Τελικά! τους 23 άγραφους κανόνες του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Δεν ήμουν μέχρι που βοήθησα τον αδελφό μου πατέρα μου να δημιουργήσει τα εισερχόμενά του και εξήγησε μερικές από τις αποχρώσεις αυτής της πανταχού παρούσας μεθόδου επικοινωνίας ότι συνειδητοποίησα πόσα άγραφοι κανόνες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έχουν αναπτυχθεί με τα χρόνια.

Ορισμένες από αυτές είναι αρκετά προφανείς, αλλά αξίζουν να επαναληφθούν (επειδή εξακολουθώ να βλέπω τους ανθρώπους να τις σπάνε από καιρό σε καιρό). Και άλλοι δεν είναι άμεσα διαισθητικοί - αλλά, αν ακολουθούσαν καθολικά, θα μας βοηθούσαν να στέλνουμε και να απαντούμε καλύτερα στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.

Έτσι, τους γράφω. Ελέγξτε τη λίστα και επαναλάβετε μετά από μένα: "Ορκίζομαι ότι θα ακολουθήσω τους κανόνες του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για πάντα."

Η γραμμή θέματος πρέπει να είναι πάντα περιγραφική. Το "Intro" δεν είναι αρκετά περιγραφικό. "Εισαγωγή: Alex (The Muse) // Jennifer (XYZ Co)" είναι καλύτερη.
Κρατήστε όλα τα email όσο το δυνατόν πιο σύντομα. σας εξοικονομεί χρόνο και, το πιο σημαντικό, σέβεται τον χρόνο του παραλήπτη.
Όσο πιο γρήγορα ανταποκρίνεστε, τόσο μικρότερη είναι η απάντησή σας.
Να συμπεριλαμβάνετε πάντα μια γραμμή πλαισίου, εάν ο παραλήπτης δεν περιμένει αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αυτό ισχύει για τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για πρώτη φορά ("Αυτό είναι το σημείο που συναντήσαμε"), όπως και για τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε κάποιον με τον οποίο εργάζεστε τακτικά ("Αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αφορά την επόμενη φάση του έργου που δουλεύουμε μαζί").
Βάλτε πρώτα το "ερώτημα" ή "τα στοιχεία δράσης" στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, όχι τελευταίο, και κάντε τα ρητά. Θα πρέπει να είναι άμεσα σαφές στον παραλήπτη τι θέλετε.
Εάν υπάρχει μια προθεσμία, πείτε έτσι. Εάν η αίτηση δεν είναι επείγουσα, πείτε έτσι.
Εάν δεν χρειάζεστε απάντηση και ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι μόνο FYI, πείτε το.
Κάνετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις όσο το δυνατόν πιο συγκεκριμένες. "Τι πιστεύετε για την πρόταση;" δεν είναι μια καλή ερώτηση. "Μπορούμε να προχωρήσουμε με την πρόταση πωλητή $ 20.000 μέχρι την Παρασκευή;" είναι καλύτερα.
Χρησιμοποιήστε σφαίρες ή αριθμημένες λίστες όταν είναι δυνατόν. Αυτά είναι πιο εύκολο να απομακρυνθούν από τα μπλοκ κειμένου.
Όταν κάτι είναι πραγματικά σημαντικό, τολμηρή.
Μην χρησιμοποιείτε υπερβολικά έντονα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Χρησιμοποιήστε ευανάγνωστες γραμματοσειρές. Το Comic Sans δεν είναι ευανάγνωστη γραμματοσειρά.
Εάν λάβετε μια ερώτηση από κάποιον άλλο, αλλά δεν μπορείτε να απαντήσετε αμέσως, απαντήστε αφήνοντάς τον να γνωρίζει πότε θα φτάσετε σε αυτό. Αυτό θα σας εξοικονομήσει e-mail check-in και θα βοηθήσει το άλλο πρόσωπο σχέδιο.
Πάντα CC τον ελάχιστο αριθμό ατόμων που είναι απαραίτητο για να γίνει η δουλειά. Όσο περισσότεροι άνθρωποι στην αλυσίδα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τόσο χαμηλότερο είναι το αίσθημα ευθύνης για απάντηση.
Χρησιμοποιήστε την επιλογή "Απάντηση σε όλους" μόνο όταν πραγματικά χρειάζεται. Κανείς δεν συμπαθεί αυτό το άτομο που φράζει τα εισερχόμενα ολόκληρου του τμήματος.
Αν κάποιος είναι σε ένα νήμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν χρειάζεται πλέον να είναι σε εξέλιξη, μετακινήστε το άτομο στο BCC στην επόμενη απάντησή σας και το πείτε έτσι στην πρώτη γραμμή του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. ("Sam, ευχαριστώ που εισάγατε τη Mary και εμένα - θα σας μεταφέρω στο BCC και θα το πάρετε από εδώ").
Πάντα να κάνετε διπλές εισαγωγικές καταχωρίσεις. Εάν δεν το κάνετε, οι άνθρωποι θα αρχίσουν να φοβούνται την ακρόαση από σας.
Μην θυσιάζετε ένα νήμα σε ένα θέμα για να συζητήσετε ένα άλλο θέμα. Ξεκινήστε ένα καινούργιο νήμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, με τη σχετική γραμμή θέματος και τους παραλήπτες.
Μην συσσωρεύετε. Κανείς δεν χρειάζεται ένα 20ο "Αυτό μου φάνηκε υπέροχο και εγώ!".
Εάν στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για επαγγελματικούς σκοπούς, έχετε τα στοιχεία επικοινωνίας και τον τίτλο σας στο υποσέλιδο. Όσο πιο απλό, τόσο το καλύτερο.
Εάν στέλνετε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε ένα πολύ απασχολημένο άτομο, είναι απολύτως αποδεκτό και κάπως αναμένεται ότι θα προωθήσετε το αρχικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πίσω σε αυτόν με ένα μήνυμα παρακολούθησης μετά από μια εβδομάδα ή δύο. Οι περισσότεροι απασχολημένοι άνθρωποι απαιτούν τουλάχιστον ένα από αυτά. Μην κάνετε περισσότερα από τρία.
Δεν είναι αποδεκτό να ακολουθήσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εντός 48 ωρών εκτός εάν είναι πραγματικά επείγον. Πολλοί άνθρωποι αντιμετωπίζουν το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ως μορφή αλληλογραφίας και μπορεί απλώς να έχουν υψηλότερες προτεραιότητες από το να σας απαντήσουν αμέσως.
Εάν λαμβάνετε ή θέλετε να στείλετε ένα θυμωμένο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, περιμένετε. Εάν είναι επείγον, πάρτε το τηλέφωνο αντί.