Ως διευθυντής, ένας από τους σημαντικότερους πόρους που διαθέτετε είναι ένας εκτελεστικός ή διοικητικός βοηθός. Αυτός ή αυτή μπορεί να κρατήσει το γραφείο σας σε τάξη, το πρόγραμμά σας σε καλό δρόμο και να πάρει μερικά από τα καθημερινά καθήκοντα μακριά από το πιάτο σας.
Όμως, η αποτελεσματικότητά της έχει πολλά να κάνει με σας - πόσο καλά την εκπαιδεύετε, μοιραστείτε τις προσδοκίες μαζί της και δώστε τα σχόλιά της. Χρειάζεται σκέψη και σχεδιασμός για να δημιουργηθεί ένα περιβάλλον στο οποίο ένας βοηθός μπορεί να κάνει καλά τη δουλειά του (ειδικά για όσους από εμάς συνηθίζουμε να κάνουμε ό, τι οι ίδιοι!).
Έτσι, αν είστε νέοι στη διοίκηση ή όχι, εδώ είναι μερικές καλές υπενθυμίσεις για το πώς να αξιοποιήσετε στο έπακρο αυτό το πολύτιμο πόρο.
1. Ενεργοποιήστε τον για την επιτυχία
Ο διοικητικός σας βοηθός είναι εκεί για να διευκολύνει τη ζωή σας, αλλά δεν θα μπορέσει να το κάνει αυτό εκτός αν ξέρει πώς μπορεί να βοηθήσει. Από το get-go, φροντίστε να της δώσετε αρκετό χρόνο, εκπαίδευση και πόρους για να υπερέχει. Παρέχετε οδηγίες σχετικά με αυτό που χρειάζεστε και όταν το χρειάζεστε, καθώς και συγκεκριμένα παραδείγματα για αυτό που ψάχνετε. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα όταν ο βοηθός σας είναι καινούργιος - αλλά αναγνωρίζετε ότι ακόμα κι αν είναι βετεράνος, ίσως θέλετε τα πράγματα να γίνονται διαφορετικά από ό, τι έκανε το τελευταίο του αφεντικό. Να είστε σαφείς και να παρέχετε τα βασικά στοιχεία που θέτουν και εσείς για την αποτελεσματικότητα και την επιτυχία.
2. Δημιουργήστε μια σχέση εμπιστοσύνης
Προγραμματίστε να συναντιέστε τακτικά με τον βοηθό σας για να συζητήσετε τα τρέχοντα έργα και τις ενημερώσεις κατάστασης. Η ενημέρωσή της για το τι συμβαίνει σε άλλα επίπεδα της εταιρείας θα την βοηθήσει να καταλάβει πώς η δουλειά της ταιριάζει στη μεγαλύτερη εικόνα. Και όταν μπορεί να εκτιμήσει περισσότερα για αυτό που κάνετε, θα είναι σε θέση να προσδιορίσει πρόσθετους τρόπους για να σας βοηθήσει στην επίτευξη των στόχων σας.
3. Δώστε (και πάρτε) την ανάδραση
Εάν ο βοηθός σας κάνει κάτι που δεν ανταποκρίνεται στις προσδοκίες σας, μην απλά απογοητευτείτε - δείξτε πού είστε δυσαρεστημένοι και δώστε προτάσεις για το πώς θα πρέπει να αντιμετωπιστεί διαφορετικά στο μέλλον.
Αυτό που είναι εξίσου σημαντικό, ωστόσο, είναι ανοικτό στα σχόλιά της. Η εταιρεία είναι μια διαφορετική θέση από την άποψή της, έτσι ώστε να της επιτρέψει να μοιράζεται ανοιχτά τις σκέψεις και τις προτάσεις της μπορεί να σας δώσει πολύτιμες ιδέες. Επιπλέον, μπορεί να έχετε κακές συνήθειες που δεν συνειδητοποιείτε - δίνοντας αντιφατικές λεκτικές και γραπτές οδηγίες, παραδείγματος χάριν, ή να μην δώσετε αρκετή ειδοποίηση όταν θέλετε μια μεγάλη αίθουσα συσκέψεων που έχετε κάνει κράτηση - ώστε να μπορείτε να τροποποιήσετε για να κάνετε και τις δύο σας ζωές πολύ πιο εύκολη.
4. Δώστε την ευγνωμοσύνη σας
Ένας πολύ καλός βοηθός διευκολύνει το φόρτο εργασίας σας και σας κάνει να φανείτε καλός, γι 'αυτό να είστε γενναιόδωροι με έπαινο όταν αυτό οφείλεται. Μια συνάντηση προσωπικού ή εκδήλωση γραφείου είναι ένα εξαιρετικό μέρος για να δείξετε δημόσια την εκτίμησή σας, αλλά επίσης να μην παραβλέψετε ποτέ την ευκαιρία να δείξετε την ευγνωμοσύνη σας με μια απλή, λεκτική "εξαιρετική δουλειά". Μπορείτε επίσης να τον μεταχειριστείτε στο περιστασιακό καπουτσίνο ή ζευγάρι εισιτήρια κινηματογράφου. Ένας καλός εργοδότης γνωρίζει ότι οι χαρούμενοι υπάλληλοι κάνουν τη ζωή των αφεντικών πολύ πιο εύκολη!
5. Κρατήστε το Επαγγελματικό
Αν δεν έχει διευκρινιστεί κατά τη διάρκεια της συνέντευξης εργασίας, οτιδήποτε ζητάτε από έναν διοικητικό βοηθό να κάνει πρέπει να σχετίζεται άμεσα με την εταιρική αποστολή. Ενώ η προσφορά του καφέ σε έναν πελάτη ή η παραλαβή αναλώσιμων γραφείου στο δρόμο της επιστροφής από το γεύμα δεν είναι ένα άτυπο αίτημα, τα πράγματα που πρέπει να κάνετε, όπως η κράτηση του επόμενου οδοντιατρικού ραντεβού ή η παραγγελία της επερχόμενης ανάγνωσης για το βιβλίο σας είναι δική σας ευθύνη, . Έχει προσληφθεί για να σας βοηθήσει στην επαγγελματική σφαίρα - γι 'αυτό κρατήστε έτσι.
Θυμηθείτε, όσο περισσότερο βοηθάτε τον βοηθό σας να κάνει τη δουλειά της καλά, τόσο πιο εύκολο θα είναι για αυτήν να σας βοηθήσει με τη δική σας. Να είστε ο καλύτερος διαχειριστής που μπορείτε να είστε, και θα θέσετε και τους δυο σας για επιτυχία.
