Με την εφαρμογή συγκεκριμένων φίλτρων στο λογαριασμό σας στο Gmail μπορείτε να υπαγορεύσετε διάφορες συμπεριφορές, συμπεριλαμβανομένου του τρόπου με τον οποίο επισημαίνονται ορισμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ανεξάρτητα από το εάν αυτά αρχειοθετούνται ή διαγράφονται αυτόματα ή εάν έχουν επισημανθεί με αστέρι. Μπορείτε ακόμη να επιλέξετε να προωθήσετε κάποια μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε άλλη διεύθυνση, αν θέλετε.
Πώς να δημιουργήσετε κανόνες στο Gmail
Η δημιουργία κανόνων στο Gmail είναι μια αρκετά απλή διαδικασία όταν καταλάβετε πού βρίσκεται η διασύνδεση και ποιες διαμορφώσιμες ρυθμίσεις είναι διαθέσιμες.
Υπάρχουν δύο τρόποι για να το κάνετε. Μπορείτε να δημιουργήσετε έναν κανόνα από το μηδέν και να καταχωρίσετε όλες τις ζητούμενες πληροφορίες ή μπορείτε να επιλέξετε ένα ή περισσότερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που πληρούν τα κριτήρια για τον κανόνα που θέλετε και να δημιουργήσετε τα φίλτρα που βασίζονται στα στοιχεία της κεφαλίδας ή του περιεχομένου τους. Σε αυτό το σεμινάριο σας έχουμε δώσει την επιλογή να ακολουθήσετε κάθε πορεία, αν και η τελευταία είναι συνήθως κάπως απλούστερη.
Δημιουργία κανόνων από την αρχή
- Για να δημιουργήσετε έναν κανόνα από το μηδέν, ανοίξτε πρώτα τη διεπαφή του Gmail σε ένα πρόγραμμα περιήγησης ιστού.
- Κάντε κλικ στο κάτω βέλος που βρίσκεται στην άκρα δεξιά πλευρά του Αναζήτηση αλληλογραφίας που βρίσκεται στο επάνω μέρος της οθόνης.
- Θα εμφανιστεί ένα αναδυόμενο παράθυρο που περιέχει τις ακόλουθες προσαρμόσιμες επιλογές, το καθένα από τις οποίες μπορεί να εφαρμοστεί στον νέο σας κανόνα.
Από: Αυτή η επιλογή σας επιτρέπει να ορίσετε έναν ή περισσότερους αποστολείς.
Προς το: Αυτή η επιλογή σάς επιτρέπει να ορίσετε έναν ή περισσότερους παραλήπτες.
Θέμα: Αυτή η επιλογή σάς επιτρέπει να καθορίσετε μερικό ή πλήρες κείμενο από τη γραμμή θέματος ενός μηνύματος.
Έχει τις λέξεις: Αυτή η επιλογή σας επιτρέπει να φιλτράρετε τα μηνύματα με βάση συγκεκριμένες λέξεις που βρίσκονται στο σώμα.
Δεν έχει: Αυτή η επιλογή σας επιτρέπει να φιλτράρετε τα μηνύματα με βάση συγκεκριμένες λέξεις που δεν βρίσκονται στο σώμα.
Μέγεθος: Αυτή η επιλογή σάς επιτρέπει να φιλτράρετε τα μηνύματα ανάλογα με το μέγεθός τους, είτε μεγαλύτερη είτε μικρότερη από μια συγκεκριμένη μέτρηση βασικής γραμμής.
Ημερομηνία εντός: Αυτή η επιλογή σάς επιτρέπει να φιλτράρετε τα μηνύματα με βάση την ημερομηνία αποστολής τους επιλέγοντας από μια σειρά προκαθορισμένων διαστημάτων.
Ψάξιμο: Αυτή η επιλογή σάς επιτρέπει να περιορίσετε το φίλτρο σε συγκεκριμένους φακέλους ή ετικέτες, εάν το επιθυμείτε.
Έχει συνημμένο: Όταν επιλεγεί, θα εφαρμοστεί μόνο αυτός ο κανόνας στα μηνύματα που περιέχουν συνημμένα αρχεία.
Μην συμπεριλάβετε συζητήσεις: Όταν είναι ενεργοποιημένο, θα εφαρμοστεί μόνο αυτός ο κανόνας στα πραγματικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και όχι στις συνομιλίες συνομιλίας.
- Μόλις ικανοποιήσετε τις καταχωρήσεις σας, κάντε κλικ στο Δημιουργία φίλτρου κουμπί. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε να εμφανίσετε τα υπάρχοντα μηνύματα που πληρούν τα κριτήρια που έχουν εισαχθεί επιλέγοντας το Ψάξιμο κουμπί.
- Αφού κάνετε κλικ Δημιουργία φίλτρου θα εμφανιστεί μια οθόνη που θα περιέχει πολλές επιλογές, καθένα από τα οποία θα συνοδεύεται από ένα πλαίσιο ελέγχου, συμπεριλαμβανομένων των εξής: Παράλειψη των Εισερχομένων (Αρχειοθέτηση), Σημείωσε ως διαβασμένο, Αστερίστε το και Διέγραψε το, μεταξύ άλλων. Τοποθετήστε ένα σημάδι ελέγχου δίπλα σε αυτά που καθορίζουν τη συμπεριφορά που θέλετε να εφαρμόσετε σε αυτόν τον κανόνα. Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε να αρχειοθετήσετε αυτόματα μηνύματα που πληρούν τα καθορισμένα κριτήρια σας, διασφαλίζοντας ότι ποτέ δεν προσγειώνονται στα εισερχόμενά σας.
- Μόλις είστε ικανοποιημένοι με τις ρυθμίσεις συμπεριφοράς σας, κάντε κλικ στο Δημιουργία φίλτρου πατήστε ξανά το κουμπί. Ο νέος σας κανόνας έχει δημιουργηθεί και ενεργοποιηθεί.
Δημιουργία κανόνων από υπάρχοντα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
- Για να δημιουργήσετε έναν κανόνα από τα υπάρχοντα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ανοίξτε πρώτα τη διεπαφή του Gmail σε ένα πρόγραμμα περιήγησης ιστού.
- Επιλέξτε το ή τα μηνύματα που πληρούν τα κριτήρια για τον νέο σας κανόνα τοποθετώντας ένα σημάδι επιλογής δίπλα σε κάθε ένα από αυτά.
- Κάνε κλικ στο Περισσότερο , που απεικονίζεται με τρεις κάθετα ευθυγραμμισμένες κουκίδες και βρίσκεται στη δεξιά πλευρά της γραμμής εργαλείων του Gmail - ένα σύνολο εικονιδίων τοποθετημένων μεταξύ των Αναζήτηση αλληλογραφίας και τα μηνύματά σας.
- Όταν εμφανιστεί το αναπτυσσόμενο μενού, επιλέξτε το Φιλτράρετε τέτοια μηνύματα επιλογή.
- Θα εμφανιστεί ένα πλαίσιο αναδυόμενων παραθύρων, το οποίο θα περιέχει πολλές προσαρμόσιμες επιλογές, οι οποίες θα μπορούσαν ενδεχομένως να εφαρμοστούν στον νέο σας κανόνα. Αυτές οι επιλογές περιγράφονται λεπτομερώς στο προηγούμενο εκπαιδευτικό πρόγραμμα παραπάνω. Η διαφορά εδώ είναι ότι μερικοί μπορεί ήδη να είναι προπληρωμένοι με λεπτομέρειες που έχουν ληφθεί από τα μηνύματα που έχετε επιλέξει.
- Μόλις ικανοποιήσετε τις καταχωρήσεις σας, κάντε κλικ στο Δημιουργία φίλτρου κουμπί. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε να εμφανίσετε τα υπάρχοντα μηνύματα που πληρούν τα κριτήρια που έχουν εισαχθεί επιλέγοντας το Ψάξιμο κουμπί.
- Αφού κάνετε κλικ Δημιουργία φίλτρου θα εμφανιστεί μια οθόνη που θα περιέχει πολλές επιλογές, καθένα από τα οποία θα συνοδεύεται από ένα πλαίσιο ελέγχου, συμπεριλαμβανομένων των εξής: Παράλειψη των Εισερχομένων (Αρχειοθέτηση), Σημείωσε ως διαβασμένο, Αστερίστε το και Διέγραψε το, μεταξύ άλλων. Τοποθετήστε ένα σημάδι ελέγχου δίπλα σε αυτά που καθορίζουν τη συμπεριφορά που θέλετε να εφαρμόσετε σε αυτόν τον κανόνα. Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε να αρχειοθετήσετε αυτόματα μηνύματα που πληρούν τα καθορισμένα κριτήρια σας, διασφαλίζοντας ότι ποτέ δεν προσγειώνονται στα εισερχόμενά σας.
- Μόλις είστε ικανοποιημένοι με τις ρυθμίσεις συμπεριφοράς σας, κάντε κλικ στο Δημιουργία φίλτρου πατήστε ξανά το κουμπί. Ο νέος σας κανόνας έχει δημιουργηθεί και ενεργοποιηθεί.
Πώς να διαχειριστείτε τους κανόνες στο Gmail
Μόλις δημιουργήσετε ένα σύνολο κανόνων, ίσως θελήσετε να τροποποιήσετε ή ακόμα και να διαγράψετε ορισμένα από αυτά με το πέρασμα του χρόνου. Μπορείτε να διαχειριστείτε τα φίλτρα Gmail ακολουθώντας τα παρακάτω βήματα.
- Για να διαχειριστείτε τους κανόνες του Gmail, ανοίξτε πρώτα τη διεπαφή του Gmail σε ένα πρόγραμμα περιήγησης ιστού.
- Κάνε κλικ στο Ρυθμίσεις , που απεικονίζεται με εικονίδιο με γρανάζι και βρίσκεται στην επάνω δεξιά γωνία της οθόνης.
- Όταν εμφανιστεί το αναπτυσσόμενο μενού, επιλέξτε Ρυθμίσεις.
- Το Gmail Ρυθμίσεις θα πρέπει τώρα να εμφανιστεί η διεπαφή. Κάντε κλικ στο Φίλτρα και αποκλεισμένες διευθύνσεις.
- Θα εμφανιστεί τώρα ένας κατάλογος με τους υπάρχοντες κανόνες φίλτρου σας, ο καθένας συνοδεύεται από ένα επεξεργασία και διαγράφω Σύνδεσμος.Από εδώ μπορείτε να επιλέξετε να τροποποιήσετε ή να καταργήσετε έναν ή περισσότερους κανόνες.
Άλλοι κανόνες Gmail για να σας βοηθήσουν να μείνετε οργανωμένοι
Υπάρχουν μερικές πρόσθετες λειτουργίες διαθέσιμες που μπορούν να σας βοηθήσουν να παραμείνετε οργανωμένοι όταν πρόκειται για τα εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, τα οποία περιλαμβάνουν και τσιμπήματα στη δική σας διεύθυνση του Gmail.
Δημιουργία ψευδώνυμων
Μία από τις λιγότερο γνωστές λειτουργίες του Gmail παρέχει τη δυνατότητα δημιουργίας πολλαπλών ψευδωνύμων που σχετίζονται με την κύρια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Αυτό μπορεί να γίνει με δύο τρόπους, χρησιμοποιώντας το σύμβολο συν ή μια περίοδο.
Και στις δύο περιπτώσεις, όλα τα ηλεκτρονικά μηνύματα που απευθύνονται σε αυτά τα ψευδώνυμα θα εξακολουθούν να αποστέλλονται στον ίδιο λογαριασμό Gmail. Αυτό μπορεί να καταστεί πολύ χρήσιμο για σκοπούς φιλτραρίσματος, καθώς μπορείτε απλά να δημιουργήσετε έναν κανόνα που να επηρεάζει ένα συγκεκριμένο ψευδώνυμο και να εκχωρήσετε οποιεσδήποτε συμπεριφορές επιθυμείτε σε αυτόν τον κανόνα.
Για να χρησιμοποιήσετε το σύμβολο συν (+), απλά τοποθετήστε το μετά το κύριο τμήμα της διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας ακολουθούμενο από οποιοδήποτε επιπλέον κείμενο θέλετε να προσθέσετε. Για παράδειγμα, μπορώ να δημιουργήσω ένα ψευδώνυμο του [email protected] που ονομάζεται [email protected] και να παράσχει το εν λόγω ψευδώνυμο σε οποιονδήποτε μπορεί να θέλει να επικοινωνήσει μαζί μου για τα άρθρα μου Lifewire. Δεν χρειάζεται να εγγράψετε στην πραγματικότητα αυτό το ψευδώνυμο μέσα στη διεπαφή του Gmail, καθώς η Google χρησιμοποιεί μόνο τους χαρακτήρες που βρέθηκαν πριν από το σύμβολο συν κατά τη δρομολόγηση του μηνύματος στα εισερχόμενά σας.
Για να χρησιμοποιήσετε μια περίοδο (.), Τοποθετήστε την οπουδήποτε μέσα στη διεύθυνσή σας στο Gmail πριν από το σύμβολο @. Αυτές οι περίοδοι ουσιαστικά αγνοούνται από την Google, επιτρέποντάς σας να δημιουργήσετε όσα ψευδώνυμα θέλετε, σε οποιαδήποτε μορφή θέλετε. Για παράδειγμα, καθένα από τα παρακάτω θα μπορούσε να είναι έγκυρα ψευδώνυμα του [email protected]: [email protected], [email protected], [email protected]. Ωστόσο, δεν μπορείτε να προσθέσετε επιπλέον χαρακτήρες χρησιμοποιώντας αυτή τη μέθοδο.
