Είμαστε όλοι στο τέλος λήψης εκείνων των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που κυριολεκτικά εμπνέουν καπνό για να ξεκινήσουμε να βγαίνουμε από τα αυτιά μας.
Ένα λεπτό, είστε απόλυτα ήρεμοι, δροσεροί και συγκεντρωμένοι. Αλλά, όταν τα εισερχόμενά σας χτυπάει; Αυτό το φαινομενικά αθώο μήνυμα σας ωθεί πάνω από την άκρη.
Πριν να το ξέρετε, έχετε απολύσει μια βίαιη και αυταρχική απάντηση που λέει κάτι σαν: "Σοβαρά, Janet, πόσες φορές πρέπει να σας πω να αλλάξετε τον αριθμό στην πάνω γωνία του υπολογιστικού φύλλου ;! Αυτό γίνεται ΚΟΚΚΙΝΟ. "
Κράτα, σωστά; Συνήθως, είστε αρκετά σοφό να κάνετε μια παύση και να συλλέξετε τον εαυτό σας προτού απαντήσετε. Αλλά σήμερα? Λοιπόν, η Janet και η ανικανότητα του υπολογιστικού φύλλου σας πήρε το καλύτερο από εσάς - και σας απάντησα προτού να έχετε την ευκαιρία να διατηρήσετε τη δική σας σύντομη ασφάλεια.
Ξέρετε ότι το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο ήταν αγενές και ίσως λίγο πιο επιθετικό από ό, τι ζητούσε η συζήτηση. Πώς μπορείτε λοιπόν να αποφύγετε αυτή την κατάσταση - χωρίς να κερδίσετε τη φήμη του συναδέλφου που θα χάσει την ψυχραιμία του σε μια στιγμή;
Λοιπόν, ξεκινήστε απαντώντας (το συντομότερο δυνατό!) Στο ίδιο email με ένα μήνυμα που μοιάζει πολύ με αυτό.
Πρότυπο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Πώς να ακολουθήσετε μετά την αποστολή ενός ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Rude
Στο παράδειγμά μας σχετικά με την ενοχλητική Janet και την αντιληπτή αδυναμία της να συμπληρώσει σωστά αυτό το υπολογιστικό φύλλο ρουτίνας, εδώ είναι αυτό που θα έμοιαζε με ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θα συνέλεγε με τις απαραίτητες λεπτομέρειες που συμπληρώθηκαν.
Ενα δείγμα
Εδώ είναι ένα σημαντικό πράγμα που πρέπει να σημειώσετε: Ενώ μπορείτε και πρέπει να δώσετε μια σύντομη εξήγηση για το γιατί η απάντησή σας ήταν αγενής, κρατήστε αυτό αρκετά γενικό και αντισταθείτε στην ανάγκη να κουδουνίσουμε από μια δέσμη δικαιολογιών.
Ο αποδέκτης του υπερβολικά θυμωμένου μηνύματός σας πιθανότατα δεν θα νοιάζεται για το γεγονός ότι σκοντάψατε το δάχτυλό σας το πρωί, έχετε κακή δυσπεψία και το αυτοκίνητό σας δεν θα ξεκινήσει στο δρόμο για το γεύμα του πελάτη σας - αυτός ή αυτή απλά θέλει να ξέρει ότι είστε ενήμεροι για την ανυπαρξία σας και είστε πρόθυμοι να είστε υπόλογοι για τις δικές σας ενέργειες.
Δυστυχώς, δεν υπάρχει κανένας τρόπος για εσάς να πάρετε αυτό το κακό-mannered email σας πίσω (που θα ήταν ωραία όμως, έτσι δεν θα ήταν;). Αλλά, αμέσως μετά με ένα απολογητικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα πρέπει να συμβάλει στην ομαλοποίηση των πραγμάτων και την αναίρεση κάποιων από αυτές τις ζημιές που προκάλεσε με το πολύ-πολύ-γρήγορο χρόνο απόκρισης σας.
