Η εργασία σε ένα μεγάλο εταιρικό γραφείο μπορεί να είναι μια ευλογία και μια κατάρα.
Από τη μία πλευρά, έχετε στη διάθεσή σας πολλούς πόρους - τεχνική βοήθεια, δημιουργικές ομάδες, συμβούλους, μια καλά εξοπλισμένη αίθουσα εφοδιασμού και οτιδήποτε άλλο χρειάζεστε απλά μια εντολή αγοράς.
Αλλά από την άλλη πλευρά, η γραφειοκρατία ενός εταιρικού περιβάλλοντος μπορεί εύκολα να θέσει ένα αμυντικό σε νέες ιδέες και να επιβραδύνει το έργο που χρειάζεστε για να το κάνετε. Μεταξύ άχρηστων πολιτικών, ατελείωτης γραφειοκρατίας και έλλειψης εξουσίας λήψης αποφάσεων, μπορείτε να αρχίσετε να αναρωτιέσαι αν οι εταιρικοί νομοθέτες προσπαθούν ενεργά να καταστήσουν τη δουλειά σας πιο δύσκολη.
Η αλήθεια είναι ότι πιθανότατα δεν θα μπορέσετε να απελευθερώσετε την εταιρία σας από τέτοιου είδους γελοιοσυχία, γραφειοκρατία, οποτεδήποτε σύντομα. Αλλά, αντιμετωπίζοντας το κεφάλι-επάνω και την αντιμετώπιση με το σωστό τρόπο, μπορείτε να κάνετε πολύ λιγότερο απογοητευτικό για τον εαυτό σας και την ομάδα σας.
Μετά από μερικά χρόνια στο εταιρικό κόσμο, εδώ είναι τα πράγματα που βρήκα πιο απογοητευτικά - και πώς έμαθα να τα αντιμετωπίζω προληπτικά.
Το θέμα: Έλλειψη διαφάνειας
Εκτός αν βρίσκεστε στην οικογένεια C, είναι πιθανό ότι δεν πρόκειται να λάβετε πολλές πληροφορίες σχετικά με τις επιχειρηματικές αποφάσεις της επιχείρησής σας. Ακόμα κι αν είστε σε εποπτικό ρόλο, πιθανότατα θα έχετε blindsided από απρόσμενες ανακοινώσεις, νέες πρωτοβουλίες και αλλαγές πολιτικής.
Πάρτε το δικό μου γραφείο: Περίπου ένα μήνα πριν, τέσσερις από τους υπαλλήλους του τμήματος μου κλήθηκαν σε μια συνάντηση όπου τους απολύθηκαν - χωρίς προηγούμενη γνώση μου. Ως επικεφαλής τους, έσπευσα στον διευθυντή μου να ρωτήσω τι γνώριζε για την κατάσταση. Αποδεικνύει ότι δεν είχε ιδέα για τις απολύσεις, για ποιες πληροφορίες βασίζονταν, και αν έμεναν περισσότερα.
Το ίδιο συνέβη όταν η εταιρεία μας αγοράστηκε και συγχωνεύθηκε με άλλη εταιρεία. Οι αλλαγές στη δομή και τη διαχείριση μεταβιβάστηκαν μόνο σε ορισμένα τμήματα, αφήνοντας τους υπόλοιπους υπαλλήλους να εξαρτώνται από φήμες έως ότου οι πληροφορίες φιλτραριστούν στρατηγικά.
Πως να το διαχειριστείς
Δεν υπάρχει κανένας εγγυημένος τρόπος να αποκτήσετε γνώση των εσωτερικών λειτουργιών της εταιρείας σας - αν ο Διευθύνων Σύμβουλος δεν θέλει να γνωρίζετε, πιθανότατα δεν θα μπορείτε να μάθετε. Ωστόσο, δεν ενοχλεί να επικοινωνείτε τακτικά με τον προϊστάμενό σας και να ρωτάτε τι γνωρίζει σχετικά με ορισμένες καταστάσεις. Έχω διαπιστώσει ότι ακόμη και αν ο διευθυντής μου δεν μπορεί να μου δώσει πολλές λεπτομέρειες, μπορώ να συλλέξω περιστασιακά nuggets πληροφοριών (τα οποία τουλάχιστον μου δίνουν ένα κομμάτι της μεγάλης εικόνας, ακόμα κι αν δεν μπορώ να δω ολόκληρο το πράγμα).
Η άλλη πλευρά της αντιμετώπισης της έλλειψης γνώσης (και της απογοήτευσης που έρχεται μαζί με αυτήν) είναι να επικεντρωθεί στο να είσαι ευκίνητος μέσα στον ρόλο σου. Όσο σκληρά μπορεί να είναι, αν μπορείτε να μάθετε να αποδέχεστε την αλλαγή με χαριτωμένο και ήρεμο τρόπο (αντί να παραπονιέστε ή να ρωτάτε συνεχώς γιατί τα πράγματα δεν μπορούν να επανέλθουν στον τρόπο που ήταν πριν), θα έχετε πολύ πιο εύκολο χρόνο προσαρμογής και λαμβάνοντας τις αλλαγές στο βήμα.
Το θέμα: Φαινομενικά άχρηστες πολιτικές
Ελέγξτε το εγχειρίδιο οποιασδήποτε επιχείρησης και θα βρείτε πολιτική μετά από πολιτική σχετικά με τα πάντα, από την αναμενόμενη συμπεριφορά στον κώδικα ενδυμασίας έως τις μέρες εκτός λειτουργίας. Και ως επί το πλείστον, μάλλον δεν αμφισβητείτε γιατί αυτές οι πολιτικές είναι απαραίτητες.
Δηλαδή, μέχρι να συναντήσετε έναν κανόνα που προσδιορίζει κάτι παράλογο: Για παράδειγμα, αυτό το PTO μπορεί να ζητηθεί μόνο σε μισές ή πλήρεις ημέρες, αντί για την ώρα (και μισές ώρες; Ξεχάστε!) - έτσι έχετε να χρησιμοποιήσει τέσσερις ώρες αυτού του πολύτιμου χρόνου διακοπών για ένα ραντεβού για έναν γιατρό, αντί για ένα μόνο. Ή, ο κανόνας που δηλώνει ότι οι ωρομίσθιοι υπάλληλοι δεν μπορούν να χρησιμοποιήσουν τα κινητά τους τηλέφωνα για να κάνουν κείμενο ή να σερφάρετε στο διαδίκτυο ακόμα και όταν είναι εκτός λειτουργίας κατά τη διάρκεια του γεύματος και των διακοπών.
Για ένα γραφείο γεμάτο ενήλικες που ξέρουν πώς να κάνουν τη δουλειά; Οι πολιτικές αυτές φαίνονται περιττές και άδικες.
Πως να το διαχειριστείς
Απογοητευτικό, όπως συμβαίνει με τους κανόνες, ίσως να είναι βάσιμοι για τους λόγους. Έχω διαπιστώσει ότι με βοηθά να αποδεχθώ (και να την επιβάλω) αν είμαι σε θέση να λάβω περισσότερες πληροφορίες για τους λόγους αυτούς. Εάν, για παράδειγμα, διαπιστώσω ότι το σύστημα PTO μας απλά δεν μπορεί να επεξεργαστεί τίποτα άλλο από τέσσερα ή οκτώ ώρες αίτημα, αισθάνομαι πιο ικανοποιημένος από το να υποθέσω ότι το τμήμα ανθρωπίνων πόρων απλά θέλει να μας αναγκάσει να χρησιμοποιήσουμε τις ώρες μας τόσο γρήγορα όσο δυνατόν. (Γνωρίζω επίσης, δεδομένου ότι αυτός είναι ο μόνος λόγος για τον κανόνα, ότι μπορεί να φτιαχτεί - όπως επιτρέποντας σε έναν υπάλληλο να παραλείπει την ώρα του μεσημεριανού για να αντισταθμίσει το ραντεβού του ιατρού που την καθυστέρησε.)
Το ζήτημα: Έλλειψη δυνατότητας λήψης αποφάσεων
Μέχρι να βρεθείτε σε θέση σε επίπεδο διευθυντή, πραγματικά δεν έχετε πολλά περιθώρια να παίρνετε αποφάσεις για λογαριασμό της ομάδας σας, των πελατών σας ή ακόμα και του εαυτού σας.
Για παράδειγμα, η πρωταρχική λειτουργία της ομάδας μου είναι να δημιουργήσει λογισμικό πελατών για τη μετάδοση ηλεκτρονικών ασφαλιστικών απαιτήσεων, αλλά και πρόσφατα μας δόθηκε η ευθύνη να απαντήσουμε στις διαφορές τιμολογίου. Έτσι, οι πελάτες θα καλέσουν, να φοβίσουν ότι χρεώθηκαν για το διπλάσιο ποσό που έπρεπε να είχαν. Θα μπορούσαμε να διερευνήσουμε το ζήτημα σε κάποιο βαθμό, αφού μπορούσαμε να συνδεθούμε εξ αποστάσεως στο σύστημά τους.
Αλλά τα αλιεύματα ήταν, ακόμη και αν διαπιστώσαμε ότι το τιμολόγιο ήταν λανθασμένο, δεν είχαμε πρόσβαση στη σύμβαση του πελάτη, που έγραφε τι ήταν και δεν ήταν υπεύθυνος για την πληρωμή. Ακόμα κι αν ήταν προφανές ότι ο πελάτης άξιζε πίστωση για υπερπληρωμή, δεν είχαμε την εξουσιοδότηση να του το δώσουμε σε αυτόν. Έπρεπε να μεταφέρουμε τον πελάτη σε άλλο τμήμα, τότε έπρεπε να περάσουμε από τις τάξεις για να πάρουμε την έγκριση. Ήταν εξαντλητικός και εξοργιστικό για όλους τους εμπλεκόμενους.
Όποια και αν είναι η θέση στην οποία εργάζεστε, πιθανόν να το βιώσετε και αυτό. Μπορεί να μην είστε εξουσιοδοτημένοι να λαμβάνετε αποφάσεις, να αλλάζετε διαδικασίες ή να πηγαίνετε έξω σε ένα άκρο για έναν πελάτη χωρίς κατάλληλη έγκριση - κάτι που μπορεί να κάνει για κάποιες δυσάρεστες καταστάσεις.
Πως να το διαχειριστείς
Αν γνωρίζω εκ των προτέρων ότι δεν είμαι το σωστό άτομο για να κάνω μια αλλαγή ή να δώσω την έγκριση για κάτι, μου αρέσει να το αποκαλύψω πλήρως από το get-go. Έτσι, όταν μιλάμε σε έναν πελάτη για ένα τιμολόγιο, θα προλάβω τη συζήτηση εξηγώντας: "Θα βοηθήσω να διερευνήσω αυτό το πρόβλημα, αλλά για να διορθώσω πραγματικά το τιμολόγιό σας, θα πρέπει να σας μεταφέρω στην υπηρεσία εξυπηρέτησης πελατών μας Τμήμα, OK; "
Ορίζοντας τις σωστές προσδοκίες σε οποιονδήποτε εμπλέκεται, θα εξαλείψετε την απογοήτευση που θα έφτανε εάν περιμένατε μέχρι το τέλος της συζήτησης για να εξηγήσετε την έλλειψη εξουσίας σας.
Το τεύχος: ατελείωτες γραφειοκρατία και κόκκινη ταινία
Παρόλο που μπορεί να έχετε μια ατελείωτη λίστα εργασιών και ένα πλήρες φάκελο έργων, η πρόοδος στην επίτευξη των στόχων αυτών συχνά αποδεικνύεται ευκολότερη από ό, τι γίνεται. Αντί να κάνετε κατάδυση, πρώτα πρέπει να δημιουργήσετε ένα σχέδιο έργου, αναφέροντας λεπτομερώς ποιος θα χρειαστεί να συμπεριλάβετε, τα έξοδα που θα υποστούν, καθώς και ένα αναμενόμενο χρονοδιάγραμμα.
Για να λάβετε σχόλια σχετικά με αυτό, θα το στείλετε με μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον προϊστάμενό σας - και όταν δεν θα ακούσετε ξανά μετά από μια εβδομάδα, θα στείλετε μερικά μηνύματα παρακολούθησης. Θα τον περιμένετε για να πάρει έγκριση από τη γραμμή, και μόνο τότε, εβδομάδες μετά την "έναρξη" του έργου, θα μπορέσετε πραγματικά να ξεκινήσετε.
Ακούγεται οικείο? Σε περιβάλλοντα όπως αυτό, είναι δύσκολο και απίστευτα απογοητευτικό - να κάνουμε πραγματικά κάτι.
Πως να το διαχειριστείς
Δυστυχώς, η αντίσταση σε μια υπάρχουσα διαδικασία έγκρισης, μακρά και κουραστική, όπως μπορεί να είναι, θα κάνει μόνο να διαρκέσει περισσότερο. Οι υπάλληλοί μου, για παράδειγμα, έρχονται συχνά σε μένα να παραπονούνται για έναν συγκεκριμένο τρόπο να κάνουν πράγματα και κάθε φορά θα ρωτήσω: «Μπορείτε να τεκμηριώσετε μερικά παραδείγματα;» Μετά από όλα, αυτός είναι ο μόνος τρόπος που μπορώ να κάνω μπορεί να γίνει αλλαγή - και να το παρουσιάσετε στις υψηλότερες εταιρείες. Εάν οι υπάλληλοί μου δεν είναι έτοιμοι με αυτά τα παραδείγματα, αυτό προσθέτει τουλάχιστον μία ή δύο ημέρες στη διαδικασία, αλλά εάν είναι έτοιμες, μπορούμε να ξεκινήσουμε αμέσως.
Το ίδιο ισχύει και για την εκπόνηση σχεδίων έργων, τη συμπλήρωση γραφειοκρατίας και την εκπόνηση σχεδίων έργων. Ναι, είναι ένας πόνος, αλλά εάν μπορείτε να προβλέψετε την ανάγκη για αυτούς και να ξεκινήσετε μπροστά από το χρόνο, θα ξεκινήσετε (και θα αποφύγετε την απογοήτευση της ακρόασης του αφεντικού σας επαναλάβετε, "Έχετε τεκμηριώσει αυτό; "). Συμβουλή: Δοκιμάστε να δημιουργείτε επαναχρησιμοποιήσιμα πρότυπα που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε όταν ζητάτε έγκριση, υποδεικνύοντας μια αλλαγή ή παρουσιάζοντας μια ιδέα.
Στο τέλος της ημέρας, οι κανόνες και οι πολιτικές υπάρχουν επειδή δίνουν τη δυνατότητα στις επιχειρήσεις να λειτουργούν ομαλά. Μπορεί να είναι απογοητευτικό, αλλά δεν πηγαίνουν πουθενά. Αλλά προσαρμόζοντας τον τρόπο που ασχολείστε με τη γραφειοκρατία, θα είστε σε θέση να πλοηγηθείτε πιο εύκολα στα νερά - και θα κάνετε μεγάλη διαφορά στην καθημερινή σας επαγγελματική ζωή.
