Οι συναντήσεις παίρνουν μια κακή ραπα - και δυστυχώς, για καλό λόγο. Κάθε μέσος, ο μέσος εργαζόμενος ξοδεύει 31 ώρες σε μη παραγωγικές συναντήσεις (όχι ένα αστείο), και ας το παραδεχτούμε - υπάρχει κάτι για να κάθεστε γύρω από ένα τραπέζι σε μια αίθουσα με μπεζ, τοίχο φθορισμού που δεν εμπνέει ακριβώς τη δημιουργικότητα.
Τα καλά νέα? Υποθέτοντας ότι έχετε τουλάχιστον λίγη ευελιξία στο πώς και πού κάνετε την εργασία σας, υπάρχουν τόσες πολλές διαφορετικές επιλογές. Εδώ στο The Muse, γνωρίζουμε ότι πραγματοποιούμε συναντήσεις σε καφετέριες, πάρκα, σε άλλα γραφεία ή σε μια βόλτα γύρω από το μπλοκ. Και διαπιστώσαμε ότι μόνο μια μικρή αλλαγή σκηνικού μπορεί να δώσει μεγάλη ώθηση στη δημιουργικότητα και την παραγωγικότητα μας.
Θέλετε να κάνετε μια δοκιμή; Ακολουθεί ένας γρήγορος κατάλογος ελέγχου για να εξασφαλίσετε ότι οι συναντήσεις εκτός γραφείου είναι ακόμη πιο αποτελεσματικές από αυτές της αίθουσας συνεδριάσεων.
Εξετάστε το περιβάλλον σας
Ενώ, ναι, μια συνάντηση εκτός της πανεπιστημιούπολης μπορεί να λειτουργήσει σχεδόν σε οποιαδήποτε κατάσταση, δεν δημιουργούνται ίσοι όλοι οι χώροι. Για παράδειγμα, ένα πολυάσχολο καφενείο δεν είναι ίσως το καλύτερο μέρος για να έχετε μια σοβαρή συζήτηση με το αφεντικό σας, ενώ μια μεγάλη ομάδα μπορεί να έχει έναν δύσκολο χρόνο επικοινωνώντας ενώ σε μια συνάντηση με τα πόδια.
Έτσι, εξετάστε προσεκτικά τον τόνο, το μέγεθος και τις τεχνολογικές απαιτήσεις της συνάντησης που σχεδιάζετε. Θα πρέπει η ομάδα να καθίσει; Έχει σημασία το Wi-Fi ή τα σημεία πώλησης ή μπορείτε να χρησιμοποιήσετε φορητούς υπολογιστές; Χρειάζεστε ιδιωτικό απόρρητο, ή είναι εντάξει αν οι άνθρωποι αλέθονται γύρω; Πόσο επαγγελματική είναι η τοποθεσία που πρέπει να είναι (δηλαδή, πρέπει να είναι ένα κατάλληλο εστιατόριο, ή είναι μια casual καφετέρια εντάξει);
Αν σκέφτεστε να πηγαίνετε σε ένα εστιατόριο ή καφέ και ποτέ δεν ήσασταν εκεί κατά τη διάρκεια της ημέρας που έχει προγραμματιστεί η συνάντησή σας, εξετάστε το ενδεχόμενο να οριοθετήσετε τη σκηνή λίγες μέρες νωρίτερα. Δεν θέλετε να φτάσετε την ημέρα και να βρείτε ότι δεν υπάρχουν τραπέζια ή ότι είναι πολύ δυνατά για να ακούσετε άλλους ανθρώπους να μιλούν!
Προετοιμασία της τεχνικής σας
Αυτό μπορεί να ακούγεται αντιληπτό, αλλά πρώτα αποφασίστε αν χρειάζεστε ακόμη και συσκευές για τη συνάντησή σας. Ανάλογα με τη ρύθμιση, μπορεί να έχει νόημα να φέρνουν όλοι σημειωματάρια και στυλό σε σχέση με τους φορητούς υπολογιστές τους. Τα εστιατόρια με περιορισμένο χώρο στο τραπέζι είναι πιο κατάλληλα για καλά παλιομοδίτικα εργαλεία γραφής, ενώ τα εργαλεία ανοιχτής ακρόασης όπως τα κινητά τηλέφωνα είναι ιδανικά για πεζοπορίες στο πάρκο.
Εάν επιλέγετε να φέρετε μια συσκευή, βεβαιωθείτε ότι έχετε αρκετή ισχύ μπαταρίας για να διαρκέσει ολόκληρο το χρονικό διάστημα - δεν υπάρχει τίποτα χειρότερο από το να εξαντληθεί ο χυμός στην πιο ακατάλληλη στιγμή. Ορίστε μια υπενθύμιση στο τηλέφωνό σας για να συνδέσετε τις συσκευές σας τουλάχιστον μία ώρα πριν ξεκινήσετε ή, εάν διαπιστώσετε ότι συνεχώς ξεχνάτε να συνδέεστε, επενδύστε σε φορητό φορτιστή.
Τέλος, εξετάστε την κατάσταση του Wi-Fi. Εάν πηγαίνετε σε ένα καφέ, ελέγξτε δύο φορές το Yelp ότι παρέχει δωρεάν internet (και σαρώστε τις κριτικές για να δείτε αν κάποιος έχει παράπονα για το ότι δεν λειτουργεί). Αν κατευθυνθείτε σε διαφορετικό γραφείο, καλέστε τον διευθυντή γραφείου μπροστά από το χρόνο για να μάθετε τον κωδικό πρόσβασης Wi-Fi - θα μπορείτε να παρακάμψετε την αδέξια αλληλεπίδραση που πρέπει να ζητήσετε από κάποιον που ξέχασε τον κωδικό πρόσβασης πολύ καιρό πριν τρέξτε και αρπάξτε το. Και αν πάτε σε εξωτερικούς χώρους και απολύτως ανάγκη να συνδεθείτε στο διαδίκτυο, σκεφτείτε να πάρετε ένα φορητό Mi-Fi ή να συνδέσετε τον υπολογιστή σας στο τηλέφωνό σας για πρόσβαση.
Κοιτάξτε την Ατζέντα σας
Τέλος, εκτελέστε τους στόχους της συνάντησης μπροστά από το χρόνο και βεβαιωθείτε ότι έχετε τα έγγραφα ή τις πληροφορίες που χρειάζεστε για να κάνετε τη συνεδρίαση επιτυχημένη. Αν έχετε φορητό υπολογιστή ή tablet, αποθηκεύστε σημαντικά έγγραφα σε ένα εύχρηστο φάκελο που δεν απαιτεί πρόσβαση στο διαδίκτυο (μόνο στην περίπτωση!). Εάν συναντάτε έξω σε ένα πάρκο ή σε μια βόλτα, μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για τον εαυτό σας για εύκολη πρόσβαση τηλεφώνου (δεν θα χρειαστεί να μετακινηθείτε σε ολόκληρο το έγγραφο στη μικροσκοπική οθόνη σας, ενώ προσπαθείτε να οργανώσετε μια συνάντηση) ή να καταγράψετε μερικές σημειώσεις μπροστά από το χρόνο για να βοηθήσετε να ανατρέψετε τη μνήμη σας.
Θα πρέπει επίσης να σκεφτείτε εάν θα χρειαστεί να σημειώσετε σημειώσεις κατά τη διάρκεια της συνάντησης και πώς θα το κάνετε. Προφανώς, εάν διαθέτετε φορητό υπολογιστή ή σημειωματάριό σας, μπορείτε να καταγράφετε τα πράγματα κάτω ακριβώς όπως αν βρίσκεστε στο γραφείο, αλλά εάν περπατάτε, σκεφτείτε να τραβήξετε σημειώσεις σε ένα μικρό σημειωματάριο ή να χρησιμοποιήσετε το talk-to-text για να σχολιάσετε τη συνάντηση στο τηλέφωνό σας. Και αν δεν μπορείτε να γράψετε τίποτα λόγω της θέσης; Κάντε την προτεραιότητα να καθίσετε για πέντε λεπτά μόλις επιστρέψετε στο γραφείο για να γράψετε κάτι σημαντικό.
Τώρα που έχετε καταλήξει σε ένα σχέδιο, πάρτε ένα λεπτό για να απεικονίσετε τη συνάντησή σας. Περπατήστε τον εαυτό σας και βεβαιωθείτε ότι δεν έχετε παραβλέψει τίποτα που πρέπει να έχετε μια επιτυχημένη συνεδρίαση εκτός γραφείου. Επειτα? Φύγε από εδώ! Θα απολαμβάνετε συναντήσεις περισσότερο πριν το ξέρτε.
