Πώς να διατηρήσετε το αρχείο PST Μικρό αρχειοθετώντας το παλιό σας ταχυδρομείο

Καθώς ο σωρός των μηνυμάτων που διατηρείτε στο Outlook μεγαλώνει, έτσι, συνήθως, ο χρόνος που χρειάζεται το Outlook για να κάνει ό, τι θέλετε να κάνει. Το όριο μεγέθους αρχείου PST δημιουργείται. (Το αρχείο PST ή "Προσωπικά αρχεία", φυσικά, είναι όπου το Outlook διατηρεί όλα τα δεδομένα σας, συμπεριλαμβανομένων των ημερολογίων, των επαφών και των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.)

Ένα μικρό αρχείο PST είναι ένα γρήγορο αρχείο PST

Είτε έτσι είτε αλλιώς, πληρώνει για να κρατήσει το μέγεθος του κύριου αρχείου PST σας μικρό και διαχειρίσιμο. Μπορείτε να κάνετε το Outlook κάποιες από αυτές χρησιμοποιώντας το AutoArchive. Ή μπορείτε να διαιρέσετε τα μηνύματά σας ανάμεσα σε περισσότερα αρχεία PST, τα οποία μπορεί να είναι ανώδυνα και γρήγορα.

Αρχείο Old Mail στο Outlook και κρατήστε το αρχείο PST Small

Για να δημιουργήσετε ένα αρχείο παλιών μηνυμάτων στο Outlook ξεχωριστά από το αρχείο PST που χρησιμοποιείτε καθημερινά:

1. Στο Outlook 2007:
  1. Επιλέγω Αρχείο> Διαχείριση αρχείων δεδομένων από το μενού στο Outlook.
2. Στο Outlook 2016:
  1. Κάντε κλικ Αρχείο.
  2. μεταβείτε στο Πληροφορίες κατηγορία.
  3. Κάντε κλικ Ρυθμίσεις λογαριασμού.
  4. Επιλέγω Ρυθμίσεις λογαριασμού … από το μενού που έχει εμφανιστεί.
  5. μεταβείτε στο Φάκελος δεδομένων αυτί.
Κάντε κλικ Προσθέτω :
1. Στο Outlook 2016:
  1. Εισαγάγετε το όνομα του αρχείου κάτω από Ονομα αρχείου:.
  2. Επιλέξτε την επιθυμητή μορφή κάτω από Αποθήκευση ως τύπου:. τυπικά, επιλέξτε Αρχείο δεδομένων του Outlook.
2. Στο Outlook 2007:
  1. Επιλέξτε την επιθυμητή μορφή. Εάν δεν χρειάζεται να έχετε άμεση πρόσβαση στα δεδομένα με το Outlook 2002 ή νωρίτερα, είναι ασφαλές να τονίσετε Αρχείο προσωπικών φακέλων του Office Outlook (.pst).
  2. Κάντε κλικ Εντάξει.
  3. Εισαγάγετε το επιθυμητό όνομα αρχείου.
    1. Τα ετήσια αρχεία λειτουργούν καλά και η ονομασία του αρχείου PST μετά το έτος έχει νόημα. Φυσικά, μπορείτε να επιλέξετε μηνιαία αρχεία αν έχετε πολλά μεγάλα μηνύματα για να τα αντιμετωπίσετε ή ένα άλλο πρόγραμμα. Απλά βεβαιωθείτε ότι τα μεγέθη των αρχείων PST που προκύπτουν είναι κάπου περίπου 1-2 GB. Τα μεγαλύτερα αρχεία τείνουν να είναι λιγότερο αποτελεσματικά.
  4. Κάντε κλικ Εντάξει.
  5. Πληκτρολογήστε το επιθυμητό όνομα αρχείου αρχείου PST στο πλαίσιο Ονομα:.
    1. Και πάλι, είναι λογικό να κατονομάσετε το αρχείο σας μετά από τα περιεχόμενά του.
Προαιρετικά, προστατεύστε την πρόσβαση με έναν κωδικό πρόσβασης.
Κάντε κλικ Εντάξει.
Τώρα κάντε κλικ Κοντά.

Μετακίνηση αλληλογραφίας στο αρχείο

Για να συμπληρώσετε το αρχείο που δημιουργήθηκε πρόσφατα PST:

Σύρετε και αποθέστε ολόκληρους φακέλους στο ριζικό φάκελο που εμφανίζεται πρόσφατα κάτω από Φάκελοι αλληλογραφίας.
- Αυτό είναι βολικό αν έχετε ήδη ένα Αρχείο φάκελο που περιέχει, ας πούμε, όλο το ταχυδρομείο του περασμένου έτους. Απλά ρίξτε το στο αρχείο PST.
Εναλλακτικά, για να αρχειοθετήσετε μεμονωμένα στοιχεία:
- Κάντε κλικ στο ριζικό φάκελο που ονομάζεται κάτω από το αρχείο PST του αρχείου σας Φάκελοι αλληλογραφίας με το δεξί κουμπί του ποντικιού.
- Επιλέγω Νέος φάκελος … από το μενού.
- Πληκτρολογήστε το όνομα του επιθυμητού φακέλου.
- Συγουρεύομαι Αλληλογραφία και ταχυδρομείο μικρό είναι επιλεγμένο κάτω από Ο φάκελος περιέχει: αν θέλετε να αρχειοθετήσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Για την αρχειοθέτηση άλλων στοιχείων, επιλέξτε την κατάλληλη κατηγορία.
- Κάντε κλικ Εντάξει.
- Σύρετε και αποθέστε μεμονωμένα ή ομάδες μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον πρόσφατα δημιουργημένο φάκελο.
Για να μετακινήσετε όλα τα μηνύματα που προηγούνται μιας συγκεκριμένης ημερομηνίας σε ένα φάκελο (ή σε ένθετους φακέλους):
- - Στο Outlook 2016:
    - Κάντε κλικ Αρχείο.
    - μεταβείτε στο Πληροφορίες κατηγορία.
    - Κάντε κλικ Εργαλεία καθαρισμού.
    - Επιλέγω Αρχείο… από το μενού που εμφανίστηκε.
  - Στο Outlook 2007:
    - Επιλέγω Αρχείο> Αρχείο … από το μενού στο Outlook.
- Συγουρεύομαι Αρχειοθέστε αυτό το φάκελο και όλους τους υποφακέλους: είναι επιλεγμένο.
- Επισημάνετε τον επιθυμητό φάκελο.
- Καθορίστε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ημερομηνίας πριν από τα οποία (ας πούμε, 1 Ιανουαρίου του τρέχοντος έτους) θέλετε να μετακινηθείτε κάτω Στοιχεία αρχείου μεγαλύτερα από: __ .
- Χρησιμοποιήστε το Ξεφυλλίζω … για να επιλέξετε το αρχείο αρχείου PST που δημιουργήθηκε παραπάνω.
- Κάντε κλικ Εντάξει.
Προαιρετικά, συμπιέσετε το ζωντανό αρχείο PST για να διεκδικήσετε αμέσως ελεύθερο χώρο αμέσως.

Κλείστε το αρχείο αρχείου PST

Αφού έχετε αρχειοθετήσει όλα τα στοιχεία, μπορείτε να κλείσετε το αρχείο PST στο Outlook:

Κάντε κλικ στο ριζικό φάκελο του αρχείου σας PST στο πλαίσιο Φάκελοι αλληλογραφίας με το δεξί κουμπί του ποντικιού.
Επιλέγω Κοντά "___" από το μενού.

Πρόσβαση σε αλληλογραφία από αρχείο κλειστού αρχείου PST

Για να ανακτήσετε μηνύματα από αρχείο αρχείου PST που έχετε κλείσει:

1. Στο Outlook 2016:
  1. Κάντε κλικ Αρχείο.
  2. Επιλέγω Άνοιγμα & Εξαγωγή.
  3. Κάντε κλικ Ανοίξτε το Αρχείο δεδομένων του Outlook.
2. Στο Outlook 2007:
  1. Επιλέγω Αρχείο> Άνοιγμα> Αρχείο δεδομένων του Outlook … από το μενού στο Outlook.
Επισημάνετε το αρχείο αρχείου PST που θέλετε.
Κάντε κλικ Ανοιξε.