Ονομάστε το προϊόν των απασχολημένων ωραρίων, της αυξημένης τεχνολογίας συνδεσιμότητας ή της μαγειρεμένης προσοχής, αλλά για οποιονδήποτε λόγο, όταν συγκεντρώνετε μια ομάδα μαζί για μια συνάντηση, σχεδόν όλοι έχουν έναν σκληρό χρόνο να καταστρέψουν τις περισπασμούς και να επιμείνουν στο έργο. Στην πραγματικότητα, το 47% των εργαζομένων παραθέτει τους αποσπασμένους συναδέλφους ως το μεγαλύτερο εμπόδιο για να έχουν παραγωγικές συναντήσεις.
Εάν παίρνετε σοβαρά την δουλειά σας, πιθανότατα κάνατε το καλύτερο για να δείξετε την εμπλοκή σας: ακούγοντας ενεργά, ακούγοντας όταν χρειαστεί, και κρατώντας το τηλέφωνό σας μακριά από το τραπέζι. Αλλά ακόμα και όταν καλή εθιμοτυπία συνάντησης βρίσκεται στην κορυφή του μυαλού σας, είναι εύκολο να γλιστρήσει σε κακές συνήθειες.
Για να παραμείνετε στις καλές χάρες των συναδέλφων σας και να πάρετε κάτι πολύτιμο από κάθε συνάντηση, όμως, θα πρέπει να ελέγξετε τα παρακάτω.
1. Μην κάνετε επαφή με τα μάτια
Σε αυτό το σημείο, η σημασία της επαφής με τα μάτια κατά τη διάρκεια μιας συνάντησης έχει σχεδόν γίνει ένα κλισέ - αλλά για καλό λόγο. Η διατήρησή του δείχνει δέσμευση, ενδιαφέρον και σεβασμό. Έχει αποδειχθεί ακόμη ότι αυξάνει την αυτογνωσία σας. Μπορεί να φαίνεται ενοχλητικό κατά την πρώτη στιγμή, αλλά υπάρχουν τόνοι εύκολης αμυγδαλής για να βελτιώσετε την επαφή με τα μάτια σας χωρίς να γλιστρήσετε τους λαούς έξω με τους ερεθισμούς των προβολέων.
Μια από τις καλύτερες συμβουλές μου είναι να βεβαιωθείτε ότι η ρύθμιση της συνάντησής σας είναι ευνοϊκή για την επαφή με τα μάτια από το ξεκίνημα: Δοκιμάστε να οργανώσετε την ομάδα σας σε κύκλο ή ημικύκλιο έτσι ώστε όλοι να μπορούν να βλέπουν ο ένας τον άλλον χωρίς να πιέζουν. Ακόμα κι αν κάποιος δεν βρίσκεται στον ίδιο χώρο με εσάς, η σημασία της επαφής με τα μάτια εξακολουθεί να ισχύει.
Για να μπορείτε να καλείτε τους συμμετέχοντες σε κλήση μέσω βιντεοκλήσης, τοποθετήστε τη φωτογραφική μηχανή με τρόπο που να βρίσκεται μέσα στην φυσική σας οπτική γραμμή, ώστε να φαίνεται ότι κοιτάτε ο ένας τον άλλον στα μάτια όταν μιλάτε.
2. Χρησιμοποιώντας το φορητό σας υπολογιστή
Η χρήση του φορητού υπολογιστή σας συχνά ξεκινά με τις καλύτερες προθέσεις: σημειώσεις, λήψη σχετικών πληροφοριών online και ούτω καθεξής. Αλλά είναι πολύ εύκολο να πάτε από τη μεταγραφή της συνάντησης στην προσπάθεια να καταλάβετε το όνομα του τραγουδιού που έχετε κολλήσει στο κεφάλι σας χτες τη νύχτα χωρίς να το συνειδητοποιήσετε. Γι 'αυτό συνιστούμε να αποφεύγετε εντελώς τους φορητούς υπολογιστές. Πολλά πράγματα που συνήθως γίνονται σε κάποιον μπορούν εύκολα να γίνουν με το χέρι, όπως η λήψη σημειώσεων σε ένα μαξιλάρι χαρτιού ή η ανταλλαγή δεδομένων σε ένα εκτυπωμένο υπολογιστικό φύλλο. Αλλά αν ένας υπολογιστής είναι απόλυτη ανάγκη, μπορείτε να ελαχιστοποιήσετε τη χρήση του. Όταν περνάτε από μια παρουσίαση, για παράδειγμα, ενθαρρύνετε τον ομιλητή να μοιράζεται την οθόνη του σε μια τηλεόραση, ώστε όλοι να μπορούν να ακολουθήσουν.
Ακόμα κι αν ο διοργανωτής της συνάντησής σας δεν έχει απαγορεύσει αυστηρά τους φορητούς υπολογιστές, αφήνοντας το στο γραφείο σας ή κρατώντας το κλειστό, ενώ εστιάζετε στην ημερήσια διάταξη βοηθάτε να κρατάτε αδιάφορες περισπασμούς (για να μην αναφέρουμε τις ειδοποιήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και συνομιλίας). Επιπλέον, η απόσβεση του χωρίς προτροπή σίγουρα θα αφήσει μια θετική εντύπωση στους συναδέλφους σας και ίσως τους ενθαρρύνει να κάνουν το ίδιο.
3 Παρακολουθήστε μια άσχετη συνάντηση
Υπάρχουν τρία πράγματα που μπορείτε να είστε σίγουροι για τη ζωή: ο θάνατος, οι φόροι και η περιττή πρόσκληση για σύσκεψη. Και ενώ είναι τόσο εύκολο να κάνετε απλώς κλικ στο "Ναι" σε μια πρόσκληση και να εμφανιστείτε μόνο και μόνο επειδή σας ρωτήθηκε, κάνετε πραγματικά μια κακή υπηρεσία στους συμπαίκτες σας. Όταν δεν συμμετέχετε σε μια συνάντηση, το να βρίσκεστε ως άσκοπη είναι πρακτικά αναπόφευκτο. Είναι πολύ καλύτερο να παραμείνετε στο γραφείο σας και να είστε παραγωγικοί από ό, τι εμφανίζετε και φαίνονται βαρεμένοι.
Για να καταπολεμήσετε αυτό το πρόβλημα, φροντίστε να μάθετε τι είναι η σύσκεψη, γιατί ο διοργανωτής σας θέλει εκεί, τι πρέπει να προετοιμάσετε εκ των προτέρων και τι ελπίζετε να πετύχετε μέχρι το τέλος. Με αυτό το πλαίσιο διευκολύνεται να αποφασίσετε εάν η σύσκεψη θα επωφεληθεί πραγματικά από την παρουσία σας ή αν ο χρόνος σας θα ήταν καλύτερο να δαπανηθείτε αλλού. Συχνά, αυτές οι πληροφορίες περιλαμβάνονται σε μια ατζέντα ή στη σύσκεψη προσκαλούν τον εαυτό τους, αλλά αν όχι, μπορείτε να επικοινωνήσετε σύντομα με τον διοργανωτή της συνάντησης εκ των προτέρων. Αν αποφασίσετε ότι η παρουσία σας δεν είναι απαραίτητη, εξηγήστε ευγενικά την επιλογή σας στον διοργανωτή. Εάν το χειριστείτε σωστά, αυτός ή αυτή θα εκτιμήσει πιθανώς την ειλικρίνειά σας.
Σε κάποιο βαθμό, η απόσπαση της προσοχής είναι μόνο μέρος της ύπαρξης του ανθρώπου. Κανείς δεν μπορεί να παραμείνει σε τροχιά το 100% του χρόνου, και αυτό θα είναι εμφανές στις συναντήσεις κάθε μία και πάλι. Αλλά εάν βρεθείτε ποτέ ακούσια από κάθε συνάντηση χωρίς ιδέα γιατί είσαστε εκεί, αξίζει να εισαγάγετε κάποια τσιμπήματα στη ρουτίνα σας.
