Αν είναι καλό να απαντήσετε, θα ήταν καλύτερα να απαντήσετε σε όλους. Σωστά? Δεν είναι πάντα. Εάν η απάντηση είναι πραγματικά σημαντική για όλους τους παραλήπτες, θα πρέπει να χρησιμοποιηθεί μια "Απάντηση σε όλους".
Ορισμένες απαντήσεις σε όλα τα σενάρια οφείλονται σε ατυχίες, όπου ένας παραλήπτης δεν αντιλαμβάνεται ότι έκανε κλικ ή έκανε χρήση αυτής της επιλογής. Οι περισσότεροι, ωστόσο, είναι πιθανόν λόγω του γεγονότος ότι το άτομο δεν συνειδητοποιεί πότε θα στείλει την απάντηση Όλα τα μηνύματα.
Είτε έτσι είτε αλλιώς, είναι γενικά ενοχλητικό για τους άλλους ανθρώπους που συμμετέχουν στο μήνυμα της ομάδας. Η χρήση κατάλληλης εθιμοτυπίας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, είτε στο χώρο εργασίας είτε κοινωνικά, είναι εξαιρετικά σημαντική. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο είναι καλύτερο να χρησιμοποιήσετε την απάντηση Όλα προσεκτικά.
Πότε πρέπει να απαντήσετε σε όλους
Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία "Απάντηση σε όλα" του προγράμματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας μόνο όταν η απάντησή σας θα είναι απαραίτητη για να μάθετε για τον αρχικό αποστολέα και όλους τους ανθρώπους στα πεδία Προς: και Cc: του αρχικού μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Μην απαντάτε σε όλους όταν:
- Μόνο ο αρχικός αποστολέας πρέπει να γνωρίζει την απάντησή σας,
- Τα σχόλιά σας θα είναι κρίσιμα για να γνωρίζετε για τον αρχικό αποστολέα και μερικούς άλλους παραλήπτες.
- Κάντε κανονική απάντηση σε αυτήν την περίπτωση και, στη συνέχεια, προσθέστε χειροκίνητα τους επιλεγμένους άλλους παραλήπτες. Μπορείτε να αντιγράψετε τις διευθύνσεις τους από το αρχικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αν αυτό σας βοηθά.
- Το μήνυμά σας είναι απλό, όπως "Χάρη!" ή "Me too".
- Σας ευχαριστώ οι ειδοποιήσεις μπορεί να είναι ωραία για αποστολή, αλλά μην τις στέλνετε σε όλους τους άλλους παραλήπτες. Μόνο ο αποστολέας πρέπει πραγματικά να γνωρίζει το πώς αισθάνεστε για το μήνυμα, όχι κάθε άλλο άτομο της ομάδας.
Απάντηση όλα πρέπει να προορίζονται μόνο για ειδικές περιπτώσεις. Θα πρέπει να χρησιμοποιείται μόνο εάν πρέπει να στείλετε το ίδιο μήνυμα σε κάθε παραλήπτη της ομάδας. Διαφορετικά, εάν δεν χρειάζεται να το κάνετε αυτό, θα πρέπει να απαντήσετε μόνο στα σχετικά άτομα. Αυτό μπορεί να είναι απλώς απάντηση στον αποστολέα ή χρησιμοποιώντας τα πεδία Cc: ή Bcc: για πολλούς, συγκεκριμένους παραλήπτες.
Για παράδειγμα, σκεφτείτε να λάβετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θα σας ρωτάει εάν θέλετε να έρθετε σε πάρτι συνταξιοδότησης αυτό το Σαββατοκύριακο. Προσποιείτε ότι έχει σταλεί σε άλλα 30 άτομα και σας ζητάτε όχι μόνο εάν πηγαίνετε, αλλά εάν μπορείτε να φέρετε κάποιο φαγητό ή να βοηθήσετε με κάποιο άλλο τρόπο.
Δεν είναι συνήθως κατάλληλο σε αυτή την περίπτωση να στείλετε μια απάντηση σε όλους τους άλλους και να εξηγήσετε ότι δεν μπορείτε να πάτε επειδή πρέπει να εργαστείτε αυτό το Σαββατοκύριακο και ότι το παιδί σας είναι άρρωστο ούτως ή άλλως, έτσι δεν είναι ένα καλό Σαββατοκύριακο για εσάς. Αυτές οι λεπτομέρειες είναι σχετικές με τον αποστολέα, αλλά πιθανώς όχι σε όλους τους άλλους που προσκλήθηκαν.
Υπάρχουν, ωστόσο, φορές που πρέπει να απαντήσετε σε όλους και πότε πρέπει να απαντήσετε σε όλους. Ίσως να περιλαμβάνει μια ομαδική συζήτηση σχετικά με ένα έργο εργασίας ή κάτι άλλο που αφορά άμεσα τους άλλους αποδέκτες.
Ανεξάρτητα από την περίπτωση, πρέπει πάντα να το σκεφτείτε πριν στείλετε ένα μαζικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε άλλους. Είναι ακόμη χειρότερο όταν μερικοί άνθρωποι στέλνουν απάντηση σε όλα τα μηνύματα το ένα μετά το άλλο και λαμβάνετε μια δωδεκάδα μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μέσα σε ένα ή δύο λεπτά. Αυτά δεν είναι μόνο δύσκολο να παρακολουθείτε αλλά και ενοχλητικό, αν δεν χρειάζεται να τα διαβάσετε.
