Το SharePoint είναι η πλατφόρμα συνεργασίας της Microsoft, παρόμοια με το Google Drive, αλλά και πολλά άλλα. Είναι ένας χώρος όπου τα μέλη της ομάδας μπορούν να επικοινωνούν, να ανταλλάσσουν δεδομένα και να συνεργάζονται. ένα αποθετήριο κοινόχρηστων αρχείων, ένα blog, ένα σύστημα διαχείρισης περιεχομένου ιστού και ένα intranet.
Το SharePoint ως βελτιωμένη μονάδα αρχείων
Πριν από μερικά χρόνια, η τεχνολογία αιχμής της Microsoft είχε δύο συνιστώσες: το Exchange, το οποίο τροφοδοτείται με μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και κοινόχρηστα ημερολόγια και δίσκους αρχείων δικτύου. Αυτές οι μονάδες δίσκου, τις οποίες μπορεί να θυμάστε, είχαν γράμματα γράμματα όπως "S:" ή "X:", τα αρχεία που φιλοξενούσε ολόκληρη η ομάδα σας, αλλά μόνο ένα άτομο θα μπορούσε πραγματικά να τα επεξεργαστεί κάθε φορά. Ως λύση, μπορείτε να τις αντιγράψετε στο τοπικό σας μηχάνημα και να επεξεργαστείτε εκεί. Κάτι τέτοιο θα οδηγούσε μερικές φορές σε σύγχυση, σε πολλές περιπτώσεις αντικατάστασης και σε κρυφά ονόματα αρχείων.
Έτσι, η Microsoft δημιούργησε το SharePoint, το οποίο παρείχε μερικά πλεονεκτήματα:
- Έκδοση αρχείου: Σημαίνει ότι θα μπορούσατε να έχετε ένα ενιαίο αρχείο "Our Important Report.doc". Το SharePoint θα διαχειρίζεται την "αναθεώρηση 1", "αναθεώρηση 2", κλπ. Έδωσε ακόμη και μια λειτουργία σχολιασμού, έτσι μπορείτε να περιγράψετε τις αλλαγές που εισήγαγε συγκεκριμένη αναθεώρηση, π.χ. "αυτό περιέχει τα σχόλια του Ααρών".
- Check-in / Check-out: Η δυνατότητα ενός χρήστη να κλειδώνει ένα αρχείο από αλλαγές από άλλο χρήστη. Αν κάποιος επιχείρησε να αποκτήσει πρόσβαση σε ένα αρχείο που έχει κλείσει κάποιος άλλος χρήστης, το SharePoint θα του παρακίνησε να το κατεβάσει τοπικά, αλλά επίσης να προειδοποιήσει ότι τυχόν αλλαγές που έγιναν ενδέχεται να μην είναι συγχρονισμένες με ό, τι κάνει ο τρέχων χρήστης. Αυτό έδωσε μια απλή ροή εργασίας όπου τουλάχιστον κάποιος πρέπει να περιμένει μέχρι να τελειώσει το άλλο άτομο. Οι πιο πρόσφατες εκδόσεις προσφέρουν ακόμη και να ειδοποιούν ένα άτομο όταν το αρχείο απελευθερώνεται.
- Ισχυρή ευρετηρίαση και αναζήτηση: Αυτό έγινε ένα χαρακτηριστικό ακρογωνιαίο λίθο, όπως ο κόσμος συνηθίζει να Googling τα πάντα. Πηγαίνουν τις ημέρες που θα χρειαστεί να σκάψετε κάτω από μια ντουζίνα επίπεδα φακέλων και ελπίζω να θυμόμαστε τους ακριβώς σωστά.
- Μια διεπαφή ιστού: Αυτό σε συνδυασμό με τη βελτιωμένη αναζήτηση έκανε το SharePoint ένα one-stop shop για συνεργασία στο επιχειρηματικό περιεχόμενο.
- Ενσωμάτωση με τα Windows Apps: Η δυνατότητα λήψης ενός αρχείου από το SharePoint χρησιμοποιώντας το Αρχείο > Ανοιξε διαλόγους που εμφανίζονται στα προγράμματα των Windows, όπως το Microsoft Office.
Σε μια έξυπνη κίνηση, η Microsoft διατήρησε επίσης την έννοια του παλιού δίσκου αρχείων, πράγμα που σημαίνει ότι θα μπορούσατε να ανοίξετε ένα αρχείο Excel από τη μονάδα "X:", να το τροποποιήσετε και στη συνέχεια να το αποθηκεύσετε, όπως και πριν. Ωστόσο, στο παρασκήνιο, το SharePoint θα ελέγξει το αρχείο έξω για σας, στη συνέχεια να το ελέγξετε ξανά και να το εκδώσετε για εσάς. Όλα αυτά τα χαρακτηριστικά εξακολουθούν να υπάρχουν και λειτουργούν καλά, αλλά το SharePoint είναι κάτι περισσότερο από μια φανταστική κίνηση αρχείων σήμερα.
Το Office 365 και την πλατφόρμα συνεργασίας του SharePoint
Καθώς οι Google, η Apple, η DropBox και άλλοι βελτίωσαν τις δυνατότητες των υπηρεσιών cloud, η Microsoft δούλευε μόνη της. Μια νέα υπηρεσία κοινής χρήσης αρχείων που ονομάζεται SkyDrive (τώρα OneDrive) ανέλαβε απλή κοινή χρήση αρχείων. Με αυτό, το SharePoint έγινε ένα σημαντικό στοιχείο του προϊόντος της Microsoft Office 365, το οποίο συνδυάζει τη συνεργασία με βάση το cloud με πρόσβαση που βασίζεται στη συνδρομή στο Office.
Το SharePoint είναι μια Πλατφόρμα Περιεχομένου Ιστού, αλλά όχι ακριβώς το WordPress ή το Squarespace που πιθανώς συνδέετε με αυτόν τον όρο. Θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε το SharePoint για να δημιουργήσετε σελίδες και να τις δημοσιεύσετε ως ιστότοπο, αλλά θα μπορούσατε επίσης να δημιουργήσετε έναν ιστότοπο για μια ομάδα τμήματος και στη συνέχεια να αφαιρέσετε τμήματα του Web που να περιλαμβάνουν ένα blog με ανακοινώσεις, μια λίστα με μέλη της ομάδας από το Exchange, μια βιβλιοθήκη των εγγράφων και ένα πλέγμα δεδομένων που οδηγείται από ένα βιβλίο εργασίας του Excel.
Ως δημόσιος ιστός CMS ήταν επαρκής, αλλά ως ένα intranet που θα μπορούσε να δείξει κομμάτια των εταιρικών δεδομένων, ήταν αρκετά δροσερό.
Τι είναι το SharePoint σήμερα;
Το σημερινό SharePoint βασίζεται στα πλεονεκτήματα του και είναι συμβατό με τα Windows, macOS, Android, iOS και προγράμματα περιήγησης ιστού. Διατηρεί την ίδια έννοια ενός "ιστότοπου", αλλά πιο πρόσφατες εκδόσεις εισήγαγαν τη δυνατότητα προσθήκης εφαρμογών σε αυτόν τον ιστότοπο. Οι προγραμματιστές τρίτων έχουν ακόμη μια αγορά στην οποία μπορούν να προσφέρουν τις δικές τους.
Το SharePoint είναι σαν μια βάση για την ομάδα σας, όπου μπορείτε να συλλέγετε αρχεία, συζητήσεις, ανακοινώσεις και σχεδόν οποιαδήποτε άλλη μορφή συνεργασίας που μπορείτε να φανταστείτε.
Συμβουλές για τον τρόπο χρήσης του SharePoint
- Το SharePoint είναι διαθέσιμο ως μέρος του Office 365, αλλά μόνο για επιχειρηματικούς λογαριασμούς. Τούτου λεχθέντος, οι λογαριασμοί αυτοί μπορούν να ληφθούν για μόλις $ 5 / μήνα.
- Η κεντρική ιδέα στο SharePoint είναι μια τοποθεσία. Πρέπει πρώτα να ορίσετε έναν ιστότοπο και, στη συνέχεια, μπορείτε να προσθέσετε περιεχόμενο ή widget σε αυτόν.
- Παρόλο που το SharePoint ήταν ένα CMS παρόμοιο με το WordPress, όπου εισάγετε περιεχόμενο και δημοσιεύθηκε σε έναν δημόσιο ιστότοπο, η έκδοση του Office 365 χρησιμοποιείται πιο συχνά ως χώρος συνεργασίας.
