Η επικοινωνία είναι σκληρή δουλειά. Σύμφωνα με πρόσφατες έρευνες, περνάμε το 1/3 της ώρας μας στο γραφείο μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου - ένας αριθμός που σίγουρα αυξάνεται.
Και αυτό δεν λαμβάνει υπόψη ούτε το άγχος που συνεπάγεται η κατανόηση του τρόπου με τον οποίο μπορείτε να μεταφέρετε ένα δυνητικά δύσκολο μήνυμα, όπως να ζητήσετε βοήθεια, να πείτε όχι, ή να σας παραδεχτώ.
Για να αξιοποιήσετε στο έπακρο το χρόνο και την ενέργεια σας, έχουμε στρογγυλοποιήσει μερικά από τα αγαπημένα μας σενάρια και πρότυπα για να κάνουμε πολύ πιο εύκολο και λιγότερο χρονοβόρο το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο (και μερικά άλλα πράγματα, όπως η συνήθης σύσταση του LinkedIn που πρέπει να γράψετε).
Είτε αναζητάτε εργασία, δικτύωση, ασχολείστε με τις καθημερινές επικοινωνίες εργασίας ή προσπαθείτε να είστε καλύτερος διαχειριστής, βρείτε την κατάστασή σας πιο κάτω, ρυθμίστε το πρότυπο σύμφωνα με τις προτιμήσεις σας και στείλτε το!
Αναζήτηση εργασίας
1. Χρειάζεστε τη βοήθεια του δικτύου σας για την εύρεση εργασίας
Η επίτευξη του τρέχοντος δικτύου σας και η ενημέρωσή του ότι βρίσκεστε στο κυνήγι είναι ένας ασφαλής τρόπος για να κάνετε την αναζήτηση εργασίας σας πιο εύκολη: Γιατί να ψάξετε μόνοι σας όταν θα μπορούσατε να έχετε μια ολόκληρη στρατιά από επαφές που να παρακολουθείτε για ευκαιρίες; Αλλά, για να είναι πιο πιθανό ότι θα σας βοηθήσουν, θα το κάνετε όσο το δυνατόν πιο εύκολο για αυτούς στέλνοντας ένα ηλεκτρονικό μήνυμα όπως αυτό.
2. Χρειάζεστε μια παραπομπή στο Dream Company σας
Έχετε κάνει αίτηση σε μια δουλειά στην εταιρεία ονείρων σας - και στη συνέχεια παρατήρησα ότι ένας φίλος είναι συνδεδεμένος με κάποιον εκεί. Ζητώντας από αυτόν να συνδεθεί και να σας εγγυηθεί μπορεί να αισθάνεται περίεργος, αλλά δεν χρειάζεται να είναι. Εδώ είναι πώς να το κάνουμε με τον σωστό τρόπο.
3. Θέλετε να γράψετε την τέλεια συνοδευτική επιστολή για να στρέψετε τις ικανότητές σας
Η συνοδευτική επιστολή σας δεν πρέπει να περνάει μόνο από το ιστορικό εργασίας σας (αυτή είναι η δουλειά του βιογραφικού σας). Η επισήμανση των δεξιοτήτων σας μπορεί να είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να ανακατευτείτε τα πράγματα ή να δείξετε γιατί θα είμαστε ένας ιδανικός υποψήφιος αν έχετε ένα λιγότερο παραδοσιακό μονοπάτι. Δοκιμάστε να συμπληρώσετε αυτό το πρότυπο και δείτε πόσο εντυπωσιακά ακούγεται.
4. Πρέπει να γράψετε μια σημείωση ευχαριστιών για μια συνέντευξη
Ειδικά αν είστε συνέντευξη πολλά, δεν υπάρχει καμία ανάγκη να fret πάνω από κάθε άτομο σας ευχαριστώ σημείωμα. Για μια βασική σημείωση που κάνει τη δουλειά σας, ξεκινήστε με αυτό το πρότυπο, τσιμπήστε το ελαφρώς για κάθε εταιρεία και ρόλο και στείλτε το από την EOD μετά από συνέντευξη.
5. Θέλετε να στείλετε μια ευχαριστήρια σημείωση που πραγματικά πηγαίνει πάνω και πέρα
Εάν μόλις συνέντευξη για την απόλυτη δουλειά των ονείρων σας, ίσως θέλετε να πάτε λίγο πιο πέρα από τη βασική ευχαριστήρια σημείωση. Ελέγξτε αυτό το πρότυπο για μια ιδέα για το πώς μπορείτε να προσθέσετε αξία στην εταιρεία προτού να προσφέρετε ακόμη και τη δουλειά. Με αυτήν την προσέγγιση, ο διαχειριστής προσλήψεων θα έχει έναν δύσκολο χρόνο να μην σας φέρει στο πλοίο.
6. Εφαρμόσατε σε μια εργασία μία ή δύο εβδομάδες - και θέλετε να κάνετε check-in
Δεν έχετε ακούσει πίσω από την δουλειά των ονείρων σας; Αν έχετε κρατήσει την αναπνοή σας για μερικές εβδομάδες, δεν βλάπτει να στείλετε ένα σύντομο, επαγγελματικό email παρακολούθησης, όπως αυτό.
7. Πρέπει να μειώσετε μια προσφορά εργασίας
Εσείς έχετε πάρει συνέντευξη, σας έχει δοθεί μια προσφορά - αλλά έχετε αποφασίσει ότι πρέπει να την απενεργοποιήσετε. Κρατήστε το μήνυμά σας ευγνώμονο, δώστε μια σύντομη εξήγηση γιατί και βεβαιωθείτε ότι έχετε κρατήσει την πόρτα ανοιχτή. Αυτές οι ιδέες θα πρέπει να βοηθήσουν στη δημιουργία του μηνύματός σας
Στο γραφείο
8. Δεν γνωρίζετε πραγματικά τι ζητά ο αποστολέας
Ξέρετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: Υπάρχουν πολλά λόγια, αλλά τίποτα δεν λέγεται πραγματικά, και έχετε αναρωτηθεί τι θέλει το άλλο πρόσωπο από εσάς. Μπορεί να φαίνεται σαν μια δύσκολη κατάσταση, αλλά η λύση είναι πραγματικά πολύ απλή: Ποντάρετε πίσω στον αποστολέα ωραία να ζητήσετε διευκρινίσεις.
9. Πρέπει να πείτε "όχι" σε κάτι
Ακόμη και αν θέλουμε να το κάνουμε (ή πραγματικά θέλουμε να το κάνουμε), όλοι έχουμε έναν σκληρό χρόνο λέγοντας "όχι". Ανεξάρτητα από την κατάσταση, αυτά τα σύντομα και γλυκά σενάρια θα το κάνουν πολύ, πολύ πιο εύκολο.
10. Πρέπει να πείτε "Όχι" σε κάποιον που πραγματικά θέλετε να βοηθήσετε
Το να λέτε "όχι" είναι ιδιαίτερα δύσκολο όταν είναι κάποιος που πραγματικά θέλετε να βοηθήσετε, απλά δεν έχετε το εύρος ζώνης: έναν φίλο, έναν στενό συνεργάτη ή κάποιον που σας έχει δώσει υποστήριξη στο παρελθόν. Χρησιμοποιήστε αυτό το πρότυπο για να το καταστήσετε ευκολότερο και να τον αφήσετε με τον πιο δυνατό τρόπο.
11. Παίρνετε ένα περίπλοκο κατάλογο πλυντηρίων σκέψεων, ιδεών και εργασιών
Αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι ένα πλήρες στοιχείο δράσης, ερωτήσεις, σκέψεις, σχόλια, εργασίες - ο κατάλογος συνεχίζεται και συνεχίζεται. Θα σας χρειαζόταν για πάντα μόνο να ζιζάνουμε μέσα από το μήνυμα, πόσο μάλλον να το κάνουμε. Η απάντησή σας θα είναι λίγο διαφορετική ανάλογα με το εάν πρόκειται για ένα αφεντικό ή έναν συνάδελφό σας, αλλά σε κάθε περίπτωση, θα χρειαστεί να ζητήσετε κάποια βοήθεια να δοθεί προτεραιότητα.
12. Χρειάζεστε περισσότερες πληροφορίες για να απαντήσετε
Κάποιος σας ρωτά μια ερώτηση από το μπλε, και δεν έχετε ιδέα για το τι μιλάει. Ή έχετε μια λογική, αλλά ξέρετε ότι χρειάζεστε λίγο περισσότερες πληροφορίες για να απαντήσετε καλά. Γράψτε γρήγορα τον αποστολέα, ζητώντας το πλαίσιο ή τις συγκεκριμένες λεπτομέρειες που χρειάζεστε.
13. Ο συνάδελφός σας κάνει ένα έργο πολύ δύσκολο
Εργάζεστε με κάποιον που κάνει κάτι πολύ (πολύ) πιο δύσκολο από ότι πρέπει να είναι; Μπορεί να είναι δύσκολο να προτείνετε έναν καλύτερο τρόπο χωρίς να βλάπτετε τα συναισθήματα κάποιου, αλλά με αυτόν τον τρόπο διευκολύνετε τη ζωή όλων . Απλά επιλέξτε τις λέξεις σας με σύνεση και χρησιμοποιήστε φράσεις που υπενθυμίζουν στον συνάδελφό σας ότι συνεργαζόμαστε συνεργατικά σε αυτό.
14. Έχετε μια σύγκρουση στο χώρο εργασίας - και πρέπει να πείτε στον προϊστάμενό σας
Προφανώς, η εκτέλεση του προϊσταμένου σας δεν πρέπει να είναι το πρώτο πράγμα που κάνετε όταν αντιμετωπίζετε προβλήματα με κάποιον από τους συναδέλφους σας. δοκιμάστε να το επεξεργαστείτε μόνοι σας πρώτα, προτού προχωρήσετε στις υψηλότερες αναβαθμίσεις. Αλλά αν η κατάσταση συνεχίσει να έρχεται, είναι εντάξει να μιλήσετε με τον διευθυντή σας, αρκεί να ακολουθήσετε αυτό το σενάριο για να το κάνετε χωρίς να ακούγεται σαν να κλαψουρίζεστε.
15. Πρέπει να σβήσετε ένα έργο
Εάν σας ζητηθεί να κάνετε ένα έργο που πραγματικά δεν θέλετε να κάνετε, θέλετε να γράψετε λίγο περισσότερο από "απολύτως όχι" πίσω. Είτε δεν είναι μέρος της δουλειάς σας είτε απλά δεν νομίζετε ότι αξίζει τον κόπο σας, ξεκινήστε με αυτά τα σενάρια για να πείτε ωραία "όχι".
16. Βγάζετε την εργασία σας
Γράφοντας μια επιστολή παραίτησης μπορεί να είναι τρομακτικό να πούμε το λιγότερο, αλλά με αυτό το εύκολο πρότυπο θα έχετε μια μεγάλη επιστολή γραμμένο και να είναι έξω από την πόρτα σε χρόνο μηδέν.
Διαχείριση
17. Καλείτε έναν υποψήφιο για μια συνέντευξη
Είτε παίρνετε συνέντευξη από κάποιον για πρώτη φορά είτε κάνετε κάτι τέτοιο και είστε απλά κουρασμένοι από το γράψιμο του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, έχουμε το τέλειο πρότυπο για να προσκαλέσουμε έναν υποψήφιο για μια συνέντευξη - γεμάτη από όλες τις λεπτομέρειες που χρειάζεται για να ξέρεις.
18. Προσφέρετε μια υποψήφια εργασία
Εσείς έχετε πάρει συνέντευξη από κάποιον που τον σκότωσε και είστε ενθουσιασμένοι να τον προσκαλέσετε στην ομάδα! Χρησιμοποιήστε αυτό το εύκολο πρότυπο για να πάρετε αυτή την προσφορά από την πόρτα ASAP.
19. Εσείς γυρίζετε έναν υποψήφιο προς τα κάτω
Αυτό μπορεί να είναι δύσκολο, αλλά το τέχνασμα είναι να το κρατήσουμε σύντομο και μέχρι το σημείο. Η αντιγραφή και επικόλληση αυτού του προτύπου θα πρέπει να κάνει τη δουλειά πολύ πιο εύκολη.
20. Έχετε Messed Up-και πρέπει να πείτε στους πελάτες σας
Η παράδοση των ειδήσεων σχετικά με μια κρίση ή ένα πρόβλημα στους πελάτες ή τους πελάτες σας μπορεί να είναι δύσκολο, αλλά σας δίνει την ευκαιρία να δείξετε ότι βρίσκεστε στην κορυφή και εργάζεστε στο θέμα. Αυτό το σενάριο πρέπει να σας βοηθήσει να αποσυνδέσετε το μήνυμα γρήγορα, ώστε να μπορείτε να αφιερώσετε περισσότερο χρόνο για να διορθώσετε το πρόβλημα.
21. Πρέπει να γράψετε μια σύντομη σύσταση LinkedIn
Μην παρασυρθείτε και μην αφήσετε να σας ζητηθεί να γράψετε μια σύσταση για κάποιον που βρίσκεται στο LinkedIn. Συμπληρώστε τα κενά του προτύπου και θα έχετε μια ξεχωριστή σύσταση σε λιγότερο από πέντε λεπτά.
Δικτύωση
22. Χρειάζεστε μια εισαγωγή
Ανακαλύπτετε ότι κάποιος φίλος ή συνάδελφος γνωρίζει κάποιον που θα ήταν τέλειος για να γνωρίζετε, είτε πρόκειται για την εξέλιξη της σταδιοδρομίας σας είτε για την αναζήτηση εργασίας σας ή για τις προσπάθειες πώλησής σας. Πώς μπορείτε να ζητήσετε από την επαφή σας να σας παρουσιάσει - χωρίς να χρειαστεί να αισθάνεστε ανάγκη και ενοχλητικό; Αυτό το πρότυπο πρέπει να κάνει το τέχνασμα.
23. Έχετε ζητηθεί να κάνετε μια εισαγωγή
Εάν σας ζητηθεί από έναν συνάδελφο να τον παρουσιάσετε σε μια επαφή. Όμως, δεν θέλετε απλώς να τα συνδέσετε αμέσως - θέλετε να βεβαιωθείτε ότι η επαφή σας είναι εντάξει με την εισαγωγή τους, ώστε να μην τον ενοχλήσετε ή να τον κάνετε ανήσυχο. Ακολουθεί το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θα στείλετε για να το κάνετε OK.
24. Πραγματικά κάνετε την Εισαγωγή
Όλα λέγονται και γίνονται, και η επαφή σας είναι στην ευχάριστη θέση να παρουσιαστεί στον φίλο σας. Μεγάλος! Χρησιμοποιήστε αυτό το σύντομο πρότυπο για να υπενθυμίσετε σε σύντομο χρονικό διάστημα σε κάθε άτομο γιατί τους παρουσιάζετε και, στη συνέχεια, το βγάλτε από τα χέρια σας!
25. Πρέπει να εξηγήσετε τι κάνετε
Είτε αυτοπροσώπως σε μια εκδήλωση δικτύωσης ή μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με μια νέα επαφή, μπορεί να είναι δύσκολο να εξηγήσετε τι ακριβώς κάνετε με τρόπο που δεν είναι εντελώς βαρετό. Συμβουλή: Μην αναφέρετε μόνο τον τίτλο εργασίας σας. Στη συνέχεια, εξετάστε αυτό το πρότυπο για να κάνετε το ύψος του ανελκυστήρα σας πιο αξέχαστο.
26. Θέλετε έναν πελάτη να σας συστήσει σε άλλους
Έχετε μερικούς πελάτες που σας αγαπούν - και ελπίζοντας ότι θα εξαπλωθεί η λέξη για το πόσο θαυμάσια είναι τα προϊόντα ή οι υπηρεσίες σας; Αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα σας κάνει εξαιρετικά εύκολο για οποιονδήποτε να σας βοηθήσει.
27. Έχετε τρόπο που πολλοί άνθρωποι που ζητούν να "επιλέξετε τον εγκέφαλό σας"
Δεν έχετε χρόνο να απαντήσετε σε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ζητούν ενημερωτικές συνεντεύξεις, πόσο μάλλον να τα πηγαίνετε πραγματικά ; Εδώ είναι μερικές στρατηγικές για να λειτουργήσει-ή να τους καταστήσει κάτω-με εύκολα-προς-email scripts για καθένα.
Αρκετά εύκολο, έτσι;
Ωστόσο, προτού στείλετε αυτό το μήνυμα, λάβετε υπόψη αυτούς τους 25 βασικούς κανόνες εθιμοτυπίας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, δηλαδή εάν θέλετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας να λάβει πραγματικά μια απάντηση.
