποθηκεύσετε αργότερα. Το αφεντικό σας μπορεί να σας προτείνει μια γρήγορη κλήση για να μιλήσετε μέσω αυτών ή να ζητήσετε να αποθηκεύσετε τις ιδέες και στη συνέχεια να τις στείλετε ηλεκτρονικά μέσω email σε μια συγκεκριμένη ημέρα της εβδομάδας.
3. Μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όπου ο προϊστάμενος σας είναι αποδέκτης χωρίς λόγο
Οποιοσδήποτε επαγγελματίας θα ενοχληθεί από το γεγονός ότι είναι CCed σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν αποτελούν μέρος του: Προσθέτει απλώς στο αυξανόμενο σωρό των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και καταλήγετε να χάνετε χρόνο διαβάζοντας κάτι που μάλλον δεν χρειάζεται να είστε.
Από την άποψη του υπαλλήλου, το έχω: Θέλετε να σιγουρευτείτε ότι ο προϊστάμενός σας ξέρει ότι κάνετε την δουλειά σας και ότι προσπαθείτε να διατηρήσετε ανοιχτή τη γραμμή επικοινωνίας. Αλλά τις περισσότερες φορές, όλα αυτά είναι πραγματικά φράξει τα εισερχόμενα του αφεντικού σας.
Τι να αποστείλετε Αντ 'αυτού
Εκτός και αν το αφεντικό σας χρειάζεται να είναι στον βρόχο, να τον βγείτε από τη γραμμή CC και, μόλις ολοκληρωθεί η αλληλεπίδραση, στείλτε μια πολύ σύντομη περίληψη των σχετικών πληροφοριών που προέκυψαν κατά τη διάρκεια της συζήτησης ("FYI, Company Y θα είναι που παρουσιάστηκε στην ιστορία αυτή κατά την ημερομηνία Ζ "). Διατηρεί τον διευθυντή σας ενημερωμένο για το τι συμβαίνει, χωρίς να τον κρατάει συνεχώς στον βρόχο καθώς καταλαβαίνετε τις λεπτομέρειες. Ένα email σίγουρα αμαρτάνει 42!
Συνολικά, το όνομα του παιχνιδιού με την αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον προϊστάμενό σας είναι να βελτιστοποιήσετε τα μηνύματά σας και να είστε πιο επιλεκτικοί σχετικά με αυτό που στέλνετε. Μπορεί να ακούγεται αντιληπτό, αλλά αν λαμβάνω λιγότερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από έναν υπάλληλο, αλλά όλα αυτά έχουν νόημα, πιθανώς πιστεύω ότι το άτομο κάνει καλύτερη δουλειά από κάποιον που ακούω από πάντα.
