"Ξεφορτωθείτε όλο το χαρτί."
Ήμουν διευθυντής έργου που εργαζόταν στο Γραφείο Δημάρχου της Νέας Υόρκης και αυτό ήταν το καθήκον που μου ανατέθηκε να ολοκληρώσω. Σε μια γραφειοκρατία με εκατοντάδες χιλιάδες εργαζομένους, χιλιάδες διαδικασίες με βάση το χαρτί και περιορισμένο προϋπολογισμό για τη νέα τεχνολογία, μου ζητήθηκε να αναπτύξω ένα σχέδιο ψηφιοποίησης σχεδόν όλων.
Αυτό ήταν ένα αποθαρρυντικό έργο, αν είχα δει κάτι τέτοιο. Ήταν, στην πραγματικότητα, δίπλα στο αδύνατο, δεδομένων των περιορισμών στους οποίους δούλευα. Αλλά δεν μπορούσα να ρίξω τα χέρια μου και να πω όχι. Είχα δουλειά να κάνω και έπρεπε να ξεκινήσω κάπου.
Η απομάκρυνση του έργου δεν ήταν ανεπιτυχής επιτυχία. Στην πραγματικότητα, ήταν πιο κοντά σε μια ανεπιφύλακτη αποτυχία. Εάν περπατάτε σε οποιοδήποτε γραφείο της Νέας Υόρκης σήμερα, θα βρείτε σίγουρα το χαρτί που έχει συσσωρευτεί στα γραφεία, στα inboxes και στα outboxes και ανακυκλώνει τα δοχεία.
Ωστόσο, το έργο μου έμαθε περισσότερα για το πώς να ξεκινήσω μια συντριπτική εργασία από κάθε επιτυχία που είχα ποτέ. Εδώ είναι το πώς έμαθα να παίρνω κάτι φαινομενικά ανυπέρβλητο και να το αντιμετωπίσω σε κομμάτια μικρού μεγέθους.
1. Πάρτε το απόθεμα της μεγάλης εικόνας
Η πόλη της Νέας Υόρκης έχει δεκάδες τμήματα, καθένα από τα οποία έχει δεκάδες τμήματα, καθένα από τα οποία έχει τις δικές της εσωτερικές διαδικασίες. Υπάρχει χαρτί που υπάρχει ήδη σε ντουλάπια και κιβώτια αρχείων και υπάρχει ακόμα χαρτί όταν οι πελάτες και οι υπάλληλοι συμπληρώνουν φόρμες και εφαρμογές. Ήταν αδύνατο για μένα να γνωρίζω από πού να ξεκινήσω πριν από την απογραφή όλων των διαδικασιών δημιουργίας χαρτιού εκεί έξω. Ποιες από αυτές παρήγαγαν το περισσότερο χαρτί; Ποιοι αυτοί προσφέρονται για ψηφιοποίηση και ποιες από αυτές είχαν περιπλοκές, όπως η ανάγκη αποδοχής χρημάτων; Ποια θα παράγει το μεγαλύτερο κτύπημα για το χαμηλότερο buck;
Έχω περάσει μια σταθερή λίγες εβδομάδες που αναζητούν κάθε τμήμα για να πάρετε μια αίσθηση για το εύρος της προσπάθειας. Η πραγματοποίηση αυτής της αρχικής εκτίμησης μπορεί να σας βοηθήσει να ορίσετε το πεδίο εφαρμογής σας, καθώς και αυτό που ανήκει μέσα και έξω από αυτό. Μπορεί να σας βοηθήσει να επικοινωνήσετε με τους ανώτερους υπαλλήλους σας με το εύρος της εργασίας και να λάβετε τα σχόλιά τους για αυτό που τους ενδιαφέρει περισσότερο. Και σας βοηθά να περιηγηθείτε σε ένα λογικό σημείο εκκίνησης.
2. Βρείτε ένα παράδειγμα επιτυχίας σε μια μικρότερη κλίμακα
Στην περίπτωση της εξάλειψης χαρτιού έργου, το υπουργείο Υγείας ανέλαβε πρόσφατα ένα έργο μείωσης του χαρτιού που προκλήθηκε από μια κίνηση γραφείου. Δεν ήθελαν να πάρουν μαζί τους όλα τα χαρτιά τους, αν δεν έπρεπε, αλλά δεν ήξεραν ποιες να πάρουν και πού να αφήσουν πίσω τους. Έτσι, εφάρμοσαν ένα πολυφασικό έργο: Ορίστε τι νόμιμα χρειάστηκε να διατηρηθεί, καταστρέψτε τι δεν έκανε και σαρώστε οτιδήποτε για το οποίο δεν απαιτείται ένα έντυπο. Είχαν εφαρμόσει την τεχνολογία και το προσωπικό για να συμβεί αυτό και είχαν τα αποτελέσματα για να το δείξουν.
Ένα μέγεθος δεν ταιριάζει πάντα σε όλα και υπάρχουν νέες σκέψεις όταν αυξάνετε την κλίμακα ενός συγκεκριμένου έργου. Αλλά ένα παράδειγμα επιτυχίας όχι μόνο προσφέρει δοκιμασμένες μεθόδους για την επίτευξη του ίδιου στόχου που θέλετε να πετύχετε, αλλά μπορεί επίσης να σας επιτρέψει να μάθετε από τις αποτυχίες άλλων. Παρέχει ένα μοντέλο που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ως σημείο εκκίνησης. Μπορεί να χρειαστεί να την τροποποιήσετε, να την επεκτείνετε ή να την προσαρμόσετε ώστε να ταιριάζει στους δικούς σας στόχους, αλλά είναι πιο εύκολο να αντιδράσετε σε κάτι από το να ξεκινήσετε από έναν εντελώς κενό καμβά.
3. Προσδιορίστε το φτωχό φρούτο
Ναι, τα "φρούτα χαμηλής κρεατοπαραγωγής" είναι σίγουρα σε μια λίστα με υπερβολικά χρησιμοποιημένες φράσεις γραφείων κάπου, οπότε ας το αποκαλούμε αυτό που είναι: το εύκολο πράγμα. Τα πράγματα που κοστίζουν το λιγότερο και παίρνουν το λιγότερο χρόνο για να κάνουν. Στην περίπτωση της κατάργησης του χαρτιού έργου, αυτό σήμαινε πράγματα όπως να απαλλαγούμε από παρωχημένες γραφειοκρατικές πράξεις, να δημιουργούμε απλές ηλεκτρονικές φόρμες και να διαθέτουμε αρχεία πολύ πριν από τις ημερομηνίες λήξης τους.
Υπάρχουν μερικοί λόγοι για να ξεκινήσετε με το εύκολο πράγμα. Αρχικά, σας δίνει κάποιες εγκοπές στη ζώνη σας. Αυτό το αίσθημα της μετακίνησης προς τα εμπρός, όσο ελάχιστα μπορεί να είναι, είναι μια σημαντική ψυχολογική νίκη. Σας δίνει ορμή, καύσιμο για την πιο προκλητική δουλειά μπροστά. Και δεύτερον, σας επιτρέπει να επιδείξετε πρόοδο στους ενδιαφερόμενους του έργου, δημιουργώντας πίστη στην ικανότητά σας να εκπληρώνετε τις μελλοντικές φάσεις της εργασίας.
4. Χαράξτε τα μεγαλύτερά σας εμπόδια
Ακόμα και όταν τσεκάρετε τις μικρές επιτυχίες, είναι σημαντικό να πάρετε αυτό το αίσθημα μιας απίστευτα απειλητικής πρόκλησης και να το σπάσετε σε συγκεκριμένα εμπόδια. Χωρίς να τα ονομάζουμε, είναι πολύ πιο δύσκολο να αναπτυχθούν στρατηγικές για να ξεπεραστούν. Στον κόσμο της εξάλειψης χαρτιού, ένα εμπόδιο ήταν η πολυπλοκότητα της συλλογής δεδομένων που εισήχθησαν σε ηλεκτρονική φόρμα, ενώ μια άλλη ήταν η προσαρμογή των νομικών απαιτήσεων για ηλεκτρονικές υπογραφές.
Η τοποθέτηση αυτών των εμποδίων μπορεί να οδηγήσει στην ανακάλυψη ότι ένα αντιληπτό εμπόδιο δεν είναι τόσο μεγάλη πρόκληση όσο αρχικά υποθέσατε. Θα μπορούσε, εναλλακτικά, να φέρει στο φως ένα μεγάλο οδόφραγμα που προηγουμένως θεωρήσατε ότι είναι ήσσονος σημασίας. Το να γνωρίζεις ποια είναι τα εμπόδια από νωρίς θα σε εμποδίσει να μην είσαι τυφλός όταν είσαι ήδη γόνατο. Μπορεί επίσης να σας βοηθήσει να ταξινομήσετε τους πόρους που θα χρειαστείτε για να τις αντιμετωπίσετε, είτε πρόκειται για πολιτική στήριξη, είτε για χρηματοδότηση είτε για καθοδήγηση εμπειρογνωμόνων.
5. Απαλλαγή της εργασίας
Ο Κινέζος φιλόσοφος Λάο Τζου δήλωσε ότι "ένα ταξίδι χιλιάδων μιλίων αρχίζει με ένα μόνο βήμα". Είναι επίσης αλήθεια ότι ένα ταξίδι χιλιάδων μιλίων αποτελείται από τέσσερα μικρότερα ταξίδια 250 μιλίων ή 10 ταξίδια 100 μιλίων. Η κατάργηση του τρομακτικού σας έργου σε εύχρηστες φάσεις το κάνει πολύ λιγότερο τρομακτικό. Και σας δίνει ρεαλιστικά ενδιάμεσα ορόσημα για να επιδιώξετε τη μετάβαση μεταξύ του πρώτου βήματος και του βήματος.
Προσπαθώντας να ψηφιοποιήσει τις διαδικασίες που βασίζονται στο χαρτί στην κυβέρνηση της Νέας Υόρκης, υπήρχαν διάφορες επιλογές για τη σταδιακή κατάργηση του έργου. Μια προσέγγιση ήταν να αντιμετωπιστεί ένας αριθμός τμημάτων κάθε φορά. Ένας άλλος έπρεπε να ξεκινήσει καθορίζοντας το χαρτί που θα μπορούσε να εξαλειφθεί, να συνεχίσει με την εφαρμογή της τεχνολογίας για την ψηφιοποίησή του και να ολοκληρώσει με την κατάρτιση του προσωπικού και τη διαφήμιση της νέας τεχνολογίας στους πελάτες. Ο πιο λογικός τρόπος για τη σταδιακή κατάργηση μιας συντριπτικής ποσότητας εργασίας ποικίλλει ανάλογα με τη φύση της ίδιας της δουλειάς, αλλά αξίζει πάντα να αντιμετωπίσετε πριν πάρετε πάρα πολύ βαθιά.
6. Ορίστε προσδοκίες
Ό, τι κι αν κάνετε, μην υπερβείτε τίποτα που δεν είστε βέβαιοι ότι μπορείτε να παραδώσετε. Ρωτήστε για αυτό που χρειάζεστε για να συμβεί αυτό. Και αν δεν μπορείτε να το πάρετε - είτε πρόκειται για ανθρώπους, χρήματα, είτε για τεχνολογία - τότε εξηγήστε τους τρόπους που μπορεί να επηρεάσουν το χρονοδιάγραμμά σας. Μερικές φορές, ένα στέλεχος θα ζητήσει κάτι χωρίς μια λεπτή κατανόηση του έργου που απαιτείται για την επίτευξή του, αλλά μόλις συγκρατήσετε την εκτίμησή σας και εντοπίσετε τα εμπόδια, είστε σε θέση να επικοινωνήσετε με αυτήν την απόχρωση.
Το κουνώντας το κεφάλι σας και η κίνηση προς την άλλη κατεύθυνση είναι μια κοινή, και μερικές φορές δικαιολογημένη, αντίδραση στα πιο συντριπτικά έργα. Αλλά είναι εγγυημένο ότι δεν θα σας πάει πουθενά. Ακόμα και το πιο αποθαρρυντικό έργο μπορεί να αντιμετωπιστεί με τις σωστές προοπτικές, με μια σωστή κατανόηση του έργου μπροστά και με ένα σύνολο ρεαλιστικών και εφικτών ορόσημων που θα σας επιτρέψουν να ελέγξετε την πορεία σας.
