Γεγονός διασκέδασης: Το Google Drive ξεκίνησε μόλις πριν από έξι χρόνια - και όμως ίσως δεν θυμάστε πώς ήταν η ζωή σας χωρίς αυτό.
Δεν είστε μόνοι σας - η υπηρεσία αποθήκευσης αρχείων έχει πάνω από 800 εκατομμύρια ενεργούς χρήστες κάθε μήνα και πάνω από τρία δισεκατομμύρια αρχεία που φορτώνονται κάθε μέρα. Και, όπως γνωρίζετε, είναι ένας απίστευτα χρήσιμος πόρος για να παραμείνετε οργανωμένοι.
Ακόμα κι αν έχετε μόνο μερικές δωδεκάδες docs εκεί, αυτές οι συμβουλές θα σας βοηθήσουν να τις διαχειριστείτε καλύτερα και πιο γρήγορα.
1. Βρείτε αρχεία σε Flash με αναζήτηση
Αντί να τρέχετε σε όλα τα αρχεία σας στο Google Drive, μπορείτε να αναζητήσετε ακριβώς τι χρειάζεστε με τις επιλογές στη γραμμή αναζήτησης. Δεν εμφανίζονται πλέον καθυστερημένα στις συναντήσεις επειδή ξέχασα από πού καταθέσατε την παρουσίασή σας.
2. Κάντε κοινή χρήση της εργασίας σας απλά
Θέλετε να μοιραστείτε το έγγραφο, την παρουσίαση ή το υπολογιστικό φύλλο με τον κόσμο; Απλά κάντε κλικ στο αρχείο> δημοσιεύστε στον ιστό και θα έχετε έναν δημόσιο σύνδεσμο τον οποίο μπορείτε να μοιραστείτε με οποιονδήποτε και με όλους.
Μπόνους: Το έγγραφό σας ενημερώνεται αυτόματα ηλεκτρονικά κάθε φορά που κάνετε αλλαγές στο Google Drive.
3. Παρακολουθήστε τις τροποποιήσεις από τα εισερχόμενά σας
Το καλύτερο πράγμα για το Google Drive είναι ότι σας επιτρέπει να κάνετε σχόλια, προτάσεις και διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με ετικέτες στα αρχεία που μοιράζεστε με την ομάδα σας. Και, επιλέγοντας να λαμβάνετε ειδοποιήσεις μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σχετικά με αυτές τις ενημερώσεις, μπορείτε να βεβαιωθείτε ότι είστε ενημερωμένοι με τυχόν αλλαγές στα έγγραφά σας χωρίς να χρειαστεί να ανοίξετε την εφαρμογή.
4. Αποθηκεύστε τα Stuff Straight From the Web
Η επέκταση του Chrome στο Google Drive, όπως και οι συμβουλές για το όνομα, σας επιτρέπει να αποθηκεύετε έγγραφα, εικόνες, ήχο, βίντεο και άλλα απευθείας από μια ιστοσελίδα στο φάκελο του Google Drive της επιλογής σας. Εξαιρετικά βολικό για τα εντελώς δύσκολα πλήρεις σελίδες οθόνης!
5. Τραβήξτε κείμενο από εικόνες
Μη χάνετε χρόνο να πληκτρολογείτε ξανά κείμενο από PDF ή εικόνες που θέλετε να αντιγράψετε. Η επιλογή του Google Drive για να τις ανοίξει με Έγγραφα Google έχει αυτόματη αναγνώριση χαρακτήρων. Αυτό σημαίνει ότι μέσα σε λίγα δευτερόλεπτα, θα έχετε ένα έγγραφο με το πρωτότυπο αρχείο και το κείμενο από αυτό έτοιμο να μορφοποιηθεί και να χρησιμοποιηθεί όπου θέλετε.
6. Μετατρέψτε τα Έγγραφα της Microsoft στο Google για εύκολη πρόσβαση
Η επέκταση του Office για Έγγραφα, Φύλλα και Παρουσιάσεις Chrome είναι μια λύση για τη διάσωση όταν κάποιος σας στέλνει ένα έγγραφο Word ή ένα υπολογιστικό φύλλο Excel. Με λίγα κλικ, το Google Drive μετατρέπει το αρχείο στη μορφή της Google, ώστε να μην χρειαστεί να αγοράσετε άλλο πρόγραμμα για τον υπολογιστή σας.
7. Συντομεύστε τους μεγάλους δεσμούς
Τακτοποιήστε αυτές τις μεγάλες (και όχι τόσο υπέροχες) διευθύνσεις URL του Google Docs με το πρόσθετο συντομεύσεων URL.
8. Συζητήστε με την ομάδα σας Ενώ εργάζεστε σε ένα έγγραφο
Εάν εργάζεστε με κάποιον στο ίδιο έγγραφο του Google Drive, μπορείτε να συνομιλήσετε εκεί σε πραγματικό χρόνο για να κάνετε ερωτήσεις, να ανταλλάξετε ιδέες ή να μιλήσετε μέσα από τις σκέψεις σας. Και αν χρειάζεται να μεταβείτε σε άλλο εργαλείο για λίγα λεπτά, λαμβάνετε ειδοποιήσεις για νέα μηνύματα συνομιλίας απευθείας στην καρτέλα του προγράμματος περιήγησης.
9. Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας και συγχρονισμός των αρχείων σας σε οποιαδήποτε συσκευή
Το εργαλείο δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας και συγχρονισμού της Google σάς επιτρέπει να ανεβάζετε και να αποθηκεύετε αυτόματα αρχεία (και τυχόν αλλαγές που πραγματοποιείτε σε αυτά, φυσικά) από τον υπολογιστή σας, ώστε να έχετε πρόσβαση σε αυτά από οποιαδήποτε άλλη συσκευή με το Google Drive. Ένας πολύ καλός τρόπος να φτιάξετε ένα από τα επιπλέον αντίγραφα των δεδομένων σας που θα έπρεπε πραγματικά να έχετε.
10. Color-Συντονισμός των αρχείων σας για την κομψή οργάνωση
Χρειάζεται να εντοπίσετε ορισμένα αρχεία στο Google Drive με λάμψη; Ρυθμίστε το χρώμα τους σε κάτι που εντυπωσιάζει, και θα μπορείτε να το βρείτε γρήγορα.
11. Χρησιμοποιήστε τις συντομεύσεις για να αποθηκεύσετε όλα τα κλικ
Το Google Drive διαθέτει μια πλήρη λίστα συντομεύσεων πληκτρολογίου που σας εξοικονομεί και τα δύο κλικ και την ώρα. Και μπορείτε να τα έχετε στη διάθεσή σας πατώντας τα πλήκτρα "Ctrl" και "/" σε ένα Chromebook ή στον υπολογιστή με Windows ή "Cmd" και "/" σε Mac.
Είστε σίγουροι ότι θα εξοικονομήσετε χρόνο και να βρείτε καλύτερους τρόπους συνεργασίας με αυτά τα εργαλεία και τα κόλπα. Και αν το Google Drive δεν είναι ακόμη ψηφιακό, δεν μπορεί να το κάνει χωρίς να το δοκιμάσετε ούτως ή άλλως και μπορεί να βρεθείτε να ερωτευτείτε με όλους τους τρόπους που επιταχύνει και απλοποιεί τις εργασίες σας στο διαδίκτυο.
