Ποιος δεν αισθάνεται την ανάγκη να κάνει περισσότερα μέσα σε λιγότερο χρόνο; Εάν ξοδεύετε μεγάλο μέρος της ημέρας επεξεργασίας μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα είστε ευτυχείς να ακούσετε ότι υπάρχουν πολλοί τρόποι για πιο αποτελεσματική χρήση του Outlook.
Αλλάξτε τις προεπιλογές σε αυτό που συνήθως προτιμάτε και χρησιμοποιείτε. να χρησιμοποιήσετε μια συντόμευση πληκτρολογίου ή δύο? Ρύθμιση φίλτρων για αυτοματοποίηση. βεβαιωθείτε ότι το ίδιο το Outlook εκτελείται με τη μέγιστη ταχύτητα και ότι ο χρόνος σας στο Outlook θα δαπανηθεί καλά.
Ελέγξτε τις παρακάτω συμβουλές και μυστικά και θα είστε σε καλό δρόμο για να αναβαθμίσετε λίγο το χρόνο σας.
01 από 23Μηνύματα αρχείων με ένα κλικ
Κάντε ταχύτερα αυτό που κάνετε τόσο συχνά. Μάθετε πώς μπορείτε να ρυθμίσετε το Outlook έτσι ώστε να μπορείτε να αρχειοθετείτε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε φακέλους που χρησιμοποιούνται συχνά με ένα μόνο κλικ.
Συνεχίστε την ανάγνωση παρακάτω
02 από 23Εξοικονόμηση συνομιλιών
Γιατί να ανεχτείτε να έχετε φακέλους ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και το μυαλό σας γεμάτο από oodles μηνυμάτων που αναφέρονται αλλού αλλού; Μάθετε πώς να χρησιμοποιείτε αυτόματα το Outlook για καθαρισμό. Μπορεί να μετακινήσει ή να διαγράψει τα περιττά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όλα από μόνο του.
Συνεχίστε την ανάγνωση παρακάτω
03 από 23Επαναλάβετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Στείλτε ξανά ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook για να επαναχρησιμοποιήσετε το περιεχόμενό του, το θέμα ή τους παραλήπτες, αντί να ξεκινήσετε με μια κενή οθόνη.
04 από 23Κρατήστε τα αρχεία του Outlook μικρά και ευέλικτα
Εάν θέλετε το Outlook να είναι γρήγορο και γρήγορο, κρατήστε το κύριο μέγεθος αρχείου PST μικρό. Το αρχείο PST είναι όπου το Outlook αποθηκεύει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, επαφές, ημερολόγια και πολλά άλλα. Μπορείτε, για παράδειγμα, να μεταφέρετε τα παλιά μηνύματα σε ξεχωριστό αρχείο αρχειοθέτησης.
Συνεχίστε την ανάγνωση παρακάτω
05 από 23Ρύθμιση εξωχρηματιστηριακής υπηρεσίας ή αυτόματης απάντησης διακοπών
Έχετε το Outlook να απαντήσει εκ μέρους σας για να ορίσετε τις προσδοκίες. Αυτό σας εξοικονομεί χρόνο όχι μόνο όταν πλησιάζετε μετά τις διακοπές αλλά και κάθε εργάσιμη μέρα.
06 από 23Μετακίνηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου γρήγορα σε οποιοδήποτε φάκελο
Ακόμα κι αν δεν έχετε ρυθμίσει την κατάθεση ενός φακέλου με ένα κλικ, το Outlook σάς επιτρέπει να μεταφέρετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε φακέλους γρήγορα. Μπορείτε να μεταφέρετε μηνύματα χρησιμοποιώντας μόνο το πληκτρολόγιο, για παράδειγμα, ή ένα εύχρηστο κουμπί στην κορδέλα.
Συνεχίστε την ανάγνωση παρακάτω
07 από 23Δημιουργία και χρήση προτύπων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Όταν συνειδητοποιείτε ότι συνθέτετε παρόμοια μηνύματα ξανά και ξανά, ήρθε η ώρα να μάθετε πώς μπορείτε να αποθηκεύσετε ένα τέτοιο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως πρότυπο στο Outlook για μελλοντική χρήση. Θα μπορείτε να στείλετε το ίδιο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου - ή παρόμοιο - με επανειλημμένα αξιοζήλευτη ταχύτητα.
08 από 23Αλλάξτε το προεπιλεγμένο πρότυπο και μέγεθος γραμματοσειράς του Outlook
Εάν πιστεύετε ότι η γραμματοσειρά που χρησιμοποιεί το Outlook όταν συντάσσετε ένα μήνυμα ή διαβάζετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι πολύ μεγάλη, ψηλά, μικρά, μικροσκοπικά, μεγάλα ή μπλε, αλλάξτε το. Μάθετε πώς μπορείτε να ορίσετε την ακριβή γραμματοσειρά, το στυλ γραμματοσειράς και το χρώμα που θέλετε να χρησιμοποιήσετε από προεπιλογή για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook.
Συνεχίστε την ανάγνωση παρακάτω
09 από 23Διαγραφή και σίγαση συνομιλίας
Όταν βρείτε τον εαυτό σας βυθίζοντας μέσω μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και συζητήσεις που είναι εντελώς άσχετες, το Outlook μπορεί να βοηθήσει. Μάθετε πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Outlook για να διαγράψετε μια ολόκληρη συζήτηση και να αφαιρέσετε το Outlook τα μελλοντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο ίδιο νήμα αυτόματα.
10 από 23Φιλτράρετε αυτόματα ένα μήνυμα αλληλογραφίας ενός αποστολέα σε έναν συγκεκριμένο φάκελο
Ξεκινώντας με οποιοδήποτε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ρυθμίστε ένα φίλτρο του Outlook που μετακινεί αυτόματα όλα τα μελλοντικά μηνύματα από τον ίδιο αποστολέα σε έναν συγκεκριμένο φάκελο.
Συνεχίστε την ανάγνωση παρακάτω
11 από 23Εύρεση σχετικών μηνυμάτων
Γιατί μιλάμε για αυτό τώρα; Πώς ξεκίνησε η συζήτηση; Τι είπα; Στο Outlook, η εύρεση όλων των σχετικών μηνυμάτων είναι εύκολη. Δεν θα χρειαστεί να βασιστείτε στη μνήμη σας.
12 από 23Ορίστε τον προεπιλεγμένο λογαριασμό για νέα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Βεβαιωθείτε ότι τα νέα μηνύματα που συνθέσατε ξεκινούν με το πιο πιθανό Από η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχετε ήδη επιλέξει στο Outlook.
13 από 23Αναζήτηση μέσα σε ένα μήνυμα
Θέλετε να βρείτε κάτι σε ένα μακρύ, δύσχρηστο email; Μάθετε πώς να χρησιμοποιείτε το Outlook για να αναζητήσετε το κείμενο μέσα σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
14 από 23Προγραμματίστε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θα παραδοθούν αργότερα
Μπορείτε να καθοδηγήσετε το Outlook να στείλει ένα μήνυμα μόνο την ή μετά από μια συγκεκριμένη ημερομηνία. Αυτό είναι ιδιαίτερα βολικό για τα συμβατικά γεγονότα, όπως μια εβδομαδιαία ανακοίνωση σύσκεψης.
15 από 23Επαναφέρετε γρήγορα ένα μήνυμα
Ωχ! Διαγράψατε μόνο ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook που δεν ήταν έτοιμο να κατευθυνθεί στο φάκελο "Διαγραμμένα στοιχεία"; Μην ανησυχείς. Εδώ είναι ένας απλός τρόπος για να πάρετε αυτό το email ξανά σε μια στιγμή.
16 από 23Ρύθμιση λιστών διανομής
Δημιουργήστε τις δικές σας λίστες αλληλογραφίας στο Outlook και στείλετε μηνύματα σε ομάδες ανθρώπων εύκολα χωρίς να χρειάζεται να πληκτρολογήσετε όλες τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
17 από 23Διαγραφή συνημμένων από μηνύματα
Διατηρήστε το μήνυμα. χάνει το μεγάλο του μέγεθος. Μάθετε πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Outlook για να καταργήσετε τα συνημμένα αρχεία - αφού τα αποθηκεύσετε αλλού - από μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μπορείτε να περιορίσετε σημαντικά το μέγεθος του γραμματοκιβωτίου σας.
18 από 23Βρείτε όλα τα μηνύματα από έναν αποστολέα γρήγορα
Το Outlook εντοπίζει όλα τα μηνύματα από έναν συγκεκριμένο αποστολέα και τα εμφανίζει γρήγορα σε εσάς με αυτή την συμβουλή.
19 από 23Ρυθμίστε ένα φάκελο "Όλες οι αλληλογραφίες"
Δείτε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που εστάλησαν, ελήφθησαν, αρχειοθετήθηκαν και υποβλήθηκαν για έναν λογαριασμό σε μια θέση στο Outlook.
20 από 23Έχετε αποστέλλονται μηνύματα αλληλογραφίας του Outlook μόνο σε εσάς
Όταν είστε ο μόνος παραλήπτης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το μήνυμα είναι συνήθως πιο σημαντικό από ότι αν είστε ένας από δώδεκα άτομα. Μάθετε πώς το Outlook μπορεί να επισημάνει μηνύματα που έχουν μόνο σας στη γραμμή Προς:.
21 από 23Επεξεργασία μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Αντί να προωθήσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον εαυτό σας ή να κάνετε μια σημείωση σε άλλο σημείο του Outlook ή ενδεχομένως έξω από αυτό, μπορείτε να επεξεργαστείτε τυχόν ληφθέντα email ακριβώς στη θέση του.
22 από 23Αυτόματα Cc: Όλα τα μηνύματα που στέλνετε
Το Outlook μπορεί να στείλει ένα αντίγραφο κάθε μήνυμα που συνθέσατε σε άλλη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
23 από 23Αναπτύξτε το Outlook με πρόσθετα εξοικονόμησης χρόνου
Τα πρόσθετα όπως το ClearContext, το Organizer Email Nelson, το Xobni, το Lookeen και το Auto-Mate μπορούν να βελτιώσουν σημαντικά τη ροή εργασίας του Outlook, τοποθετώντας τις σωστές πληροφορίες κοντά στις άκρες των δακτύλων σας, φιλτράροντας έξυπνα και αυτοματοποιώντας επαναλαμβανόμενες εργασίες.
