Σύνδεση δεδομένων σε Excel, Word και PowerPoint Με σύνδεση επικόλλησης

Αν και μπορείτε να αντιγράψετε και να επικολλήσετε δεδομένα από ένα αρχείο Excel σε άλλο, μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε μια σύνδεση μεταξύ δύο αρχείων ή βιβλίων εργασίας. Όταν δημιουργείτε μια σύνδεση μεταξύ αρχείων, τα αντιγραμμένα δεδομένα ενημερώνονται όταν αλλάζουν τα αρχικά δεδομένα. Είναι επίσης δυνατό να δημιουργήσετε μια σύνδεση μεταξύ ενός γραφήματος που βρίσκεται σε ένα βιβλίο εργασίας του Excel και ένα αρχείο Microsoft Word ή διαφάνεια PowerPoint.

Σημείωση: Οι πληροφορίες σε αυτό το άρθρο ισχύει για τις εκδόσεις Excel 2019, 2016, 2013, 2010 και Excel για Mac.

Επικόλληση συνδέσεων μεταξύ αρχείων Excel και Word

Στην εικόνα του παραδείγματος, τα δεδομένα από ένα αρχείο Excel έχουν συνδεθεί με ένα έγγραφο του Word. Τα δεδομένα επικολλώνται στο έγγραφο ως πίνακας. Ο πίνακας μπορεί στη συνέχεια να μορφοποιηθεί χρησιμοποιώντας τις δυνατότητες μορφοποίησης του Word.

Αυτός ο σύνδεσμος δημιουργείται με την επιλογή "Επικόλληση σύνδεσης". Για τις λειτουργίες σύνδεσης επικόλλησης, το αρχείο που περιέχει τα αρχικά δεδομένα είναι γνωστό ως αρχείο προέλευσης και το δεύτερο αρχείο ή το βιβλίο εργασίας που περιέχει τον τύπο συνδέσμου είναι το αρχείο προορισμού .

Συνδέστε μεμονωμένα κελιά στο Excel με μια φόρμουλα

Μπορούν επίσης να δημιουργηθούν συνδέσεις μεταξύ μεμονωμένων κελιών σε ξεχωριστά βιβλία εργασίας του Excel χρησιμοποιώντας έναν τύπο. Αυτή η μέθοδος μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τη δημιουργία ζωντανού συνδέσμου για τύπους ή δεδομένα, αλλά λειτουργεί μόνο για μεμονωμένα κελιά.

1. Επιλέξτε το κελί στο βιβλίο εργασίας προορισμού όπου θέλετε να εμφανίζονται τα δεδομένα.
2. Πατήστε το σημάδι ισότητας ( = ) στο πληκτρολόγιο για να ξεκινήσει ο τύπος.
3. Μεταβείτε στο βιβλίο εργασίας προέλευσης και επιλέξτε το κελί που περιέχει τα δεδομένα που θέλετε να συνδέσετε.
4. Πάτα το Εισαγω κλειδί. Το Excel μεταβαίνει ξανά στο αρχείο προορισμού. Τα συνδεδεμένα δεδομένα εμφανίζονται στο επιλεγμένο κελί.
5. Επιλέξτε τα συνδεδεμένα δεδομένα για να εμφανίσετε τον τύπο συνδέσμου στη γραμμή τύπων πάνω από το φύλλο εργασίας.

Επικόλληση επιλογών συνδέσμου σε Word και Excel

Κατά την επικόλληση ενός συνδέσμου για δεδομένα, το Word σάς επιτρέπει να επιλέξετε αν θα μορφοποιηθούν τα συνδεδεμένα δεδομένα χρησιμοποιώντας τις τρέχουσες ρυθμίσεις για τα αρχεία προέλευσης ή προορισμού. Το Excel δεν προσφέρει αυτές τις επιλογές. Το Excel εφαρμόζει αυτόματα τις τρέχουσες ρυθμίσεις μορφοποίησης στο αρχείο προορισμού.

Σύνδεση δεδομένων μεταξύ Word και Excel

Για να συνδέσετε δεδομένα μεταξύ του Word και του Excel:

1. Ανοίξτε το βιβλίο εργασίας του Excel που περιέχει τα δεδομένα που πρόκειται να συνδεθούν (το αρχείο προέλευσης).
2. Ανοίξτε το αρχείο προορισμού. Αυτό μπορεί να είναι ένα βιβλίο εργασίας του Excel ή ένα έγγραφο του Word.
3. Στο αρχείο προέλευσης, επισημάνετε τα δεδομένα που πρόκειται να αντιγραφούν.
4. Στο αρχείο προέλευσης, επιλέξτε Σπίτι > αντίγραφο. Τα επιλεγμένα δεδομένα περιβάλλονται από μια διακεκομμένη γραμμή.
5. Στο αρχείο προορισμού, επιλέξτε τη θέση όπου θα εμφανίζονται τα συνδεδεμένα δεδομένα. Στο Excel, επιλέξτε το κελί που θα βρίσκεται στην επάνω αριστερή γωνία των επικολλημένων δεδομένων.
6. Από την καρτέλα Αρχική σελίδα, επιλέξτε το Επικόλληση βέλους κάτω για να ανοίξετε το αναπτυσσόμενο μενού Επιλογές επικόλλησης.
7. ΔΙΑΛΕΞΕ ΕΝΑ Σύνδεσμος επιλογή. Τα συνδεδεμένα δεδομένα εμφανίζονται στο αρχείο προορισμού.

Αν και τα δύο αρχεία είναι ανοιχτά όταν ενημερώνονται τα δεδομένα στο αρχείο προέλευσης, το αρχείο προορισμού ενημερώνεται αμέσως.

Εάν το αρχείο προορισμού είναι κλειστό όταν αλλάξουν τα δεδομένα προέλευσης, τα δεδομένα στα κελιά προορισμού ενημερώνονται την επόμενη φορά που ανοίγει το αρχείο.

Εάν το αρχείο προέλευσης είναι κλειστό όταν ανοίξει το αρχείο προορισμού, ενδέχεται να ανοίξει ένα πλαίσιο ειδοποίησης για να υποδείξει ότι το έγγραφο περιέχει συνδέσμους προς εξωτερικά αρχεία. Θα σας ζητηθεί Εκσυγχρονίζω ή Μην ενημερώσετε τις συνδέσεις.

Προβάλετε τον τύπο συνδέσμου στο Excel

Ο τύπος συνδέσμου εμφανίζεται διαφορετικά σε παλαιότερες εκδόσεις του Excel:

• Στο Excel 2010 και σε νεότερες εκδόσεις του προγράμματος, αν επιλέξετε τα συνδεδεμένα δεδομένα στο αρχείο προορισμού, ένας τύπος όπως = Βιβλίο1 Φύλλο1! Α1 εμφανίζεται στη γραμμή τύπων πάνω από το φύλλο εργασίας.
• Στο Excel 2007, ο τύπος σύνδεσης εμφανίζεται ως = Excel.Sheet.12 στη γραμμή τύπων.

Στη φόρμουλα του 2007, η απόλυτη αναφορά κυψέλης γράφεται στο στυλ R1C1, το οποίο αντιστοιχεί στη στήλη 1 της σειράς 1 και το οποίο είναι ισοδύναμο με το συνηθέστερο στυλ αναφοράς κυττάρων SAS1.

Και στους δύο τύπους, Βιβλίο1 υποδηλώνει το όνομα του αρχείου προέλευσης.

Προβολή πληροφοριών σύνδεσης στο Microsoft Word

Για να προβάλετε πληροφορίες σχετικά με τα συνδεδεμένα δεδομένα (όπως το αρχείο προέλευσης, τα συνδεδεμένα δεδομένα και τη μέθοδο ενημέρωσης) στο Word:

1. Κάντε δεξί κλικ στα συνδεδεμένα δεδομένα για να ανοίξετε το μενού περιβάλλοντος.
2. Επιλέγω Συνδεδεμένο αντικείμενο φύλλου εργασίας > Συνδέσεις για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου Σύνδεσμοι.
3. Εάν υπάρχουν περισσότερες από μία συνδέσεις στο τρέχον έγγραφο, όλοι οι σύνδεσμοι παρατίθενται στο παράθυρο στο επάνω μέρος του παραθύρου διαλόγου. Επιλέξτε έναν σύνδεσμο για να εμφανίσετε πληροφορίες σχετικά με τον σύνδεσμο κάτω από το παράθυρο.

Επικολλήστε μια σύνδεση μεταξύ των διαγραμμάτων στο Excel και στο PowerPoint

Γραφήματα συνδέσεων με επικόλληση σύνδεσης στο PowerPoint και το Word

Εκτός από τη δημιουργία συνδέσμου για δεδομένα κειμένου ή τύπους, είναι επίσης δυνατό να χρησιμοποιήσετε το σύνδεσμο Επικόλληση για να συνδέσετε ένα γράφημα που βρίσκεται σε ένα βιβλίο εργασίας του Excel με ένα αντίγραφο σε ένα δεύτερο βιβλίο εργασίας. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη μέθοδο για να συνδέσετε ένα διάγραμμα Excel σε ένα αρχείο PowerPoint ή Word.

Μόλις συνδεθούν, οι αλλαγές στα δεδομένα στο αρχείο προέλευσης αντικατοπτρίζονται τόσο στον αρχικό χάρτη όσο και στο αντίγραφο που βρίσκεται στο αρχείο προορισμού.

Επιλέξτε Πηγή ή Μορφοποίηση προορισμού

Όταν επικολλάτε μια σύνδεση μεταξύ διαγραμμάτων, το PowerPoint, το Word και το Excel σάς επιτρέπουν να επιλέξετε αν θα διαμορφωθεί το συνδεδεμένο γράφημα χρησιμοποιώντας το τρέχον θέμα μορφοποίησης είτε για τα αρχεία προέλευσης είτε για τα αρχεία προορισμού.

Γραφήματα συνδέσεων σε Excel και PowerPoint

Η εικόνα που συνοδεύει το παράδειγμα δείχνει μια σύνδεση μεταξύ ενός γραφήματος σε ένα βιβλίο εργασίας του Excel (το αρχείο προέλευσης) και μια διαφάνεια σε μια παρουσίαση του PowerPoint (το αρχείο προορισμού).

1. Ανοίξτε το βιβλίο εργασίας που περιέχει το γράφημα που πρόκειται να αντιγραφεί.
2. Ανοίξτε το αρχείο παρουσίασης προορισμού.
3. Στο βιβλίο εργασίας του Excel, επιλέξτε το γράφημα.
4. Στο Excel, επιλέξτε Σπίτι > αντίγραφο.
5. Στο PowerPoint, επιλέξτε τη διαφάνεια στην οποία θα εμφανιστεί το συνδεδεμένο γράφημα.
6. Στο PowerPoint, επιλέξτε το Επικόλληση βέλους κάτω για να ανοίξετε την αναπτυσσόμενη λίστα.
7. Επιλέξτε είτε Χρήση του θέματος προορισμού ή Διατήρηση μορφοποίησης πηγής για να επικολλήσετε το συνδεδεμένο γράφημα στο PowerPoint.

Εάν τα δύο αρχεία που περιέχουν τα συνδεδεμένα διαγράμματα είναι και τα δύο ανοιχτά, οι αλλαγές στην ενημερωμένη έκδοση προέλευσης δεδομένων θα εμφανιστούν αμέσως και στα δύο γραφήματα.

Όταν ανοίγετε μια παρουσίαση του PowerPoint που περιέχει συνδεδεμένα δεδομένα, ενδέχεται να ανοίξει ένα πλαίσιο ειδοποίησης για να υποδείξει πιθανή ανησυχία ασφαλείας. Θα ερωτηθείτε αν θέλετε να ενημερώσετε τα συνδεδεμένα δεδομένα.