Η κοινωνική δικτύωση συνεχίζει να κερδίζει μεγαλύτερη δημοτικότητα αυτές τις μέρες, αλλά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αποτελούν την πιο οριστική επιλογή για ανταλλαγή μηνυμάτων, ξεπερνώντας εύκολα όλες τις άλλες μορφές ηλεκτρονικής επικοινωνίας ακόμη και σε αυτόν τον σύγχρονο κόσμο γεμάτο με τόνους εφαρμογών. Η διαχείριση των μηνυμάτων μπορεί να φαίνεται δαπανηρή, ιδιαίτερα για μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις και αρκετοί διοικητικοί υπάλληλοι αναζητούν οικονομικά αποδοτικές λύσεις για το ίδιο.
Πολλές επιχειρήσεις θεωρούν ότι είναι δύσκολο να λειτουργούν οι δικοί τους διακομιστές αλληλογραφίας εξαιτίας των συνεχών προσπαθειών των spammers να αποστέλλουν εξερχόμενα μηνύματα spam και να χτυπούν μαζικά εισερχόμενα μηνύματα μέσω των διακομιστών αλληλογραφίας τους. Δεδομένου ότι οι περισσότερες από τις εταιρείες που αντιμετωπίζουν τέτοιου είδους προβλήματα είναι μικρές έως μεσαίες, είναι συχνά ελλιπείς από τεχνικές λύσεις εσωτερικού για τη σωστή διαμόρφωση και λειτουργία ενός διακομιστή αλληλογραφίας και τη διαχείριση τέτοιων απειλών. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο αρκετές επιχειρήσεις αναθέτουν τις ανάγκες τους σε εξωτερικούς παρόχους υπηρεσιών με σημαντικό κόστος.
Ωστόσο, δεν αφορά μόνο το κόστος. η εξωτερική ανάθεση αυτών των απαιτήσεων μπορεί να μην φαίνεται να είναι μια δαπανηρή υπόθεση, αλλά έρχεται και με κρυμμένους κινδύνους.
4 Κίνδυνοι για εξωτερική διαχείριση διακομιστών αλληλογραφίας
- Η επιχείρηση χάνει τον έλεγχο της δικής της ασφάλειας αλληλογραφίας. Η εταιρεία outsourcing διαχειρίζεται έλεγχο ταυτότητας και κρυπτογράφησης με βάση το διακομιστή, η οποία μπορεί να απαιτεί επιπλέον κρυπτογράφηση για ευαίσθητη επικοινωνία, αλλά δεν είναι πια στα χέρια του ιδιοκτήτη της επιχείρησης.
- Οι όροι και οι προϋποθέσεις της εταιρείας outsourcing, κατά καιρούς, μπορεί να της επιτρέψουν να σαρώσει τα περιεχόμενα του ταχυδρομείου για να βοηθήσει στην στόχευση της διαφήμισης, δημιουργώντας έτσι ακόμη μεγαλύτερους κινδύνους εμπιστευτικότητας και εισβολής.
- Η κοινή χρήση του διακομιστή αλληλογραφίας με άλλες επιχειρήσεις μπορεί να προκαλέσει προβλήματα παράδοσης όταν ένα άτομο στην άλλη εταιρεία αποστέλλει μηνύματα ανεπιθύμητης αλληλογραφίας μέσω αυτού του διακομιστή αλληλογραφίας. Αυτό μπορεί να αυξήσει τον κίνδυνο εάν η εταιρεία outsourcing δεν είναι σε θέση να εντοπίσει το spam και να το μπλοκάρει.
- Το μεγαλύτερο εμπόδιο είναι ότι μια άλλη εταιρεία μπορεί να δει όλα τα περιεχόμενα του μηνύματος. Μερικές φορές, το περιεχόμενο του μηνύματος μπορεί να αποθηκευτεί στους διακομιστές της εταιρείας outsourcing για επ 'αόριστον. Αυτά τα μειονεκτήματα είναι σημαντικά.
Για τις μικρές επιχειρήσεις που απαιτούν εμπιστευτικά και αξιόπιστα συστήματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορεί να είναι μια σκληρή απόφαση να αποφασιστεί εάν θα γίνει ή όχι ανάθεση. Είναι δυνατό για τις μικρές επιχειρήσεις να τρέχουν ένα spam φιλτραρισμένο και ασφαλές διακομιστή αλληλογραφίας ακολουθώντας αυτές τις οδηγίες.
Επιλέξτε έναν καλό ISP ή έναν παροχέα φιλοξενίας
Όταν επιλέγετε έναν ISP, βεβαιωθείτε ότι έχει τη δυνατότητα να χειρίζεται ζητήματα κατάχρησης και ανεπιθύμητης αλληλογραφίας. Εάν διαχειρίζεστε το δικό σας διακομιστή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, είναι εξαιρετικά σημαντικό το γεγονός ότι ο πάροχος υπηρεσιών Διαδικτύου σας δεν επιτρέπει την κατάχρηση και το spam να ευδοκιμήσουν στο δίκτυό του. Για να διασφαλιστεί ότι ο πάροχος φιλοξενίας ή ISP διαχειρίζεται σωστά αυτά τα θέματα στο δίκτυό του, υπάρχουν πολλοί πόροι για την επαλήθευση της φήμης των τομέων και των IP.
Απόρριψη εισερχόμενου Spam όσο το δυνατόν περισσότερο
Υπάρχουν πολλές βάσεις δεδομένων τομέα και διευθύνσεις IP που μπορούν να μειώσουν το εισερχόμενο ποσό ανεπιθύμητης αλληλογραφίας που φτάνει στα γραμματοκιβώτια χωρίς να εμποδίζει τα νόμιμα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αυτές οι βάσεις δεδομένων μπορούν να χρησιμοποιηθούν ελεύθερα εάν ο όγκος των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν είναι πολύ υψηλός. Ωστόσο, είναι ζωτικής σημασίας να χρησιμοποιηθούν σωστά.
Βάλτε ένα Stop to Outbound Spam
Η εκπομπή ανεπιθύμητων μηνυμάτων οφείλεται κυρίως είτε σε μια μονάδα είτε σε ένα άτομο στην εταιρεία που θέλει να στείλει ανεπιθύμητα μηνύματα ή ένα ζήτημα ασφάλειας που επιτρέπει σε άλλους να στέλνουν ανεπιθύμητα μηνύματα χρησιμοποιώντας τη διεύθυνση IP σας.
Δεν υπάρχει τεχνική λύση για την πρώτη περίπτωση, αν και όλοι οι υπάλληλοι μάρκετινγκ θα πρέπει να γνωρίζουν ότι όλα τα αναγνωριστικά μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που χρησιμοποιούνται για μαζική αποστολή θα πρέπει να έχουν ζητηθεί ιδιαίτερα για τη λήψη μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σχετικά με προϊόντα μέσω μιας επιβεβαιωμένης διαδικασίας συμμετοχής.
Η δεύτερη περίπτωση είναι πιο συνηθισμένη. Το μεγαλύτερο μέρος των ανεπιθύμητων μηνυμάτων οφείλεται σε ζητήματα ασφαλείας που ανήκουν σε μία από αυτές τις κατηγορίες: κακόβουλου λογισμικού Trojans και ιούς, ανοικτούς αναμεταδότες, συμβιβασμένους λογαριασμούς και κατεστραμμένους διακομιστές ιστού. Αυτά τα προβλήματα θα πρέπει να αντιμετωπιστούν κατάλληλα για την πρόληψη των ανεπιθύμητων θεμάτων.
Παρακολούθηση καταγραφών
Περάστε λίγο χρόνο ή δημιουργήστε αυτόματους μηχανισμούς που βασίζονται σε μετρήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για την παρακολούθηση του διακομιστή αλληλογραφίας σας. Η ανίχνευση ενός προβλήματος και η εφαρμογή διορθωτικών μέτρων το συντομότερο δυνατό πριν η φήμη του τομέα ή η διεύθυνση IP αρχίσει να επιδεινώνεται μπορεί να μειώσει την επίδραση του συμβάντος στην κανονική ροή αλληλογραφίας.
Ένας εσωτερικός διακομιστής αλληλογραφίας είναι σίγουρα μια πιο βιώσιμη επιλογή για τις μικρές επιχειρήσεις. Εάν πρέπει να εξεταστεί σοβαρά το θέμα της εμπιστευτικότητας ή της ιδιωτικής ζωής, τότε πρέπει να επιλέξετε το δικό του διακομιστή αλληλογραφίας. Αν ληφθούν υπόψη τα προαναφερθέντα σημεία, δεν θα πρέπει να είναι συντριπτική η εκτέλεση του δικού σας διακομιστή αλληλογραφίας, αλλά τότε είναι πάντα ευκολότερο να αναφερθεί παρά να γίνει.
Μια βέλτιστη λύση θα μπορούσε να είναι η εύρεση αξιόπιστου παρόχου φιλοξενίας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ο οποίος εξασφαλίζει 100% εμπιστευτικότητα, αξιοπιστία και συγχρόνως σας εξοικονομεί από τον πόνο που διαχειρίζεται το δικό σας διακομιστή αλληλογραφίας.
