Είτε μιλάτε με έναν συνάδελφο με μεγάλη διάρκεια ζωής, έναν μη ενδιαφέροντα υποψήφιο εταίρο, ή έναν υπερ-περίεργο φίλο-φίλο που θέλει να μάθει για τη σταδιοδρομία σας, υπάρχουν στιγμές που μοιάζει απίθανο να σηκώστε το τηλέφωνο. Αλλά πάρτε από μένα: ο χρόνος σας είναι πολύτιμος και αξίζει σίγουρα να κυριαρχήσετε αυτή την τέχνη.
Τώρα, (σχεδόν) δεν θέλετε ποτέ να είστε αγενείς, αλλά μερικές φορές πρέπει να είστε λίγο επιθετικοί αν θέλετε να διεκδικήσετε το χρόνο σας. Δεν έχει σημασία ποια είναι η κατάσταση, εδώ είναι μερικές δοκιμασμένες και αληθινές τακτικές για να κρατήσετε ένα τηλεφώνημα σύντομο.
1. Φτάστε στο σημείο γρήγορα
Είναι εύκολο να συνομιλήσετε για το ωραίο ή τρομερό καιρό, την πολυάσχολη εβδομάδα σας, τα τελευταία κουτσομπολιά της βιομηχανίας ("Είδατε αυτό το άρθρο στο TechCrunch;") και ένα σωρό άλλα ημι-ενδιαφέροντα πράγματα, όταν αρχίσετε να παίρνετε το τηλέφωνο. Μετά από όλα, τίποτα δεν λέει "αρχάριος" σαν να ξεκινά σε ένα φράγμα ερωτήσεων προτού να πείτε ακόμη και γεια.
Αλλά εκτός αν το σημείο της κλήσης είναι οικοδόμηση σχέσεων, μην αφήνετε αυτήν την αντίσταση σε περισσότερο από ένα λεπτό περίπου. Μεταβαίνετε ομαλά από τη μικρή ομιλία σας στο κρέας της συνομιλίας σας, χρησιμοποιώντας μια γραμμή όπως: "Τέλος πάντων, είμαι ενθουσιασμένος που ακούω περισσότερα για το τι έχετε κάνει. Πώς μπορώ να βοηθήσω?"
Επίσης, να θυμάστε ότι μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτό το "chit-chat" για να μοιραστείτε μερικές φορές μερικά από τα τελευταία νέα σας - για παράδειγμα, "Ήταν μια συναρπαστική εβδομάδα εδώ, κλείσαμε μόλις δύο φοβερούς νέους πελάτες!" είστε στο τηλέφωνο με έναν μελλοντικό συνεργάτη που θέλετε να εντυπωσιάσετε. Αλλά μετά από αυτό, προχωρήστε.
2. Διατηρήστε την κλήση σε λειτουργία
Ακόμα και όταν καταφέρετε να φτάσετε στο σημείο της κλήσης, μπορεί να βρείτε πολύ καλά το σύντροφό σας που πηγαίνει πάρα πολύ ή να κατεβείτε σε μια εφαπτομένη. Ίσως δεν χρειάζεται να ακούσετε για όλα τα νέα χαρακτηριστικά που μόλις ξεκίνησαν για να αποφασίσετε για την εταιρική σχέση σας. ίσως πραγματικά δεν θέλετε να ανταλλάξετε ολόκληρες ιστορίες με την καριέρα σας με το πρόσωπο που συμφωνήσατε να βοηθήσετε να μιλήσετε για στρατηγική ανάπτυξης.
Για να επαναφέρετε τα πράγματα σε τροχιά, πείτε κάτι που δείχνει ότι ακούγατε σίγουρα ("Αυτό είναι τόσο ενδιαφέρον που σκεφτήκατε να μπεις στο μάρκετινγκ-αστείο πώς η ζωή μας εκπλήσσει!") Και αμέσως να γεμίσει το σημείο της κλήσης. ("Σε κάθε περίπτωση, αυτό που ήλπιζα να σας ρωτήσω είναι …" ή "Ακούγεται σαν να ήταν τρελό εκεί! Το email σας είπε ότι είχατε μερικές ερωτήσεις για μένα - πώς μπορώ να βοηθήσω;")
3. Ακολουθήστε τον κανόνα 19 λεπτών
Πιστεύω αυτό σε έναν συνάδελφό μου, ο οποίος κάποτε ήταν έκπληκτος ότι πέρασα 45 λεπτά στην τηλεφωνική συνομιλία με έναν πιθανό εταίρο για μια αρκετά χαμηλή αξία και απλή συμφωνία. Και για να είμαι δίκαιος, μεγάλο μέρος της συζήτησης είχε περάσει στην περιοχή οικοδόμησης σχέσεων - σε μια εποχή που, ειλικρινά, κοιμόμουν πέντε ώρες τη νύχτα και μόλις έκανα διαλείμματα.
Έτσι, μου έδωσε αυτόν τον κανόνα: Προσπαθήστε να κατεβάσετε το τηλέφωνο σε 19 λεπτά. Της είπα ότι ήταν αδύνατο χωρίς να είναι αγενής. Αλλά μόλις άρχισα να προκαλώ τον εαυτό μου με αυτόν τον στόχο, ήμουν πολύ πιο πιθανό να κόψω το μικρό talk-chit κουβεντιάζοντας στα λεπτά 10 ήταν σίγουρα δεν είναι πλέον αποδεκτή και συνεχίστε τη συζήτηση στο σημείο. Προφανώς, υπήρχαν στιγμές που το κράτησε αυτό το σύντομο απλά δεν θα ήταν κατάλληλο, αλλά ήμουν έκπληκτος από το πόσο συχνά 19 λεπτά ήταν πραγματικά περισσότερο από αρκετό.
4. Έχετε ένα σκληρό ή ένα πεθαμένο τηλέφωνο
Τέλος, τίποτα δεν μπορεί να βοηθήσει στην ολοκλήρωση μιας συνομιλίας όπως η επικοινωνία ότι πρέπει να κατεβείτε από το τηλέφωνο. Είτε πρόκειται για μια σημαντική κλήση που πρέπει να πάτε (με έναν από τους πελάτες σας, με έναν επενδυτή, με το αφεντικό του αφεντικού σας) ή το τηλέφωνό σας πεθαίνει "επειδή έχετε κάνει κλήσεις back-to-back όλη την ημέρα" ο σίγουρος τρόπος για να καθοδηγήσετε μια συνομιλία στο κλείσιμό της είναι να δώσετε μια ωραία δικαιολογία για το λόγο που πρέπει να κλείσετε.
Το βρήκα πιο αποτελεσματικό και λιγότερο αγενές για να αναφέρω την επόμενη συνάντησή σας (ή χαμηλή μπαταρία) προς την αρχή της συνομιλίας σας ή 10-15 λεπτά προτού σκοπεύετε να ολοκληρώσετε. Λέγοντας "Απλά θέλω να σας δώσω ένα heads up - έχω μόνο περίπου 10 λεπτά, οπότε θα πρέπει να κάνουμε το καλύτερό μας" είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να αφήσετε το άτομο στο άλλο άκρο του τηλεφώνου να γνωρίζει ότι η σκληρή στάση σας έρχεται και σας επιτρέπει να το παρουσιάζετε με τρόπο που να είναι προσεκτικός και να προσπαθείτε να αξιοποιήσετε στο έπακρο την κατάσταση. Είναι επίσης λιγότερο δύσκολο από το να λέει: "Γεια σου, πρέπει να κατεβάζω το τηλέφωνο τώρα - συγνώμη!"
Κρατώντας σύντομες τηλεφωνικές κλήσεις είναι λίγο τέχνη, αλλά είναι ένα που θα σας εξυπηρετήσει καλά όταν χρειάζεστε αυτά τα πολύτιμα λεπτά πίσω στην ημέρα σας. Το κόλπο, φυσικά, είναι να το κάνουμε χωρίς να είμαστε αγενείς.
Σε αυτό το σημείωμα, μια τελευταία συμβουλή: Ενώ θα πρέπει να είστε ευγενικοί, μην αφήσετε την ευγένειά σας να σας προσγειώσει άλλο τηλεφώνημα. Κάναμε το λάθος μόνο μια φορά λέγοντας: "Λυπάμαι πολύ που πρέπει να διακόψουμε αυτό το σύντομο, αλλά θα ήμουν ευτυχής να συνεχίσω αυτή τη συζήτηση άλλη μια φορά." Μάθημα που διδάχθηκε: Προσφέρετε περισσότερο χρόνο αν το εννοείτε. Διαφορετικά, απλά τελειώστε με "Ελπίζω ότι ήταν χρήσιμος - ήταν εξαιρετικό να μιλάμε σε σας!" Ή "Αυτό ήταν πραγματικά ενδιαφέρον - ανυπομονώ να μοιραστώ με την ομάδα μου και θα συνεχίσω με email".
