Μερικές φορές πρέπει να γράψετε σκληρά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Πρέπει να μοιραστείτε τα σχόλιά σας με κάποιον σε διαφορετικό γραφείο ή να διαφωνείτε με έναν ενδιαφερόμενο ή να πείτε σε κάποιον που έκανε λάθος - και η δημιουργία μιας κλήσης ή μιας προσωπικής συνάντησης θα ήταν υπερβολική αντίδραση (και θα κινδύνευε να καταστεί η κατάσταση ακόμα μεγαλύτερη) .
Τούτου λεχθέντος, όταν οι πιο καλοπροαίρετες σημειώσεις μπορούν να παρερμηνευτούν, τα ποσά είναι ακόμη υψηλότερα όταν έχετε κάτι κρίσιμο να πούμε.
Ως κάποιος που εργάζεται εξ αποστάσεως, στέλνω συνεχώς μηνύματα στους χρήστες με ανατροφοδότηση. Και παρόλο που το έχω κάνει εκατοντάδες φορές, παίρνω ακόμα ένα μικρό pit στο στομάχι μου όταν γράφω ότι το έργο κάποιου χρειάζεται πολλές αλλαγές.
Αλλά οι άνθρωποι συχνά ανταποκρίνονται πολύ πιο θετικά από όσο θα φανταζόμουν. Πιστεύω μια φόρμουλα που χρησιμοποιώ που κάνει σκληρά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έρχονται μακριά όσο το είδος και χρήσιμη όσο το δυνατόν.
Δείτε πώς καταρρέει:
Γραμμή 1: Πείτε κάτι φιλικό
Όταν γράφετε τη γραμμή ανοίγματος (μετά το χαιρετισμό, δηλαδή), μπορεί να είναι χρήσιμο να φανταστεί κανείς ότι πρόκειται για συζήτηση. Αν κάποιος έφτασε μέχρι εσάς και έσκασε ακριβώς στο σημείο τους, θα σας άρεσε.
Γι 'αυτό μια γραμμή όπως Πώς ήταν το Σαββατοκύριακο σας; ή ελπίζω ότι αυτό το σημείωμα σας βρίσκει καλά, όσο περιττό, όπως φαίνεται, βοηθά τα πράγματα να σβήνουν στη σωστή νότα.
Γραμμή 2: Ευχαριστώ τον ή την
Εάν ισχύει, είναι ωραίο να σημειώσουμε τις προσπάθειες του άλλου ατόμου. Δεν θέλετε να βουτήξετε σωστά σε αυτό που έκαναν λάθος χωρίς να αναγνωρίσετε το χρόνο που πέρασαν σε ό, τι έστειλαν.
Είναι τόσο εύκολο όσο: Ευχαριστώ πολύ για το θέμα σας.
Γραμμή 3: Δείξτε κάτι θετικό
Κανείς δεν θέλει να αισθάνεται σαν ηλίθιος (ή όπως νομίζετε ότι είναι ηλίθιοι). Έτσι, ενώ δεν θέλετε να νικήσετε γύρω από τον θάμνο, είναι σημαντικό να αφιερώσετε λίγο χρόνο για να δείξετε μια δύναμη στο έργο του άλλου ατόμου.
Δοκιμάστε, μπορώ να δω πού θα οδηγήσει Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να πείτε μια άμεση αναφορά ότι μπορείτε να δείτε πώς η στρατηγική που εφαρμόζουν θα βοηθούσε την ομάδα να λειτουργήσει καλύτερα. Ή, μπορείτε να πείτε σε έναν συνάδελφό σας ότι έκανε μια σπουδαία δουλειά που απευθύνεται στην κύρια ανησυχία του πελάτη.
Φυσικά, είναι σημαντικό να κρατήσει αυτό το σχόλιο ειλικρινές. Θα πρέπει να αναφέρετε κάτι που είναι πραγματικά επωφελές, και δεν πρέπει να χαρίσετε τον έπαινο τόσο εκτεταμένα ώστε το υπόλοιπο του μηνύματός σας να τυλίγει τελείως τον παραλήπτη.
Το σώμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: Περπατήστε μέσω των αλλαγών (και των αποτελεσμάτων)
Πιστέψτε το ή όχι: Οι άνθρωποι εκτιμούν να γνωρίζουν γιατί επιλέξατε να κάνετε τα πράγματα διαφορετικά. Είναι αντίθετο-διαισθητικό (διότι ποιος θέλει να ακούσει πώς μπέρδεψαν λεπτομερώς;), αλλά στην πραγματικότητα, δείχνει ότι έχετε υψηλή γνώμη γι 'αυτούς.
Δείχνει ότι δεν θα διαφωνείτε μαζί τους μόνο για χάρη της. Πέρα από αυτό, δείχνει ότι νομίζετε ότι είναι αρκετά έξυπνοι για να μάθουν από την ανατροφοδότηση και να ανταποκριθούν στις προσδοκίες σας που προχωρούν.
Για να αποφύγετε υπερβολικά να επεξεργαστείτε το τι πήγε στραβά, περιορίστε τον εαυτό σας σε προτάσεις που ακολουθούν τη μορφή …. Και αν έχετε περισσότερες από μία αλλαγές, χρησιμοποιήστε κουκκίδες.
Μοιάζει με αυτό:
Ή:
- Θα δείτε ότι κάναμε κάποιες αλλαγές στο κατάστρωμα, βάσει σχολίων από την ηγετική ομάδα.
- Σε αυτές τις γραμμές, θα ήθελα πολύ να δω αυτές τις αλλαγές μέσα από άλλες πτυχές της παρουσίασης, διότι θα θέλαμε να είναι συνεπείς.
Τελευταία Γραμμή
Πάντα να τελειώνετε ρωτώντας αν μπορείτε να διευκρινίσετε οτιδήποτε ή να απαντήσετε σε οποιεσδήποτε
Αν και παρακαλώ ενημερώστε μου αν μπορώ να απαντήσω σε οποιεσδήποτε ερωτήσεις, ίσως φαίνεται προφανές, εξυπηρετεί ένα σκοπό. Κάνει όλο το πνεύμα του email σας πιο συνεργατικό.
Ξαφνικά, πηγαίνει από, λέγοντας "εδώ είναι αλλαγές-περίοδος" σε "εδώ είναι αλλαγές-θα μου πείτε αν κανένα από αυτά δεν έχει νόημα;" Αυτό δείχνει ότι εξακολουθείτε να εκτιμάτε τη γνώμη του άλλου προσώπου.
Στη συνέχεια, το μόνο που έχετε αφήσει είναι ένα σημάδι-off-κάθε τυποποιημένο σήμα (το καλύτερο, ειλικρινά, ευχαριστώ!) Θα κάνει.
Κάνοντας όλοι μαζί
- Παράδειγμα αλλαγής και πώς θα αποφέρει θετικό αποτέλεσμα
- Εάν ισχύει: παράδειγμα αλλαγής δύο και πώς θα αποφέρει θετικό αποτέλεσμα
- Εάν ισχύει: παράδειγμα αλλαγής τρία και πώς θα αποφέρει θετικό αποτέλεσμα
Τώρα που έχετε συνθέσει μια πραγματικά εποικοδομητική ανατροφοδότηση, αφιερώστε ένα λεπτό για να σκεφτείτε τη γραμμή θεμάτων σας. Ίσως το μόνο που χρειάζεστε είναι να χτυπήσετε απάντηση, αλλά θα μπορούσε να είναι ότι μια μικρή αλλαγή επηρεάζει ολόκληρο τον τόνο. (Γνωρίζατε ότι το "σήμερα" είναι προτιμότερο από το "επείγον"; περισσότερα γι 'αυτό - και άλλες λέξεις για να αποφύγετε-εδώ.)
Δεν είναι όλα τα μηνύματα που στέλνετε να είναι γεμάτα επαίνους - και αυτό είναι εντάξει. Εάν αφιερώσετε χρόνο για να το γράψετε σκεπτικώς αυτό θα πάει πολύ μακριά.
