Το GTD ή το Getting Things Done είναι ένα προσωπικό σύστημα παραγωγικότητας που θα σας βοηθήσει να οργανώσετε και να διαχειριστείτε τις δεσμεύσεις και τις ευθύνες σας. Αναπτύχθηκε από τον παραγωγό γκουρού David Allen και διαδόθηκε στο βιβλίο του Τελειώνοντας τα πράγματα . Ο στόχος της χρήσης ενός συστήματος όπως αυτό είναι να επιτευχθεί και να διατηρηθεί ένας ήρεμος και επικεντρωμένος έλεγχος όλων των στοιχείων της ζωής σας (τόσο εργασίας όσο και προσωπικού) - χρήσιμος τόσο για τους εργαζόμενους στο χώρο εργασίας όσο και για τους ανθρώπους που διαχειρίζονται τακτικά ή κατευθύνουν το δικό τους χρόνο και καθήκοντα (τηλεργαζόμενοι, επαγγελματίες κινητής τηλεφωνίας και επιχειρηματίες).
Βασικά στοιχεία GTD
Αν ενδιαφέρεστε για συστήματα προσωπικής παραγωγικότητας ή ροής εργασίας, θα πρέπει να διαβάσετε τον David Allen Τελειώνοντας τα πράγματα , "Η τέχνη της παραγωγικότητας χωρίς άγχος". Εάν το σύνολο των συστάσεων του ήθελε μια χορδή μαζί σας, το βιβλίο προσφέρει πολλές χρήσιμες συμβουλές για τη διαχείριση του χρόνου και των ευθυνών σας.
Για μια γρήγορη επισκόπηση του συστήματος GTD, εδώ είναι μερικές από τις βασικές αρχές αυτού του μοντέλου παραγωγικότητας:
- Συλλαμβάνετε όλα όσα έχετε να κάνετε, σκέφτεστε, ίσως χρειαστεί να παρακολουθήσετε - δηλαδή "πράγματα" - σε ένα αξιόπιστο μέρος (ένα φυσικό και / ή ψηφιακό φάκελο εισερχομένων). Αυτή η πρώτη άσκηση είναι μόνο για να πετάξετε όλες τις πληροφορίες που κυλούν στο κεφάλι σας ή σε διάφορα μέρη του σπιτιού σας στα εισερχόμενά σας - χωρίς να χρειάζεται να την αναλύσετε ή να την οργανώσετε πρώτα. Κάνοντας αυτό θα σας βοηθήσει να καθαρίσετε το μυαλό σας και να σας δώσει ένα αξιόπιστο μέρος για να βρείτε εκείνα τα περίεργα κομμάτια των πληροφοριών που θα χρειαστείτε σε κάποιο σημείο. Για πολλούς ανθρώπους, αυτό το μόνο βήμα μπορεί να απελευθερωθεί
- Τακτικά (π.χ. εβδομαδιαία) περνούν από τα εισερχόμενά σας για να ταξινομήσουν τις πληροφορίες και τις εργασίες σε τρεις κύριες ενότητες:
- Ημερολόγιο: δράσεις ευαίσθητες στο χρόνο και πράγματα που πρέπει να αντιμετωπιστούν σε μια συγκεκριμένη χρονική στιγμή. Χρησιμοποιώ το Ημερολόγιο Google για αυτό, επειδή μου επιτρέπει να βλέπω συναντήσεις και να λαμβάνω υπενθυμίσεις ενώ βρίσκεστε εν κινήσει. συγχρονίζει επίσης καλά με το Outlook.
- Λίστες ενεργειών: λίστες των φυσικών, ορατών ενεργειών που απαιτούνται για να προχωρήσετε στο επόμενο βήμα για την ολοκλήρωση ενός έργου ή την εκπλήρωση δέσμευσης (π.χ. "Κλήσεις" ή "Αναζήτηση Google"). Εάν κάποια από τις δεσμεύσεις σας απαιτεί περισσότερα από ένα βήματα, προσθέστε τα "Έργα". Χρησιμοποιώ τον ηλεκτρονικό κατάλογο των Toodledo, επειδή έχει μια δωρεάν εφαρμογή Android, αλλά και άλλοι, όπως το Remember the Milk. Ή μπορείτε να χρησιμοποιήσετε λίστες χαρτιού ή κάρτες ευρετηρίου. Θυμηθείτε, ο στόχος είναι να βρείτε αυτό που σας ταιριάζει καλύτερα.
- Ατζέντα: Αυτές οι λίστες καταγράφουν αντικείμενα που αφορούν άλλους ανθρώπους ή μπορεί να χρειαστεί να συζητηθούν σε συναντήσεις. Άλλες ειδικές λίστες καταγράφουν τα στοιχεία "Αναμονή" και "Ίσως / κάποια μέρα".
- Εβδομαδιαία ή καθημερινά, ανατρέξτε στο ημερολόγιο και τις λίστες των επόμενων ενεργειών ώστε να μπορείτε να μεταφέρετε τις δεσμεύσεις σας μέχρι την ολοκλήρωσή τους.
- Αρχείο Tickler: Ένα χρήσιμο εργαλείο που προτείνει ο David Allen είναι ένα σύνολο 43 φακέλων (12 μηνιαίες και 31 καθημερινές) για την παρακολούθηση των στοιχείων που είναι ευαίσθητα στο χρόνο και τα οποία πρέπει να ενεργήσουν. Ελέγχετε καθημερινά τα αρχεία tickler (χρησιμοποιώ τον διοργανωτή πληρωμής λογαριασμού διάρκειας 31 ημερών ως αρχείο tickler επειδή δεν έχω γενικά στοιχεία για να παρακολουθήσω το παρελθόν ένα μήνα που δεν μπορούν να τεθούν στο ημερολόγιό μου Google. ξύλινο διοργανωτή λογαριασμών δίπλα στην εξωτερική οθόνη μου στη φωτογραφία του γραφείου στο σπίτι μου).
- Να ενημερώνετε και να επανεξετάζετε συνεχώς τις δεσμεύσεις σας (στα εισερχόμενά σας και τις λίστες), ώστε να μπορείτε να αισθάνεστε σίγουροι για το πώς διαχειρίζεστε και να ξοδεύετε το χρόνο σας.
Αυτό που μου αρέσει περισσότερο για το σύστημα GTD είναι ότι είναι προσαρμόσιμο και ευέλικτο, παρέχοντας παράλληλα μερικές ισχυρές αρχές οργάνωσης. Είναι πολύ απλό στη χρήση και συμβάλλει στην εδραίωση των καθηκόντων που πρέπει να κάνω για διάφορες εργασιακές / προσωπικές δεσμεύσεις. Και το GTD είναι πολύ φιλικό προς το geek, επειδή μπορείτε πραγματικά να πάτε σε ολόκληρο το γουρούνι στην ταξινόμηση των αντικειμένων, την ανάπτυξη hacks και προσαρμοσμένων προσωπικών εργαλείων παραγωγικότητας κ.ο.κ. Στο τέλος, όμως, αυτό που πραγματικά έχει σημασία είναι εάν κερδίζετε ειρήνη και παραγωγικότητα.
Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το GTD, δείτε:
- Η επίσημη ιστοσελίδα Getting Things Done
- 43 Φάκελοι - ένας ιστοχώρος για το χρόνο, την προσοχή και τη δημιουργική εργασία
- Περιεχόμενο GTD στο Lifehacker, πρωταθλητές της GTD
