Εάν δεν μπορείτε να φέρετε τον εαυτό σας να φύγει από το γραφείο όταν το ρολόι χτυπά στις 6 μ.μ. κάθε μέρα, ξέρετε πώς είναι να έχετε πάντα ένα ακόμα πράγμα που πρέπει να κάνετε. Φυσικά, αυτό χτυπά τελείως τους αντίχειρές σας μέχρι να μπορέσετε να βγείτε σε μια καραμέλα καπνού (φυσικά). Αλλά, θα μπορούσε επίσης να είναι ένα σημάδι ότι κάπου, κατά κάποιον τρόπο, ο χρόνος σας θα μπορούσε να διαχειριστεί καλύτερα κατά τη διάρκεια της ημέρας.
Οι σκληρά εργαζόμενοι, οι φιλόδοξοι άνθρωποι γενικά ενδιαφέρονται για το πώς περνούν τις μέρες τους. Αυτό είναι κάτι που οι ελεύθεροι επαγγελματίες, οι εργαζόμενοι πλήρους απασχόλησης, οι καλλιτέχνες, οι επιχειρηματίες - όλοι, πραγματικά - μπορούν να συμφωνήσουν.
Τι εάν σας έλεγα ότι υπάρχει ένα εύχρηστο μικρό εργαλείο που ονομάζεται Toggl που μπορεί να σας βοηθήσει να είστε ακόμα πιο ευσυνείδητοι και αποτελεσματικοί; Αυτό το δωρεάν πρόγραμμα έχει σχεδιαστεί για να σας δώσει περισσότερη σαφήνεια και διορατικότητα στην κατανομή της ημέρας σας. Ο κύριος σκοπός του είναι απλός: να καταγράψετε ακριβώς πόσα λεπτά περνούν σε κάθε εργασία που κάνετε. Και κάνοντας αυτό είναι τόσο εύκολο όσο πιέζετε "Έναρξη" και "Διακοπή" καθώς εργάζεστε ή εισάγοντας το πραγματικό εύρος ωρών κατά το οποίο εκτελείτε μια συγκεκριμένη εργασία.
Τα βασικά χαρακτηριστικά είναι ελεύθερα, πράγμα που σημαίνει ότι μπορείτε να καταγράψετε χρόνο για τις εργασίες σας καθώς τα κάνετε, να δείτε πώς τα διάφορα έργα στοιβάζονται μεταξύ τους και πόσο χρόνο συνδυάζονται. Μπορείτε επίσης να λάβετε μια εβδομαδιαία επισκόπηση της ροής εργασίας σας. Διαθέσιμο στο πρόγραμμα περιήγησης, μέσω επιφάνειας εργασίας ή μέσω της κινητής συσκευής σας, το πρόγραμμα σάς επιτρέπει να εργάζεστε μόνοι σας ή σε μια ομάδα μέχρι πέντε δωρεάν. Λειτουργεί εξίσου καλά για μια ομάδα όπως και για τα άτομα - διαφορετικά μέλη μπορούν να παρακολουθήσουν την κατανομή των μεμονωμένων έργων τους.
Επιπλέον χαρακτηριστικά, όπως η προσθήκη περισσότερων μελών της ομάδας, θα σας κοστίζουν, αλλά για τους σκοπούς μου, η δωρεάν έκδοση ήταν μια χαρά.
Μιλώντας για τους σκοπούς μου, εδώ είναι πώς και γιατί αποφάσισα να το χρησιμοποιήσω. Ίσως θα σας βοηθήσει να προσδιορίσετε εάν αξίζει τον έλεγχο.
Αυτό που γνώριζα πριν ξεκινήσω τη χρήση του Toggl
Σε βασικό επίπεδο, είχα την αίσθηση του τρόπου που πέρασα ο χρόνος μου και ότι θα μπορούσα να σπάσω τις ευθύνες μου κάτω σε μικρές, μεσαίες ή μεγάλες από την άποψη της κατανάλωσης ενέργειας και χρόνου. Κάνω τους καταλόγους μου για να κάνω ανάλογα, λαμβάνοντας υπόψη αν ξέρω ότι κάτι πρέπει να διαρκέσει περίπου 15 λεπτά ή δύο ώρες.
Ξέρω επίσης ποιες συνήθειες μου επιτρέπουν να είμαι πιο παραγωγικός. Ξεκινώντας νωρίς την ημέρα, ο καθορισμός του χρόνου κάθε εβδομάδα για να κάνετε μια λεπτομερή λίστα υποχρεώσεων, και ο εαυτός μου παρέχει την ευελιξία για τα διαλείμματα, με βοηθά να μείνω ενεργός και σε καθημερινή βάση. Αλλά επειδή έχω μια απομακρυσμένη θέση που μου επιτρέπει, περισσότερο ή λιγότερο, να ρυθμίζω το δικό μου πρόγραμμα, έχω επίσης την ευελιξία να παίρνω μακρύτερα διαλείμματα και να δουλεύω (ή να μην δουλεύω) κατά τη διάρκεια περίεργων ωρών.
Έτσι, με ενδιέφερε να χρησιμοποιήσω τον Toggl για να καταλάβω πώς αυξανόταν η κατανομή μου από την ώρα της ημέρας και για να δω αν μπορούσα να πάρω ακόμα περισσότερο από την ημέρα. Αυτές είναι σημαντικές διακρίσεις για να αναγνωρίσετε: άρχισα να χρησιμοποιώ την πλατφόρμα με μια καλή εκτίμηση των κίνητρων μου και των στόχων βελτίωσης που ήδη έχουμε κατά νου .
Τι έμαθα μετά τη χρήση του Toggl
Ακριβώς πόσο διαρκεί κάθε έργο
Έχοντας ένα συγκεκριμένο χρονικό διάστημα αναφοράς, αισθάνθηκα ότι είχα βάλει ξαφνικά μια τιμή για κάθε έργο. Και βάζοντας αυτόν τον απτό αριθμό σε προοπτική, με έκανε πιο σκόπιμα όχι μόνο πώς ξοδεύω το χρόνο μου, αλλά και σε ποια έργα συμφωνώ και θέλω να καταβάλω προσπάθειες.
Ακολουθεί ένα παράδειγμα μιας λίστας υποχρεώσεων που μπορεί να μοιάζει με κατανομή:
Ένα Έργο Παρακολούθησης Χρόνου είναι ένα έργο στο εσωτερικό του
Είμαι πρόθυμος να στοιχηματίσετε ότι δεν έχετε συνηθίσει να πιέζετε ένα κουμπί κάθε φορά που αρχίζετε και ολοκληρώνετε μια εργασία. Ούτε εγώ ήμουν. Εφόσον δεν ήμουν εξοικειωμένος με το πρόγραμμα, αν δεν έδωσα προσωπικές υπενθυμίσεις, θα ξεχάσω να αρχίσω να παρακολουθώ. Το Toggl προσπαθεί να το κάνει τόσο εύκολο όσο μπορείτε - ο ιστότοπος είναι απλός και παρέχει λειτουργία υπενθύμισης προς παρακολούθηση.
Κάνοντας ξεχωριστά αντικείμενα του έργου (όπως η περιγραφή, η σύνταξη, η επεξεργασία και η μεταφόρτωση ως ξεχωριστά κομμάτια της δημιουργίας ενός άρθρου, για παράδειγμα) μου επέτρεψαν επίσης να δημιουργήσω διανοητικά εμπόδια μεταξύ των καθηκόντων - πράγμα που σήμαινε ότι δεν περνούσα πλέον από το ένα στο άλλο ένα ζόμπι με αυτόματο πιλότο.
Είναι εύκολο να ξεχάσετε ή να ξεχάσετε, οπότε αν είστε σοβαροί για την κατανόηση των παραγωγικών σας συνηθειών, πρέπει επίσης να είστε σοβαροί για την ειδοποίηση του χρονοδιακόπτη όποτε ξεκινάτε μια νέα εργασία.
Οι αργές μέρες κάνουν μια τεράστια διαφορά
Ξέρεις αυτά τα πρωινά όταν ξυπνάς, αισθάνεσαι απόλυτα ξεκουρασμένος; Δεν πρόκειται να χτυπήσετε όλα τα πράσινα φώτα κάθε μέρα, αλλά το Toggl σάς βοηθά να καταλάβετε πόσο από την επίδραση των επιπέδων ενέργειας σας μπορεί να έχει στην αποτελεσματικότητά σας. Όταν μορφοποιώ και ανεβάζω το ενημερωτικό δελτίο της Κυριακής, για παράδειγμα, δύο στιγμές εσπρέσο μπορεί να σημαίνουν τη διαφορά μεταξύ 30 λεπτών και μιας ώρας για την κατασκευή του.
Υπάρχει περισσότερος χρόνος της ημέρας από ό, τι σκέφτηκα
Ειδικά ως απομακρυσμένος εργάτης, είμαι σίγουρα στο στρατόπεδο ότι εάν το μυαλό μου δεν έχει επικεντρωθεί πλήρως στο συγκεκριμένο έργο, πρέπει να σπάσω ή να ανακατευθύνω την ενέργειά μου μέχρι να μπορέσω να ασχοληθώ πλήρως με το έργο. Αλλά αυτό σήμαινε επίσης ότι οι μέρες μου θα ξεκίνησαν νωρίς και θα εξαντληθούν περισσότερο από μια κανονική εργάσιμη μέρα, επειδή έχω την ευελιξία να παίρνω χαλαρά γεύματα, να πηγαίνω σε περιπλάνηση για έμπνευση ή να κοιμηθώ αργά, ανάλογα με τη διάθεσή μου.
Με τον Toggl, θα μπορούσα να απεικονίσω τη μεγάλη κατανομή της εικόνας της χρήσης μου σε μια συγκεκριμένη εβδομάδα. Και κοιτάζοντας το πώς τα πράγματα πήγαιναν ψηλά, με έκαναν να ταιριάζουν με τα καλύτερα και πιο γρήγορα, και όταν το μυαλό μου ήταν κολλημένο να σκέφτεται όλες τις δυνατότητες για την Ανατομία του Γκρέι της επόμενης σεζόν (ναι, είναι ακόμα αερισμός). Εδώ είναι το πώς η γνώση των αριθμών με έκανε πολύ καλύτερα στο στρατηγικό σχεδιασμό για την επόμενη εβδομάδα:
Εξετάζοντας το χρόνο κατανάλωσης του ίδιου έργου σε διαφορετικές ώρες της ημέρας με βοήθησε να συνειδητοποιήσω πότε έχω περισσότερη ενέργεια για ορισμένες δραστηριότητες. Θυμηθείτε όταν σας είπα ότι η κατασκευή του εβδομαδιαίου ενημερωτικού δελτίου χρειάστηκε λιγότερο χρόνο μετά από τον πρωινό μου καφέ παρά όταν είχα φτάσει στο μεσημεριανό γεύμα; Γνωρίζοντας ότι έχει αποθηκεύσει μερικές ώρες κάθε εβδομάδα αφήνοντας περισσότερα καθήκοντα για το πότε το μυαλό μου εξακολουθεί να επικεντρώνεται.
Ομοίως, εξετάζοντας την κατανάλωση διαφορετικών καθηκόντων κατά την ίδια ώρα της ημέρας, μου επέτρεψε να καταλάβω πότε την ημέρα αισθάνθηκα καλύτερα να δουλεύω πάνω σε κάτι. Εάν πήρα νωρίς τα βαρύτατα καθήκοντα, αισθάνθηκα πιο χαλαροί (και λιγότερο ένοχοι) από τις μέρες που έσπευσα μέσα από τα μηνύματά μου το πρώτο πράγμα το πρωί για να φτάσω σε οτιδήποτε άλλο.
Πριν βρήκα το Toggl, σκέφτηκα ότι το άγχος που σχετίζεται με την εργασία ήταν δεδομένο - το να εργάζεσαι στο μέγιστο δυνατό δυναμικό σου αναγκαστικά σήμαινε να πηγαίνεις στις ώρες σου σε μερικές μέρες ή να επιλέγεις ένα γεύμα εργασίας σε άλλους. Όποιος είναι αφιερωμένος στη δουλειά του ξέρει τι εννοώ: Η τοποθέτηση των ωρών πρέπει να είναι συγκεκριμένη απόδειξη της ουσιαστικής προσπάθειας και δέσμευσης στη θέση.
Αλλά αυτό που έμαθα από αυτό το πείραμα είναι ότι η εξοικονόμηση κάποιου χρόνου δεν σας κάνει να επενδύσετε λιγότερο στο έργο. Αν μη τι άλλο, δείχνει ότι είστε αποφασισμένοι να οδηγείτε τα αποτελέσματα στο σπίτι όσο πιο αποτελεσματικά γίνεται.
Η παρακολούθηση της χρήσης του χρόνου σας θα μπορούσε να ανοίξει πλήρως τα μάτια σας σε αυτό που κάνει και δεν λειτουργεί για σας. Και αν είναι ένα ισχυρότερο πλεονέκτημα για την επιχείρησή σας δεν βοηθά την αρτηριακή σας πίεση να εγκατασταθεί, τότε με λίγες ώρες επιπλέον περιθώριο κάθε εβδομάδα σίγουρα θα το κάνει.
