Καθώς αυξάνεται ο όγκος των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που στέλνουμε και λαμβάνουμε, ένα νέο πρόβλημα είναι το να βρείτε ένα συγκεκριμένο μήνυμα ή συγκεκριμένη πληροφορία μέσα στο τεράστιο αρχείο σας.
Ευτυχώς, με λίγες προπληρωμένες πληκτρολογήσεις και κάποια προηγμένη τεχνογνωσία αναζήτησης, μπορείτε να ανακτήσετε τις πληροφορίες που χρειάζεστε από το email σας πιο εύκολα από ποτέ.
Trick 1: Γράψτε τώρα για να βρείτε αργότερα
Ένα από τα # 1 πράγματα που κάνω πριν στείλω ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου διαβάζεται για αναζήτηση. Σκέφτομαι τι θα ψάξω για να βρω αυτό το μήνυμα αργότερα και στη συνέχεια βεβαιωθείτε ότι αυτές οι λέξεις βρίσκονται στο email.
Στις περισσότερες περιπτώσεις, δεν αλλάζω κάτι, αλλά κάθε φορά που βρήκα ότι έχω πληκτρολογήσει "την εταιρική σχέση που συζητήσαμε σήμερα το πρωί" αντί για "τη συνεργασία Mashable που συζητήσαμε σήμερα το πρωί" ή "Σημειώσεις από συνάντηση με Jack "αντί για" Σημειώσεις από τη συνάντηση με τον Jack Smith από το Amazon. "Όταν ψάχνω για αυτό το νήμα στο μέλλον, ξέρω ότι θα ψάξω" Mashable "ή" Jack Smith Amazon "και χωρίς αυτές τις γρήγορες διορθώσεις, έχουν βρει κάτι.
Trick 2: Χρήση ετικετών και φακέλων
Εάν είστε χρήστης του Gmail, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ετικέτες - ή μπορείτε να επιλέξετε να αρχειοθετήσετε τα πάντα σε ένα μεγάλο ωκεανό email. Θεωρώ ότι ο καλύτερος λόγος για να εξετάσετε τη χρήση ετικετών είναι η αναζήτηση.
Για παράδειγμα: Ο συνιδρυτής μου Kathryn και εγώ γράφω σχετικά με την πόλη του Σικάγο σχετικά συχνά. Ορισμένα από τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σχετίζονται με την επέκταση των πωλήσεών μας στην πόλη και άλλα είναι εντελώς άσχετα (όπως μια διάσκεψη που συμβαίνει εκεί ή ένας υποψήφιος που εδρεύει εκεί). Η δυνατότητα αναζήτησης "Kathryn Chicago" μέσα στην ετικέτα "Πωλήσεις" θα με βοηθήσει να βρω αυτό που ψάχνω πολύ πιο γρήγορα από την αναζήτηση όλων των email μου για το ίδιο ερώτημα.
Το ίδιο πράγμα ισχύει και για τους φακέλους σε άλλα προγράμματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όπως το Outlook. Η δυνατότητα αναζήτησης μέσα σε ένα πιο περιορισμένο σύνολο μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου καθιστά ευκολότερο να βρείτε αυτό που ψάχνετε.
Trick 3: Γνωρίστε τις εντολές αναζήτησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Τέλος, γνωρίστε τις επιλογές αναζήτησης. Η διαφορά μεταξύ της αναζήτησης ηλεκτρονικών μηνυμάτων που περιλαμβάνουν "Kathryn" οπουδήποτε στο σώμα σε σχέση με τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έστειλε ο Kathryn, έστειλε στην Kathryn ή με το "Kathryn" στη γραμμή θέματος είναι αρκετά σημαντική. Για το Gmail, αυτές είναι οι κορυφαίες εντολές αναζήτησης που πρέπει να γνωρίζετε:
-
Για να αναζητήσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προς ή από ένα συγκεκριμένο άτομο: προς: XYZ και από: XYZ
Pro tip: Και για τις δύο αυτές εντολές, μπορείτε να επιλέξετε μεταξύ της διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ενός επώνυμου ή επώνυμου, π.χ. από: [email protected], από: jane, από: smith. Εάν κάποιος έχει πολλές διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, η τοποθέτηση του ονόματος ή του επωνύμου του θα φέρει αποτελέσματα από όλα αυτά. -
Για να αναζητήσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με συγκεκριμένες λέξεις στη γραμμή θέματος: θέμα: XYZ
Pro συμβουλή: Αν θέλετε να αναζητήσετε μια φράση, βεβαιωθείτε ότι την έχετε θέσει σε εισαγωγικά. Θέμα: Το ταξίδι στο NYC θα αναζητήσει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τη λέξη "NYC" στη γραμμή θέματος και "ταξίδι" κάπου στο σώμα - θα χρειαστείτε θέμα: "Ταξίδι NYC" αντ 'αυτού. -
Για να αναζητήσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με συνημμένο: έχει: συνημμένο.
Pro tip: Μπορείτε επίσης να αναζητήσετε συγκεκριμένους τύπους αρχείων χρησιμοποιώντας το όνομα αρχείου: doc, όνομα αρχείου: ppt, και ούτω καθεξής. -
Για να αναζητήσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με συγκεκριμένη ετικέτα: ετικέτα: XYZ
Pro tip: Εάν κάνετε κλικ σε μια ετικέτα στο Gmail, θα το προσθέσετε ήδη στη γραμμή αναζήτησης, ώστε να μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε ως αφετηρία για την αναζήτησή σας. -
Για να περιορίσετε την αναζήτηση σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που διαβάζονται ή δεν διαβάζονται: είναι: μη αναγνωσμένα ή είναι: διαβάσετε
Για περισσότερα, ελέγξτε τα εξαιρετικά παραδείγματα ψηφιακής εισπνοής αυτών των εντολών αναζήτησης σε δράση.
Χρησιμοποιείτε άλλα τεχνάσματα για να μπορείτε να ψάξετε στο email σας;
