Αγαπώ το καλοκαίρι. Σίγουρα, μπορεί να είναι γελοία ζεστό κατά καιρούς, και είναι δύσκολο να βρείτε ρούχα κατάλληλα για την εργασία, αλλά αν είστε τυχεροί, είναι καιρός για διακοπές.
Τα τελευταία χρόνια, όμως, παρατήρησα ότι οι διακοπές δεν είναι πλέον μόνο μια ευκαιρία να χαλαρώσετε: Έχουν επίσης αρχίσει να γίνονται συνώνυμες με το άγχος. Το άγχος που σχετίζεται με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι ακριβές: Οι άνθρωποι φαίνεται να αισθάνονται συγκλονισμένοι από την ιδέα να είναι συνδεδεμένοι με το ηλεκτρονικό τους ταχυδρομείο, να μην έχουν αρκετή πρόσβαση σε αυτό ή να επιστρέφουν σε ένα φάκελο εισερχομένων που σπάζει στις ραφές.
Λοιπόν, πάρτε το από μένα: Με λίγη προετοιμασία και μερικά σαφή όρια, θα μπορείτε να εστιάσετε στην ξαπλώστρα δίπλα στην πισίνα με το mojito-laptop-free σας σε χρόνο μηδέν.
Πριν φύγεις
Ακριβώς όπως κάνετε το κρεβάτι σας, αδειάστε το ψυγείο και βγάλτε τα σκουπίδια πριν ξεκινήσετε τις διακοπές σας, εκκαθαρίζοντας τα εισερχόμενά σας πριν φεύγετε κάνει πολύ πιο εύκολο να επιστρέψετε. Έτσι, λίγες εβδομάδες πριν φύγετε στο ταξίδι σας, αφήστε λίγες ώρες για να κάνετε ένα ελαφρύ καθαρισμό για να προετοιμαστείτε (σκεφτείτε το σαν ένα βασικό μαύρισμα, εκτός από το καλύτερο για σας και απίστευτα ευκολότερο να το κάνετε από τον καναπέ σας).
Θα θελήσετε επίσης να προετοιμάσετε την ομάδα και τους πελάτες σας 10-15 ημέρες πριν φύγετε. Στείλτε τους ένα email που τους υπενθυμίζει τις ημερομηνίες σας μακριά, παρέχοντας δευτερεύοντα σημεία επαφής για τις διάφορες περιοχές που είστε υπεύθυνοι (δηλ. Ενημερώνοντάς τους ότι δεν σας στέλνουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου!) Και ζητώντας να κρατούν μακριά οτιδήποτε δεν είναι επείγον ενώ είσαι μακριά. Σιγουρευτείτε ότι θα ζητήσετε να σας στείλουν οποιαδήποτε εργασία ή απαντήσεις που πρέπει να γίνουν πριν από την ημερομηνία αναχώρησής σας 4-5 ημέρες πριν το ταξίδι σας, ώστε να έχετε χρόνο να επιστρέψετε σε αυτά.
Επίσης προτείνω να λέτε ότι δεν θα ελέγχετε συχνά το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, αλλά να βάζετε "URGENT" στη γραμμή θέματος εάν κάτι πραγματικά δεν μπορεί να περιμένει μέχρι την επιστροφή σας. Προωθώντας την ομάδα σας να ζητήσει ό, τι χρειάζονται πριν φύγετε και ζητώντας τους να σταματήσουν να επικοινωνούν μαζί σας μέχρι να επιστρέψετε, θα μειώσετε δραστικά το συνολικό φορτίο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας.
Τέλος, φροντίστε να τοποθετήσετε έναν αυτόματο ανταποκριτή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πριν από την απογείωση. Μερικοί άνθρωποι φτάνουν στο άκρο και κλείνουν πλήρως τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους ενώ είναι μακριά, αλλά δεν θα συνιστούσα να προχωρήσω σε αυτή τη διαδρομή εκτός εάν εσείς και ο χώρος εργασίας σας μπορείτε να την υποστηρίξετε. Ένα μήνυμα μακριά λέγοντας "Είμαι έξω από το γραφείο και δεν ελέγχει το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μέχρι τις 15 Αυγούστου-παρακαλώ επικοινωνήστε έτσι-κι έτσι εάν χρειάζεστε βοήθεια" αρκεί.
Pro συμβουλή: Προσθέστε 1-2 μέρες μέχρι την ημερομηνία επιστροφής σας στο auto-responder για να αγοράσετε χρόνο για να προφθάσετε πριν οι άνθρωποι αρχίσουν να σας βομβαρδίζουν με email ξανά.
Ενώ είσαι μακριά
Τώρα, εδώ, όπου η προσωπικότητά σας είναι ένας μεγάλος παράγοντας, έτσι έχω διαχωρίσει τη συμβουλή μου για τα δύο άκρα:
Για το Take-a-Total-Break-From-Your-Screeners
Εάν η σκέψη να μην ελέγξετε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σας για δύο εβδομάδες αυξάνει τα συναισθήματα φόβου αντί να χαίρεται, ίσως να είστε περισσότερο σαν εμένα, γι 'αυτό παραλείψτε στο επόμενο τμήμα. Αν αυτό δεν σας αρέσει καθόλου, εδώ σας προτείνω: Εμπορεύστε μία ημέρα λιγότερο διακοπές για ένα πλήρες διάλειμμα από το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.
Ξέρω ότι πολλοί από εσάς θα μισούν την ιδέα, αλλά φέρτε μαζί μου. Είτε έχετε μια δουλειά όπου μπορείτε να καλύψετε τη ζωή σας μόλις επιστρέψετε ή δεν το κάνετε. Αν γνωρίζετε ότι πέφτετε στην τελευταία ομάδα, το να πετάτε σπίτι το Σάββατο και να προσεγγίζετε χαλαρά την Κυριακή πριν επιστρέψετε στην εργασία, ήταν μια πολύ επιτυχημένη στρατηγική για πολλούς φίλους που δεν έκαναν ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.
Για τους εχθρούς-καλοσύνη-Email-Addicts
Για τους εθισμένους στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο (όπως εμένα), συνιστούμε να ελέγχετε τα εισερχόμενά σας κάθε 1-2 ημέρες από ένα smartphone και να εστιάζετε στην εκκαθάριση των πραγμάτων . Αυτά τα δύο πράγματα είναι βασικά:
1. Χρησιμοποιήστε ένα smartphone: Γιατί; Είναι πολύ πιο δύσκολο να αναρροφάτε τα εισερχόμενά σας μέσω τηλεφώνου - δεν μπορείτε πραγματικά να γράψετε πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή να κοιτάξετε τα πράγματα. Αλλά, αν εμφανιστεί κάτι σημαντικό, θα το δείτε.
2. Επικεντρωθείτε στην εκκαθάριση των πραγμάτων: Είναι κρίσιμο να αντισταθείτε στην ανάγκη να απαντάτε σε μη επείγοντα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ανεξάρτητα από το πόσο γρήγορα και εύκολα είναι, επειδή θα σηματοδοτεί στον παραλήπτη ότι είστε διαθέσιμοι και απαντώντας σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Το λεπτό οι άνθρωποι λαμβάνουν οποιοδήποτε είδος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από εσάς, νομίζουν ότι είστε διαθέσιμοι και είστε τοστ.
Ωστόσο, έχετε την άδειά μου να κάνετε τα εξής: Απαντήστε σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με την ένδειξη "URGENT" (ελπίζουμε ότι δεν θα έχετε), να διαγράψετε τα μηνύματα που δεν χρειάζεστε ή να θέλετε να διαβάσετε και να διαβάσετε και να αρχειοθετήσετε ενημερωτικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. (Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλονται σε ομάδες, όπου δεν καλείτε συγκεκριμένα, εμπίπτουν στον κάδο ανάγνωσης και αρχειοθέτησης.) Τι θα μείνει κατά την επιστροφή σας είναι μηνύματα που απαιτούν την προσοχή και την ανταπόκρισή σας, αλλά δεν είναι τόσο επείγοντα πρέπει να τους απαντήσετε πριν επιστρέψετε.
Στις τελευταίες εβδομάδες διακοπών μου, αυτή η στρατηγική είχε ως αποτέλεσμα να έχω 90 μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να τα αντιμετωπίσω κατά την επιστροφή μου (αντί για τα πλήρη 380 που ήρθαν κατά τη διάρκεια του ταξιδιού μου). Μου πήρε 15-30 λεπτά την ημέρα. Για μένα, αυτό αξίζει εντελώς, και μου έδωσε την ηρεμία που έπρεπε να χαλαρώσω πραγματικά όταν έμεινα σε διακοπές.
Οταν επιστρέψεις
Ανεξάρτητα από τη μέθοδο που επιλέγετε ενώ βρίσκεστε, οι πρώτες λίγες μέρες πίσω σας ίσως απαιτούν ακόμα μια μικρή προσπέλαση. Δώστε στον εαυτό σας δύο πλήρεις εργάσιμες ημέρες για να ξεκινήσετε και να αποφύγετε τις προθεσμίες ή τις μεγάλες συναντήσεις εκείνη τη στιγμή. Συνήθως, αποκλείω 2-3 ώρες την ημέρα για τις πρώτες δύο ημέρες πίσω για να ασχοληθώ τόσο με τα εισερχόμενά μου όσο και με το γενικό catch-up με την ομάδα μου. Βεβαιωθείτε ότι έχετε καφέ με τον διευθυντή σας για να ρωτήσετε για οποιεσδήποτε αλλαγές στις προτεραιότητες ή τα χρονοδιαγράμματα ή τα νέα έργα που έχουν ξεκινήσει. Εάν διαχειρίζεστε άλλους, ρυθμίστε το χρόνο μαζί τους για να δείτε πώς πήγαν τα πράγματα ενώ βγήκατε.
Με λίγη προετοιμασία, λίγη αυτογνωσία και μερικές χρονικές αποκλείσεις όταν επιστρέψετε, μπορείτε να βεβαιωθείτε ότι έχετε το υπόλοιπο και τη χαλάρωση που χρειάζεστε κατά τις επόμενες διακοπές σας.
