Οι άνθρωποι με ρωτούν όλη την ώρα πώς να κάνω τα πράγματα γρηγορότερα, καλύτερα και πιο αποτελεσματικά και ποια εργαλεία προτείνω να τα βοηθήσω να το κάνουν αυτό. Αλλά υπάρχει μια ερώτηση που έχω πολύ λιγότερο, κάτι το οποίο είναι εξίσου σημαντικό: Πώς μπορώ να εξοικονομήσω χρόνο - κάνοντας λιγότερα;
Πράγματι, γνωρίζοντας τι να μην κάνετε και τι να σταματήσετε να κάνετε, μπορεί να κάνει τεράστια διαφορά στην ευτυχία και την παραγωγικότητά σας.
Δοκιμάστε τον εαυτό σας με αυτόν τον κατάλογο επτά ερωτήσεων για να βεβαιωθείτε ότι επενδύετε καλά τον χρόνο σας.
1. Λέτε όχι;
Οι περισσότεροι άνθρωποι έχουν μια βαθιά ανάγκη να τους αρέσει. Ως αποτέλεσμα, λέμε ναι σε σχεδόν όλα όσα μας ζητήσαμε, γεγονός που καθιστά αδύνατο να κάνουμε καλά τα πάντα και ενεργοποιεί τον χρόνο και την παραγωγικότητά μας. Ρίξτε μια ματιά στα τελευταία 10 αιτήματα που λάβατε (αγνοώντας τις αναθέσεις από το αφεντικό σας, τις οποίες ίσως δεν έχετε τον έλεγχο). Εάν είπατε ναι σε περισσότερο από το μισό, είναι πιθανότατα η ώρα να πιέσετε τον εαυτό σας για να αρχίσετε να λέτε όχι (εδώ είναι μερικοί τρόποι να το κάνετε ωραία).
2. Διανέμετε αρκετά;
Είτε είστε διευθυντής είτε όχι, υπάρχουν ευκαιρίες για ανάθεση σε συναδέλφους. Αν κάνεις τα πάντα μόνος σου και σκέφτεσαι "είναι απλά γρηγορότερο για μένα να το κάνω", μπορεί να είσαι εκπρόσωπος. Ρίξτε μια καλή ματιά στα καθήκοντά σας την περασμένη εβδομάδα - όλα αυτά είναι πραγματικά η περιγραφή της δουλειάς σας; Αν όχι, ελέγξτε τις συμβουλές μου για επιτυχή ανάθεση για να ξεκινήσετε να πιέζετε κάποια πράγματα από το πιάτο σας.
3. Είναι απαραίτητα τα πάντα στη λίστα των υποχρεώσεών σας;
Μην θεωρείτε μια λίστα ατελείωτων υποχρεώσεων μια πρόκληση για να τα κάνετε όλα, όταν είναι στην πραγματικότητα μια πρόκληση να δοθεί προτεραιότητα. Εάν δεν έχετε κάνει κάποια εργασία μέσα σε λίγες εβδομάδες, ή είναι πάντα αυτό που ωθείται σε μεταγενέστερη ημερομηνία, αυτό μπορεί να είναι ένα σημάδι ότι δεν είναι πραγματικά απαραίτητο. Χρησιμοποιήστε το διευθυντή και τους συναδέλφους σας ως πίνακες ήχου για να προσπαθήσετε να καταργήσετε περιττά στοιχεία από τη λίστα υποχρεώσεων, ώστε να μπορείτε να αφιερώσετε περισσότερο χρόνο σε αντικείμενα υψηλής προτεραιότητας που θα μεταφέρουν τους στόχους σας προς τα εμπρός. Pro συμβουλή: Έχετε πρόβλημα με την κατάργηση του to-dos στην εργασία σας; Πηγαίνετε μέσα από κάθε μία και καταγράψτε τις επιπτώσεις που θα έχει (π.χ. "ευκαιρία εσόδων" ή "ανάπτυξη χρηστών"). Θα εκπλαγείτε πόσα στοιχεία δεν είναι ευθυγραμμισμένα με την εταιρεία σας ή προσωπικούς στόχους.
4. Είναι απαραίτητες όλες οι επαναλαμβανόμενες συναντήσεις στο Ημερολόγιό σας;
Ακυρώστε οτιδήποτε δεν είναι επιζήμιο ή που θα μπορούσε να αντικατασταθεί από μια ενημερωμένη έκδοση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Για τις συναντήσεις που διατηρείτε, επαναξιολογήστε εάν η μορφή, το μήκος και οι συμμετέχοντες συμβάλλουν στην αποτελεσματικότητά τους. Όπως εξηγεί ο επιχειρηματίας Jim Belosic, αυτό εξοικονομεί χρόνο και χρήμα - μια συνάντηση μιας ώρας με 17 υπαλλήλους που κάνουν κατά μέσο όρο 40.000 δολάρια ετησίως κοστίζει 232.88 δολάρια. Yikes.
5. Για συναντήσεις μίας ώρας, είναι το προεπιλεγμένο σας μήκος πολύ μεγάλο;
Οι περισσότεροι άνθρωποι κάνουν προεπιλογή σε συναντήσεις 60 λεπτών, όταν οι αρχικές συνομιλίες σπάνια χρειάζονται τόσο πολύ χρόνο. Δοκιμάστε να ρυθμίσετε το ημερολόγιό σας σε προκαθορισμένη τιμή 30 ή 20 λεπτών. Θα πάρετε εκείνη την ώρα πίσω, και πιθανότατα θα έχετε πολύ πιο παραγωγικές συναντήσεις.
6. Χρειάζεστε ακόμη και μια συνάντηση καθόλου;
News flash: Δεν χρειάζεται να συμφωνείτε σε κάθε συνεδρίαση που σας ζητείται να παρακολουθήσετε. Αυτό ισχύει διπλά για εκείνους τους ανθρώπους που προσθέτουν συναντήσεις στο ημερολόγιό σας χωρίς να ρωτούν - έχετε την άδεια να απορρίψετε οτιδήποτε δεν είναι κρίσιμο για την εργασία σας. Ρυθμίστε μια υψηλή μπάρα για να δώσετε στους ανθρώπους σας το χρόνο σας και θα διαπιστώσετε ότι περισσότερες ερωτήσεις έχουν ταξινομηθεί μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή, συχνά πιο αποτελεσματικά, με τη λήψη του τηλεφώνου.
7. Είσαι σκλάβος στα εισερχόμενά σας;
Μιλώντας για πράγματα που δεν χρειάζεται να κάνετε: Δεν χρειάζεται να απαντάτε σε όλα τα μηνύματα που έρχονται. Δώστε στον εαυτό σας την άδεια να αρχειοθετήσετε άσχετα ψυχρά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου FYI που είστε cc ed ή bcc ed. Και ενώ είστε σε αυτό, καταργήστε την εγγραφή σας από οτιδήποτε δεν διαβάζετε (όχι, δεν χρειάζεται να διαβάσετε κάθε ενημερωτικό δελτίο ηλεκτρονικού εμπορίου για το οποίο έχετε εγγραφεί). Η λέξη όχι στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι το κλειδί για να κάνετε το χρόνο για πραγματική δουλειά.
Μερικές φορές, η παραγωγικότητα δεν αφορά τα συστήματα που έχετε εγκαταστήσει ή τις εφαρμογές που κάνετε λήψη - πρόκειται για μια καλή ματιά στο πώς ξοδεύετε το χρόνο σας και την απελευθέρωση του χρονοδιαγράμματος σας από περιττές to-dos. Περισσότερες ώρες την ημέρα; Νομίζω ότι όλοι μπορούμε να συμφωνήσουμε ότι αυτό είναι καλό.
