Μεταξύ του κοσκινίσματος μέσω του spam, δημιουργώντας τις σωστές απαντήσεις και διατηρώντας τις καρτέλες στα μηνύματα που απαιτούν συνέχεια, η παραμονή στην κορυφή των εισερχομένων σας μπορεί να αισθάνεται σαν δουλειά από μόνη της. Αυτός είναι ο λόγος που επιλέξαμε τους εγκεφάλους των επαγγελματιών που έχουν καταλάβει το μυστικό για αποτελεσματικά, οργανωμένα inboxes - παρά τις εκατοντάδες μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου την ημέρα. Γιατί η κατοχή ενός συστήματος στη θέση του μπορεί να σας βοηθήσει να κατακτάτε ακόμα και τα πιο αδιάκριτα εισερχόμενα.
1. Διατηρήστε μόνο τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που απαιτούν άμεση ενέργεια στα εισερχόμενά σας
Τα εισερχόμενα μηνύματα μπορεί να είναι υπερβολικά υψηλά, αλλά με την αδιαλλαξία σχετικά με τα μηνύματα που παίρνουν τα ακίνητα στα εισερχόμενά σας, μπορείτε να πάρετε αρκετά darn κοντά.
"Τις περισσότερες μέρες, τα εισερχόμενά μου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έχουν λιγότερα από 25 μηνύματα σε αυτό. Αυτό είναι σκόπιμο. Θέλω να μπορώ να ανοίξω τα εισερχόμενά μου και αμέσως να δω τι είναι πιο επείγον και απαιτεί απάντηση ", λέει ο Leigh Ann Newman, ανώτερος υπεύθυνος προγράμματος σε μια διεθνή συμβουλευτική εταιρεία. "Αυτή η συνήθεια με ωθεί να αναλάβω δράση στα αντικείμενα με εξαιρετικά έγκαιρο τρόπο".
Δεν είναι ασυνήθιστο για τον Newman να λαμβάνει, μέσα σε λίγες ώρες, πάνω από 100 μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, πολλά από τα οποία είναι επείγοντα και περιλαμβάνουν διαχειριστές υψηλού επιπέδου. Το 2008, είχε την ευκαιρία να ξεκινήσει από το μηδέν, όταν η εταιρεία της άλλαξε σε ένα νέο σύστημα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κατά τη διάρκεια μιας εξαγοράς. "Ήταν σαν άνοιξη καθαρισμού για τα εισερχόμενά μου. Και, από τότε, απλά δεν μπορώ να λειτουργήσω με ένα εισερχόμενό του που είναι πλημμυρισμένο με αναπάντητα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ", λέει.
2. Δημιουργήστε ένα "Φάκελο αναμονής" για μηνύματα που εκκρεμούν δράση
Τόσο πού πηγαίνουν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αν δεν είναι τα εισερχόμενά σας; Δημιουργήστε έναν "φάκελο αναμονής" για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που απαιτούν ενέργεια από κάποιον άλλο, προτού μπορέσετε να απαντήσετε. "Αυτός είναι ένας τεράστιος εξοικονομητής χρόνου", λέει ο Darcy Miller, εμπειρογνώμονας στο χώρο εργασίας και ιδρυτής του Pin and Pivot, ο οποίος εδώ και πολλά χρόνια ήταν γεμάτος με περισσότερα από 150 ηλεκτρονικά μηνύματα την ημέρα. "Με αυτόν τον τρόπο τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν κουδουνίζουν τα εισερχόμενά σας και είναι ένα εξαιρετικό μέρος για να κοιτάζετε κάθε μέρα ή εβδομάδα για να σας υπενθυμίσω τα έργα που εκκρεμούν ακόμα."
Έμαθε αυτό το κόλπο με τον σκληρό τρόπο όταν, κατά το πρώτο έτος της πρώτης δουλειάς της, δεν μπορούσε να βρει ένα συνημμένο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που χρειαζόταν. "Έχω περάσει μισή μέρα ψάχνοντας για αυτό το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, μεταξύ των χιλιάδων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ήταν στα εισερχόμενά μου εκείνη τη στιγμή", λέει. "Ορκίστηκα από εκείνη τη στιγμή, θα ήμουν ο έλεγχος των εισερχομένων μου!"
3. Δημιουργήστε υποφακέλους ή ετικέτες του νέου σας BFF
Σε ολόκληρο τον πίνακα, οι συντάκτες των εισερχομένων συνιστούν τη δημιουργία ενός υποφακέλου εύκολης προς αποκωδικοποίηση ή συστήματος ετικετών. Ο Nate Masterson, Διευθύνων Σύμβουλος της Maple Holistics, εκτιμά ότι παίρνει πάνω από 250 μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κάποιες ημέρες, οπότε η οργάνωση είναι πρωταρχικής σημασίας. "Οι ετικέτες του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι φίλοι σου", συμβουλεύει. "Χρησιμοποιήστε τα για να ομαδοποιήσετε σημαντικές αλυσίδες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, οπότε όταν χρειάζεται να εξετάσετε κάτι για αναφορά, μπορείτε να το κάνετε εύκολα."
Η Newman λέει ότι οι ετικέτες της περιλαμβάνουν θέματα που μπορεί να έχουν ερωτήσεις για άλλους, υποστήριξη για αποφάσεις που έχει κάνει και υλικό αναφοράς για μελλοντικές επιχειρηματικές ανάγκες. "Έχω δεκάδες υποφακέλους και εκατοντάδες ηλεκτρονικά μηνύματα αρχειοθετημένα μέσα τους για αναφορά", λέει. "Μπορώ να βρω αυτό που χρειάζομαι μέσα σε λίγα δευτερόλεπτα από ένα αίτημα επειδή γνωρίζω πού φυλάσσεται και πώς να το εντοπίσω γρήγορα".
4. Ορίστε τους κανόνες εισερχομένων ή τα φίλτρα
Πολλοί πάροχοι ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σάς επιτρέπουν να ρυθμίζετε κανόνες εισερχομένων ή φίλτρα που θα λαμβάνουν μέτρα για εσάς και μπορούν να σας βοηθήσουν να κατηγοριοποιήσετε γρήγορα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χωρίς να εξαντλείται οποιοδήποτε πνευματικό δυναμικό.
Για να παραμείνουν στην κορυφή του χείμαρρου 150 μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που βρίσκουν το δρόμο τους κάθε μέρα, η Rachel Neill, Διευθύνων Σύμβουλος της Carex Consulting Group, εκμεταλλεύεται τις λειτουργίες του Outlook. "Έχω ρυθμίσεις που έβαλαν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε διαφορετικούς φακέλους, κώδικα χρωμάτων και προτεραιότητα με βάση τον αποστολέα", λέει. Στη συνέχεια, στο τέλος της ημέρας, θα σαρώσει γρήγορα για οτιδήποτε μπορεί να έχει χάσει. "Οι κανόνες βοηθούν να σιγουρευτώ ότι παρακολουθώ συνεχώς και εμποδίζω τον θόρυβο. Αυτό με βοηθά να κρατήσω στο ελάχιστο το σωρό. "
5. Χρησιμοποιήστε το ημερολόγιό σας για να παρακολουθείτε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που απαιτούν παρακολούθηση
Επειδή ορισμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ενδέχεται να απαιτούν περισσότερες από μια απλή απάντηση, ο Newman συνιστά την προσθήκη τους στο ημερολόγιο. "Εάν λάβω ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που απαιτεί όχι μόνο άμεση απάντηση αλλά και κάποια ενέργεια παρακολούθησης, μεταφέρω το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε έναν υποφάκελο που έχει οριστεί και θέτω μια υπενθύμιση στο ημερολόγιό μου που περιλαμβάνει την τοποθεσία του φακέλου και την ημερομηνία που ακολουθεί απαιτείται ", λέει.
Χρησιμοποιεί το Microsoft Outlook, το οποίο επιτρέπει την πρόσβαση στο Ημερολόγιο του Outlook, αλλά μπορείτε να το κάνετε και στο Gmail. Απλά κάντε κλικ στο κουμπί "Περισσότερα" στη γραμμή εργαλείων και επιλέξτε "Δημιουργία συμβάντος".
6. Μην αφήνετε τα μηνύματα ανεπιθύμητης αλληλογραφίας στα Εισερχόμενά σας
Αισθανθείτε σαν να παίζετε ασταθής με διαφημιστικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου; Να είστε γρήγορα με το κουμπί διαγραφής. Ο Davis Siksnans, Διευθύνων Σύμβουλος και ιδρυτής της Printful, χρησιμοποιεί έναν κανόνα τριών αγωνισμάτων για διαφημιστικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και ενημερωτικά δελτία. Την τρίτη φορά που διαγράφει ένα ενημερωτικό δελτίο ή ένα email προώθησης από έναν συγκεκριμένο αποστολέα, αποσύρεται από τη λίστα.
7. Δημιουργήστε πρότυπα για τις απαντήσεις σας στο Go-To
Προσαρμογή διαφορετική απάντηση για κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να είναι ένα τεράστιο χρονικό πιπίλισμα. Εάν διαπιστώσετε ότι στέλνετε τον ίδιο τύπο μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ξανά και ξανά, μπορείτε να επωφεληθείτε από τη διατήρηση ορισμένων αποθεμάτων απαντήσεων στα σχέδια που μπορείτε να επαναχρησιμοποιήσετε εύκολα.
Ο Betsy Fein, πρόεδρος της επαγγελματικής εταιρείας οργάνων Clutterbusters, έθεσε συχνά ερωτήσεις που μπορούν να αντιμετωπιστούν με απαντήσεις κλειδώματος και φόρτωσης. "Έχω προεγκατεστημένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που μπορώ να τροποποιήσω ότι στέλνω σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ζητούν το ίδιο πράγμα, όπως" πείτε μου για τις υπηρεσίες σας "ή" πώς μπορώ να οργανώσω ένα ραντεβού; "
Εάν δεν θέλετε να το κάνετε αυτό με το χέρι, δοκιμάστε το plugin του MixMax Gmail ή μεταβείτε στις ρυθμίσεις σας και ενεργοποιήστε τις κονσέρβες απαντήσεων. (Κάντε κλικ στο γρανάζι στην επάνω δεξιά πλευρά των εισερχομένων σας, επιλέξτε "Ρυθμίσεις" από το αναπτυσσόμενο μενού, επιλέξτε την καρτέλα "Για προχωρημένους" και πατήστε "Ενεργοποίηση" δίπλα στην επιλογή "Κονσέρβες απαντήσεων".) Αυτό θα σας επιτρέψει να αποθηκεύσετε προτυποποιημένες απαντήσεις.
8. Ρυθμίστε τα μπλοκ ώρας κατά την άφιξη για να ελέγξετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να τα κολλήσετε
Πιθανότατα δεν θα αφήσετε το πρόγραμμά σας ανοιχτό για συναντήσεις μη καθορισμένων εποχών και μηκών όλο το εικοσιτετράωρο, οπότε γιατί να δώσετε δωρεάν email για να εισβάλλετε στην ημέρα σας;
"Δεν αφήνω το email μου ανοιχτό όλη την ημέρα. Έχω καθορίσει συγκεκριμένες ώρες κατά τη διάρκεια της ημέρας για να περάσουν από κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να απαντήσουν προσεκτικά, να αρχειοθετήσουν ή να αποθηκεύσουν αργότερα. Με αυτό τον τρόπο δεν έχω πολλαπλούς στόχους και μπορώ να περάσω όλα τα μηνύματά μου ταχύτερα, επειδή είμαι πραγματικά επικεντρωμένη στο συγκεκριμένο έργο ", λέει ο David Mitroff, σύμβουλος επιχειρήσεων. "Σας συνιστώ να ξεκινούν οι άνθρωποι με τρεις διαφορετικές μισές ώρες μπλοκ ημερησίως για να διαβάσουν και να απαντήσουν στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους και να διατηρήσουν τα εισερχόμενά τους κλειστά για το υπόλοιπο της ημέρας και να προσαρμοστούν ανάλογα από εκεί.
Εκτός από τη χρήση αποκλεισμού χρόνου για να παραμείνει στην κορυφή των ημερήσιων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ο Justin Lavelle, Διευθύνων Σύμβουλος Επικοινωνιών της BeenVerified, συνιστά να ορίσετε χρόνο μία φορά την εβδομάδα για συντήρηση εισερχομένων. "Επιλέξτε μία ώρα κάθε εβδομάδα για να διατηρήσετε τα εισερχόμενά σας. Προστατεύστε το χρόνο όπως θα κάνατε σε οποιαδήποτε άλλη σημαντική συνάντηση και οργανώστε ", προτείνει. "Αφαιρέστε το άσχετο, αρχειοθετήστε το πλήρες και δώστε προτεραιότητα στη λίστα υποχρεώσεων".
9. Απενεργοποίηση ειδοποιήσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Ακόμα κι αν έχετε παραιτηθεί μόνο από τον έλεγχο μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε προκαθορισμένα μπλοκ, το τραγούδι σειρήνων της ειδοποίησης εισερχομένων θα μπορούσε να είναι πολύ μεγάλο πειρασμό να αντισταθεί. Εάν συμβαίνει αυτό, η λύση είναι απλή: Απενεργοποιήστε τις ειδοποιήσεις σας. "Εάν εργάζεστε σε μπλοκ χρόνου, δεν θα πάτε ποτέ περισσότερο από μερικές ώρες χωρίς να βλέπετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας", λέει ο Miller. "Απενεργοποιήστε τις ειδοποιήσεις, καθώς θα σας αποσπάσουν από το να κάνετε αυτό που εργάζεστε επί του παρόντος στο γραφείο σας".
Μπορείτε να κρατήσετε τον εαυτό σας υπεύθυνο χρησιμοποιώντας τη λειτουργία προσωρινής διακοπής εισερχομένων της Boomerang. Οι Siksnans επιτρέπουν μόνο το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο να έρχεται δυο φορές την ημέρα σε συγκεκριμένες ώρες όταν είναι σε θέση να αφιερώσει την προσοχή τους σε αυτούς.
10. Συμπιέζοντας σε καθυστερημένες εργασίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κατά τη διάρκεια των διακοπών
Βεβαιωθείτε ότι οι λογαριασμοί email συγχρονίζονται αποτελεσματικά με το τηλέφωνό σας και ότι χρησιμοποιείτε στιγμιαίες στιγμές για γρήγορο καθαρισμό των εισερχομένων. "Πολλά από τα μηνύματα που λαμβάνω δεν απαιτούν άμεση δράση", λέει ο Ben Taylor, ιδρυτής του HomeworkingClub.com. "Το Spam μπορεί να διαγραφεί, άλλα πράγματα μπορούν να κατατεθούν και μπορείτε να τα αντιμετωπίσετε πολλά, ενώ είστε σε ουρά δύο λεπτών για σούπερ μάρκετ."
