Εισαγωγή στις μακροεντολές του Microsoft Word

Μια μακροεντολή είναι μια σειρά εντολών που καταγράφονται έτσι ώστε να μπορούν να αναπαραχθούν ή να εκτελεστούν αργότερα. Η δημιουργία και η εκτέλεση μακροεντολών δεν είναι πολύ δύσκολη, και η προκύπτουσα αποτελεσματικότητα αξίζει τον κόπο να ξοδέψουμε να τις χρησιμοποιήσουμε. Αυτό το σεμινάριο καλύπτει μακροεντολές στο Word 2003. Εάν διαθέτετε νεότερη έκδοση, μπορείτε να εγγράψετε μακροεντολές στο Word 2007 και να δημιουργήσετε μακροεντολές στο Word 2010.

Δημιουργία μακροεντολών

Υπάρχουν δύο διαφορετικοί τρόποι δημιουργίας μακροεντολών του Word: Ο πρώτος και ευκολότερος τρόπος είναι να χρησιμοποιήσετε τη μακροεντολή.

Ο δεύτερος τρόπος είναι να χρησιμοποιήσετε το VBA ή τη Visual Basic for Applications. Επιπλέον, οι μακροεντολές του Word μπορούν να επεξεργαστούν χρησιμοποιώντας το VBE ή το Visual Basic Editor.

Υπάρχουν περισσότερες από 950 εντολές στο Word, οι περισσότερες από τις οποίες είναι σε μενού και γραμμές εργαλείων και έχουν τα πλήκτρα συντόμευσης που τους έχουν ανατεθεί. Ορισμένες από αυτές τις εντολές, ωστόσο, δεν εκχωρούνται από προεπιλογή σε μενού ή γραμμές εργαλείων. Πριν να δημιουργήσετε τη δική σας μακροεντολή του Word, θα πρέπει να ελέγξετε αν υπάρχει ήδη και μπορείτε να την αντιστοιχίσετε σε μια γραμμή εργαλείων. Για να δείτε τις διαθέσιμες εντολές στο Word, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. ΣτοΕργαλείακάντε κλικ στο μενούMacro.
2. Κάντε κλικΜακροεντολέςαπό το υπομενού. μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τοAlt + F8για να αποκτήσετε πρόσβαση στις μακροεντολές κουτί διαλόγου.
3. Στο αναπτυσσόμενο μενού δίπλα στο Μακροεντολές στο ετικέτα, επιλέξτεΕντολές του Word.
4. Θα εμφανιστεί μια αλφαβητική λίστα των ονομάτων εντολών. Εάν επισημάνετε ένα όνομα, μια περιγραφή της εντολής θα εμφανιστεί στο κάτω μέρος του πλαισίου κάτω από το Περιγραφή επιγραφή.

Αν η εντολή που θέλετε να δημιουργήσετε υπάρχει ήδη, δεν θα πρέπει να την αντιγράψετε με τη δική σας μακροεντολή του Word.

Εάν δεν υπάρχει, προχωρήστε στη δημιουργία της μακροεντολής του Word.

Σχεδιασμός αποτελεσματικών μακροεντολών λέξεων

Το πιο σημαντικό βήμα στη δημιουργία αποτελεσματικών μακροεντολών του Word είναι ο προσεκτικός σχεδιασμός. Αν και μπορεί να φαίνεται λίγο προφανές, θα πρέπει να έχετε μια σαφή ιδέα για το τι θέλετε να εκτελέσει η μακροεντολή του Word, πώς θα διευκολύνει τη μελλοντική σας εργασία και τις συνθήκες υπό τις οποίες σκοπεύετε να το χρησιμοποιήσετε.

Διαφορετικά, μπορεί να καταλήξετε να ξοδέψετε χρόνο δημιουργώντας μια αναποτελεσματική μακροεντολή που δεν θα χρησιμοποιήσετε.

Μόλις έχετε αυτά τα πράγματα στο μυαλό σας, είναι καιρός να σχεδιάσετε τα πραγματικά βήματα. Αυτό είναι σημαντικό επειδή η συσκευή εγγραφής θα θυμάται όλα όσα κάνετε και θα την συμπεριλάβετε στη μακροεντολή. Για παράδειγμα, εάν πληκτρολογήσετε κάτι και στη συνέχεια διαγράψετε, κάθε φορά που θα εκτελέσετε τη μακροεντολή, το Word θα κάνει την ίδια καταχώρηση και στη συνέχεια θα την διαγράψει, κάνοντας μια ελαστική και αναποτελεσματική μακροεντολή.

Όταν σχεδιάζετε τις μακροεντολές σας, πρέπει να λάβετε υπόψη σας ορισμένα πράγματα:

• Σχεδιάστε τις εντολές και τη σειρά με την οποία θέλετε να εκτελέσει η μακροεντολή.
• Γνωρίστε τα πλήκτρα συντόμευσης για τις εντολές που σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό για τη ναυσιπλοΐα. δεν θα μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το ποντίκι για πλοήγηση στην περιοχή του εγγράφου όταν εκτελείτε τη συσκευή εγγραφής. Επιπλέον, θα δημιουργήσετε μια πιο ευέλικτη μακροεντολή εάν χρησιμοποιείτε ένα πλήκτρο συντόμευσης και όχι τα πλήκτρα βέλους.
• Σχεδιάστε μηνύματα που ενδέχεται να εμφανίσει το Word και αυτό θα σταματήσει τη μακροεντολή.
• Χρησιμοποιήστε όσο το δυνατόν λιγότερα βήματα για να κρατήσετε τη μακροεντολή αποτελεσματική.
• Πραγματοποιήστε τουλάχιστον μία δοκιμαστική λειτουργία πριν ξεκινήσετε την εγγραφή.

Αφού προγραμματίσετε τη μακροεντολή του Word και πραγματοποιήσετε μια διαδρομή, είστε έτοιμοι να την καταγράψετε. Εάν έχετε προγραμματίσει προσεκτικά τη μακροεντολή σας, η εγγραφή για μακροχρόνια χρήση θα είναι το πιο εύκολο κομμάτι της διαδικασίας.

Είναι τόσο εύκολο, στην πραγματικότητα, ότι η μόνη διαφορά μεταξύ της δημιουργίας μιας μακροεντολής και της εργασίας στο έγγραφο είναι ότι πρέπει να πατήσετε μερικά επιπλέον κουμπιά και να κάνετε μερικές επιλογές στα παράθυρα διαλόγου.

Ρύθμιση εγγραφής μακροεντολών σας

Πρώτα, κάντε κλικ στο κουμπίΕργαλεία στο μενού και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπίΕγγραφή νέας μακροεντολής … για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου Εγγραφή μακροεντολής.

Στο πλαίσιο κάτω από το "Όνομα μακροεντολής" πληκτρολογήστε ένα μοναδικό όνομα. Τα ονόματα μπορούν να περιέχουν έως και 80 γράμματα ή αριθμούς (χωρίς σύμβολα ή κενά) και πρέπει να ξεκινούν με ένα γράμμα. Συνιστάται να εισαγάγετε μια περιγραφή των ενεργειών που εκτελεί η μακροεντολή στο πλαίσιο Περιγραφή. Το όνομα που αντιστοιχίζετε στη μακροεντολή πρέπει να είναι αρκετά μοναδικό ώστε να θυμάστε τι κάνει χωρίς να χρειάζεται να αναφερθεί στην περιγραφή.

Μόλις ονομάσετε τη μακροεντολή σας και καταχωρίσετε μια περιγραφή, επιλέξτε εάν θέλετε η μακροεντολή να είναι διαθέσιμη σε όλα τα έγγραφα ή μόνο στο τρέχον έγγραφο. Από προεπιλογή, το Word καθιστά τη μακροεντολή διαθέσιμη σε όλα τα έγγραφά σας και πιθανότατα θα διαπιστώσετε ότι αυτό είναι πιο λογικό. Ωστόσο, αν επιλέξετε να περιορίσετε τη διαθεσιμότητα της εντολής, απλά επισημάνετε το όνομα του εγγράφου στο Αποθηκεύστε τη μακροεντολή στο drop-down box.Όταν έχετε εισαγάγει τις πληροφορίες για τη μακροεντολή, κάντε κλικ στο κουμπίΕντάξει. Η Γραμμή εργαλείων μακρογραφιών εγγραφής θα εμφανιστεί στην επάνω αριστερή γωνία της οθόνης.

Καταγράψτε τη μακροεντολή σας

Ο δείκτης του ποντικιού θα έχει τώρα ένα μικρό εικονίδιο που μοιάζει με κασέτα δίπλα του, υποδεικνύοντας ότι το Word καταγράφει τις ενέργειές σας. Τώρα μπορείτε να ακολουθήσετε τα βήματα που ορίσατε στο στάδιο του σχεδιασμού. μόλις τελειώσετε, πατήστε τοΝα σταματήσει (είναι το μπλε τετράγωνο στα αριστερά). Μόλις πατήσετε τοΝα σταματήσει , η μακροεντολή του Word είναι έτοιμη για χρήση.

Εάν, για οποιονδήποτε λόγο, πρέπει να κάνετε παύση της εγγραφής, κάντε κλικ στοΠαύση εγγραφής / συνέχισης εγγραφής (αυτό είναι το ένα στα δεξιά). Για να συνεχίσετε την εγγραφή, κάντε κλικ ξανά.

Δοκιμάστε τη μακροεντολή σας

Για να εκτελέσετε τη μακροεντολή σας, χρησιμοποιήστε τοAlt + F8 για να εμφανίσετε το παράθυρο διαλόγου "Μακροεντολές". Επισημάνετε τη μακροεντολή σας στη λίστα και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπίΤρέξιμο. Εάν δεν βλέπετε τη μακροεντολή σας, βεβαιωθείτε ότι η σωστή τοποθεσία βρίσκεται στο Μακροεντολές στο κουτί.

Ο σκοπός πίσω από τη δημιουργία μακροεντολών στο Word είναι να επιταχύνετε την εργασία σας θέτοντας επαναλαμβανόμενα καθήκοντα και σύνθετες ακολουθίες εντολών στα χέρια σας. Αυτό που θα μπορούσε να πάρει κυριολεκτικά ώρες για να κάνετε χειροκίνητα διαρκεί μόνο μερικά δευτερόλεπτα με το πάτημα ενός κουμπιού.

Φυσικά, εάν έχετε δημιουργήσει πολλές μακροεντολές, ψάξτε μέσα από τοΜακροεντολές το παράθυρο διαλόγου θα φάει πολύ από το χρόνο που αποθηκεύετε. Αν όμως αντιστοιχίσετε τις μακροεντολές σας με ένα πλήκτρο συντόμευσης, μπορείτε να παρακάμψετε το παράθυρο διαλόγου και να αποκτήσετε πρόσβαση στη μακροεντολή σας απευθείας από το πληκτρολόγιο με τον ίδιο τρόπο που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα πλήκτρα συντόμευσης για να αποκτήσετε πρόσβαση σε άλλες εντολές στο Word.

Δημιουργία συντομεύσεων πληκτρολογίου για μακροεντολές

1. Από τοΕργαλεία , επιλέξτεΠροσαρμογή.
2. Στο παράθυρο διαλόγου Προσαρμογή (Customize), κάντε κλικ στο στοιχείοΠληκτρολόγιο.
3. Θα ανοίξει το πλαίσιο διαλόγου "Προσαρμογή πληκτρολογίου".
4. Στο πλαίσιο κύλισης κατηγοριών, επιλέξτεΜακροεντολές.
5. Στο πλαίσιο κύλισης μακροεντολών, εντοπίστε το όνομα της μακροεντολής στην οποία θέλετε να αντιστοιχίσετε το πλήκτρο συντόμευσης.
6. Εάν η μακροεντολή έχει αυτή τη στιγμή πληκτρολογημένο πλήκτρο, το πληκτρολόγιο θα εμφανιστεί στο πλαίσιο κάτω από το Τρέχοντα πλήκτρα επιγραφή.
7. Αν δεν έχει οριστεί πλήκτρο συντόμευσης στη μακροεντολή ή αν θέλετε να δημιουργήσετε ένα δεύτερο πλήκτρο συντόμευσης για τη μακροεντολή σας, κάντε κλικ στο πλαίσιο κάτω από την ετικέτα Πατήστε το νέο πλήκτρο συντόμευσης.
8. Πληκτρολογήστε το πληκτρολόγιο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για να αποκτήσετε πρόσβαση στη μακροεντολή σας. Εάν το πλήκτρο συντόμευσης έχει ήδη αντιστοιχιστεί σε μια εντολή, θα εμφανιστεί ένα μήνυμα που αναφέρει Αυτήν τη στιγμή έχει ανατεθεί ακολουθούμενο από το όνομα της εντολής. Μπορείτε να επανατοποθετήσετε το πληκτρολόγιο συνεχίζοντας, ή μπορείτε να επιλέξετε ένα νέο πληκτρολόγιο.
9. Στο Αποθήκευση αλλαγών στο αναπτυσσόμενο πλαίσιο επιλογήςΚανονικός για να εφαρμόσετε την αλλαγή σε όλα τα έγγραφα που δημιουργούνται στο Word. Για να χρησιμοποιήσετε το πλήκτρο συντόμευσης μόνο στο τρέχον έγγραφο, επιλέξτε το όνομα του εγγράφου από τη λίστα.
10. Κάντε κλικΑναθέτω.
11. Κάντε κλικΚοντά.
12. Κάντε κλικΚοντά στο παράθυρο διαλόγου Προσαρμογή (Customize).