Καλέστε με τρελό, αλλά πάντα προτιμούσα τον ύπνο για την καφεΐνη. Αλλά με ασταθείς χρονοδιαγράμματα και αυστηρές προθεσμίες, η λήψη έξι ή περισσότερων ωρών ύπνου ανά διανυκτέρευση δεν είναι εύκολο έργο για έναν σύμβουλο - απλώς ρωτήστε κάποιον από τους σόδα διατροφής μου και τους συναδέλφους εθισμένους στο καφέ. Μεταξύ μιας απαιτητικής δουλειάς και μιας ακόμα πιο απαιτητικής εγχώριας ζωής, έχω περάσει πολύ χρόνο προσπαθώντας διάφορες αμυχές παραγωγικότητας να συμπιέσω όσο μπορώ από κάθε μέρα.
Το αγαπημένο μου εργαλείο για να γίνουν τα πράγματα; Το χρονόμετρο 10 λεπτών στο τηλέφωνό μου.
Ο "κανόνας των 10 λεπτών" μου είναι πολύ απλός: Κάθε εργασία στη λίστα υποχρεώσεων δεν πρέπει να υπερβαίνει τα 10 λεπτά. Αν διαρκέσει περισσότερο από 10 λεπτά, τότε θα πρέπει να το κατατάξετε σε μικρότερα καθήκοντα ή να το μεταβιβάσετε σε κάποιον άλλο. Το κλειδί σε αυτόν τον κανόνα είναι να το επιβάλλετε, πράγμα που σημαίνει ότι ο χρονοδιακόπτης στο τηλέφωνό σας θα σβήσει στα 10 λεπτά. Το επίπεδο ταχύτητας και εστίασης που αυτό φέρνει στην ημέρα σας δεν είναι τίποτα λιγότερο από εκπληκτικό.
Όταν πρωτοπαρουσιάσω τις ομάδες μου για να θέσω σε εφαρμογή τον κανόνα των 10 λεπτών, είμαι συνήθως αντιμέτωπος με σκεπτικισμό. Ερωτήσεις όπως: "Αυτό είναι τρελό - μπορώ πραγματικά να οικοδομήσω αυτό το μεγάλο μοντέλο Excel σε 10 λεπτά;" και "Μου λέτε ότι το κάνετε αυτό και στην δική σας ζωή, παίρνοντας 10λεπτα ντους και κάνοντας 10λεπτα ασκήσεις; "Αφθονούν. (Η απάντηση στις δύο αυτές ερωτήσεις, παρεμπιπτόντως, είναι "ναι!")
Θέλετε να κάνετε μια δοκιμή; Ακολουθούν τρεις συμβουλές για να κάνετε τη δουλειά των 10 λεπτών για εσάς.
1. Αντιπρόσωπος
Μέχρι στιγμής, το πιο αποτελεσματικό μέσο για να βρείτε πρόσθετο χρόνο στην ημέρα σας είναι να αναθέσετε τα πράγματα στη λίστα υποχρεώσεων που μπορεί να κάνει κάποιος άλλος σε 10 λεπτά ή λιγότερο. Για παράδειγμα, έχω έναν πολύ επιτυχημένο και σεβαστό συνάδελφο, ο οποίος ισχυρίζεται ότι η επιτυχία του είναι ότι "λέει" ναι "σε όλα, αλλά μόνο εκτελεί τα καθήκοντα που μόνο αυτός μπορεί να κάνει καλύτερα." Οτιδήποτε άλλο αντιπροσωπεύει.
Η ανάθεση δεν είναι τόσο εύκολη όσο ακούγεται. Μπορεί να είναι δύσκολο να αφήσεις μια εργασία όταν φοβάσαι ότι το έργο ενός άλλου ατόμου δεν θα είναι τόσο καλό όσο το δικό σου. Είναι χρήσιμο να θυμάστε ότι "το κάνει είναι καλύτερο από το τέλειο" και ο μόνος τρόπος που θα προχωρήσετε στην καριέρα σας είναι εάν αφήσετε τα πράγματα που έχετε κατακτήσει και αντιμετωπίζετε νέες προκλήσεις. Μια άλλη αλλαγή νοοτροπίας που με βοήθησε συνειδητοποίησε ότι η μεταβίβαση δημιουργεί ευκαιρίες για τους άλλους. Τώρα σκέφτομαι ενεργά τα καθήκοντα και τα έργα που μπορώ να δημιουργήσω για την ομάδα μου που θα τους βοηθήσουν να μάθουν, να αναπτυχθούν και να προχωρήσουν τη σταδιοδρομία τους. (Ακολουθούν μερικές συμβουλές για την αποστολή.)
Μία από τις προκλήσεις που αντιμετωπίζω περισσότερο με ανθρώπους που έχουν πρόβλημα να μεταβιβάσουν -ιδίως εκείνοι που βρίσκονται σε αρχικές θέσεις- είναι ότι ξεχνούν ότι μπορούν και πρέπει να μεταβιβάσουν. Εάν αισθάνεστε άβολα ζητώντας από έναν επόπτη ή ανώτερο να κάνει κάτι, δοκιμάστε αυτό: Ξεκινήστε επισημαίνοντας τι κάνετε και τοποθετήστε το "ask" σας ως αίτημα για βοήθεια. Για παράδειγμα, αντί για "πρέπει να καλέσετε τους υπεύθυνους της ομάδας", θα μπορούσατε να πείτε ότι "εργάζομαι για το τράβηγμα των δεδομένων για αυτήν την ανάλυση - θα ήταν δυνατόν να με βοηθήσετε καλώντας την άλλη ομάδα να οδηγήσει;"
Ως διευθυντής, μπορώ να σας πω ότι συνηθίζω πολύ συχνά να ικετεύω τις ομάδες μου να μεταβιβάσουν κάτι σε μένα και μου αρέσει όταν δημιουργούν ευκαιρίες για μένα να βοηθήσω.
2. Βρείτε την εύκολη 10λεπτη εργασία
Ενδεχομένως να είστε αρχικά σκεπτικοί, αλλά απλώς αλλάζοντας τον τρόπο με τον οποίο πλαισιώνετε τα καθήκοντά σας, θα δείτε ότι σχεδόν όλα μπορούν να χωριστούν σε 10λεπτα καθήκοντα. Χρειάζεται να ερευνήσετε ένα νέο θέμα; Ξεκινήστε με 10 λεπτά στα άρθρα ειδήσεων σάρωσης Google και ακολουθήστε 10 λεπτά για να γράψετε όλα όσα γνωρίζετε και για τις κορυφαίες ερωτήσεις που πρέπει να απαντήσετε, και στη συνέχεια 10 λεπτά για κάθε άτομο που καλεί για να λάβετε συμβουλές σχετικά με την απάντηση στις ανοικτές ερωτήσεις σας ήταν αρκετά καταλαβαίνω για να παρατηρήσετε ότι το τηλεφώνημα είναι μια μορφή αντιπροσωπείας!).
Voilà! Απλώς πιέσατε μια εργασία που μπορεί να έμεινε σε ώρες σε 30 λεπτά.
Η προσέγγιση αυτή λειτουργεί και μετά από ώρες. Έχω έναν συνάδελφο ο οποίος ήταν τόσο ενθουσιασμένος με τον κανόνα των 10 λεπτών και πώς βοήθησε κατά τη διάρκεια των ωρών εργασίας που αποφάσισε να το δοκιμάσει στο σπίτι. Έβγαλε το χρονοδιακόπτη για μερικά πρωινά μέχρι την ώρα της ρουτίνας πριν από τη δουλειά της και με ένα 10λεπτο ντους, 10λεπτη πρωινό κ.λπ., διαπίστωσε ότι ήταν σε θέση να κόψει τον τυποποιημένο χρόνο της "προετοιμασίας" σε αντίθεση με τον πολυπόθητο ύπνο. Δεν είχε σκεφτεί ποτέ ότι ήταν δυνατόν να ντους σε 10 λεπτά - μέχρι που το δοκίμασε και συνειδητοποίησε ότι ήταν πραγματικά πολύ εύκολο!
3. Χρησιμοποιήστε το χρονοδιακόπτη
Χρησιμοποιώντας το χρονοδιακόπτη σας είναι ένα κρίσιμο μέρος του κανόνα, οπότε μην το ξεχνάτε. Όπως όλοι στον επιχειρηματικό κόσμο γνωρίζουν, "κάνουμε ό, τι μετράμε".
Αυτό ισχύει και για τον κανόνα των 10 λεπτών - πρέπει να χρησιμοποιήσετε χρονοδιακόπτη ή ρολόι για να παρακολουθείτε πόσο καιρό ξοδεύετε τα πράγματα. Τα smartphones το καθιστούν ευκολότερο με τις ενσωματωμένες εφαρμογές χρονοδιακόπτη, αλλά το ρολόι με ένα λεπτό χέρι θα το κάνει. Ό, τι κι αν κάνετε, μην το μαντέψετε - γιατί αν τα περίπου 10 λεπτά σας πάντοτε φτάσουν τα 20, δεν μεγιστοποιείτε την παραγωγικότητά σας.
Μερικές φορές, θα ξοδέψετε λιγότερα από 10 λεπτά σε μια εργασία (περισσότερος χρόνος πίσω-yay!), Και μερικές φορές ο συναγερμός θα χτυπήσει και θα είστε ακόμα στο τηλέφωνο (όχι, δεν προτείνω να κλείσετε όταν ο συναγερμός σβήσει). Μην αισθάνεστε άσχημα για να ξεπεράσετε - απλώς σημειώστε το για την επόμενη φορά.
Για παράδειγμα, αν κάποιος συνεργάτης τείνει να ξεχειλίσει, προφέρετε την επόμενη συνομιλία σας, λέγοντάς της ότι έχετε 10 λεπτά για να κάνετε καταιγισμό ιδεών. Τι γίνεται αν χρειάζεστε πραγματικά περισσότερο χρόνο; Αυτό είναι πολύ ωραίο: Η παρακολούθηση του χρόνου που ξοδεύετε θα σας δώσει μια εικόνα για το πώς εργάζεστε, ώστε να μπορείτε να σχεδιάσετε την ημέρα σας καλύτερα την επόμενη φορά.
Ο κανόνας των 10 λεπτών σε δράση
Ένα από τα αγαπημένα μου παραδείγματα αυτού του κανόνα σε δράση συνέβη πριν από μερικά χρόνια όταν μια ομάδα στην οποία εργαζόμουν έλαβε το φοβερό τηλεφώνημα 4 μ.μ. από έναν πελάτη που ανακατευθύνει το έργο που θα παρουσιάζαμε το επόμενο πρωί. Ugh, τόσο για ένα χαλαρωτικό βράδυ!
Υπήρχαν δύο μεγάλα έργα, έτσι χωρίσαμε την ομάδα μας στα τέσσερα στο μισό. Κάθε μία από τις δύο υπο-ομάδες μας είχε περίπου τον ίδιο αριθμό διαφανειών PowerPoint για αναμόρφωση, με ανάλογες ποσότητες ανάλυσης, οπότε θα έπρεπε να μας είχε πάρει περίπου το ίδιο χρονικό διάστημα για να ολοκληρωθεί.
Είπα στον συμπαίκτη μου ότι ήθελα πραγματικά να τελειώσω μέχρι τις 6 μ.μ., ώστε να μπορέσουμε να πάρουμε το δείπνο και συμφώνησε αλλά αμφισβητούσε την ικανότητά μας να το πετύχουμε. Έτσι, κατατάξαμε τις σελίδες, διαιρούμενοι με τις δύο ώρες που απομένουν την ημέρα, και διαπιστώσαμε ότι αν μπορούσαμε να φτάσουμε σε 10 λεπτά ανά σελίδα, θα είχαμε αρκετό χρόνο για να το ολοκληρώσουμε - συν ένα buffer για οτιδήποτε αποδείχθηκε να είναι ιδιαίτερα δύσκολο. Ανανεωμένη, διαχωρίσαμε τις σελίδες, ρυθμίσαμε το χρονόμετρο και ξεκινήσαμε την εκκίνηση. Για να βγάλουμε ένα παιχνίδι από αυτό, διατηρήσαμε μια αντιστοιχία στον πίνακα με τον αριθμό των σελίδων που ο καθένας μας ολοκλήρωσε κάτω από ή πάνω από το 10λεπτο.
Έως τις 6 μ.μ., ολοκληρώσαμε - και αισθανόμασταν πολύ καλά γι 'αυτό. Η άλλη ομάδα που δεν χρησιμοποίησε τον κανόνα των 10 λεπτών; Τελείωσαν περίπου 9.
Η πρόκληση είναι. Για την επόμενη δουλειά σας σήμερα, βγάλτε το χρονοδιακόπτη και δοκιμάστε τον για τον εαυτό σας. Το ρολόι χτυπά!
