Ο όρος groupware αναφέρει πολλούς τύπους συνεργαζόμενων χώρων εργασίας που υποστηρίζονται από υπολογιστή. Με έμφαση στη διαλειτουργικότητα και τη συλλογική εργασία σε μια ρύθμιση πολλαπλών χρηστών, το λογισμικό συνεργασίας λειτουργεί ως πύλη από την οποία οι χρήστες δημιουργούν και ενημερώνουν έγγραφα ελεγχόμενης έκδοσης, διαχειρίζονται περιεχόμενο στο διαδίκτυο, μοιράζονται στοιχεία όπως ημερολόγια και εισερχόμενα και παρέχουν μέσω chat και μηνυμάτων .
Σε ορισμένες περιπτώσεις, το groupware είναι ένα αυτόνομο εργαλείο, όπως συμβαίνει με την πλατφόρμα OnlyOffice για συνεργασία εγγράφων ή την πλατφόρμα Intuit Quick Base για τη διαχείριση δεδομένων. Σε άλλες περιπτώσεις, το groupware λειτουργεί σαν ένα σύστημα διαχείρισης περιεχομένου (όπως με το WordPress) ή ως intranet πλήρους λειτουργικού (όπως με το SharePoint).
Ο όρος groupware καλύπτει τόσο πολύ ευρείες όσο και πολύ συγκεκριμένες υλοποιήσεις λογισμικού. Αυτό που είναι κοινό σε κάθε ορισμό, ωστόσο, είναι ότι περισσότεροι από ένας χρήστες συνεργάζονται στο ίδιο περιβάλλον χρησιμοποιώντας τα ίδια εργαλεία και διαδικασίες.
Οφέλη και δυνατότητες του Groupware
Το Groupware επιτρέπει στους εργαζόμενους στο χώρο εργασίας και στα γεωγραφικά διασκορπισμένα μέλη της ομάδας να συνεργάζονται μεταξύ τους μέσω του Διαδικτύου ή ενός ενδοδικτύου. Αυτές οι εφαρμογές λογισμικού παρέχουν συνήθως πολλά οφέλη:
- Έλεγχος ταυτότητας και καταγραφή-Κωδικοποιημένοι τρόποι πρόσβασης στο groupware, αρχεία καταγραφής του ποιος κάνει τι, αρχεία που πληρούν τις απαιτήσεις νομικής ανακάλυψης
- Επικοινωνία- εργαλεία για τα παπούτσια, ομάδες συζήτησης με σπείρωμα, ιδιωτικά γραμματοκιβώτια
- Διαδραστική εργασία-Polls, επεξεργασίας αρχείων σε πραγματικό χρόνο, κοινή διαχείριση εργασιών
- ΑνακαλυψιμότηταΚεντρική αποθήκευση αρχείων και στοιχείων πληροφοριών που υποστηρίζονται από ένα ισχυρό εργαλείο αναζήτησης
- Συντονισμένες ροές εργασίας-Επεξεργασίες που διαχειρίζονται τα groupware που χειρίζονται εγκρίσεις, αναθεωρήσεις, διόρθωση κλπ., Καθώς και υποστήριξη διαδικασιών διαχείρισης έργων
- Διαχείριση γνώσης των επιχειρήσεων-Εσωτερικά wikis, προστατευμένα έγγραφα αναφοράς, ομάδες σελιδοδεικτών, κοινόχρηστες αποθήκες κωδικών πρόσβασης, ιστορικά ελέγχου εκδόσεων
- Κοινωνική δέσμευση και διαχείριση φήμης- ομάδες χρηστών, κονκάρδες προφίλ, προσαρμογή προφίλ από χρήστες, gamification μέσω επιπέδων χρηστών και διαγωνισμούς εμπλοκής χρήστη
Δεν είναι μόνο οι εργαζόμενοι μεγάλης εταιρίας που επωφελούνται από τη χρήση ομαδικών εφαρμογών. Για επιχειρηματίες και ελεύθερους επαγγελματίες, τα εργαλεία αυτά διευκολύνουν την εύκολη κοινή χρήση αρχείων, τη συνεργασία και την επικοινωνία μέσω έργων με απομακρυσμένους πελάτες, όλα από την άνεση του γραφείου στο σπίτι.
Οι διαφορετικές λύσεις groupware υποστηρίζουν διαφορετικές λειτουργίες. Τα περισσότερα περιβάλλοντα groupware δεν προσφέρουν όλες τις παραπάνω λειτουργίες, αλλά πολλοί προσφέρουν ένα υποσύνολο σε διαφορετικούς συνδυασμούς. Μία πρόκληση στην επιλογή της σωστής λύσης groupware για μια συγκεκριμένη επιχειρησιακή ανάγκη έγκειται στην εξισορρόπηση των χαρακτηριστικών κάθε προσφερόμενης πλατφόρμας σε σχέση με τις ανάγκες του οργανισμού.
Παραδείγματα Λογισμικού Groupware
Το Lotus Notes της IBM (ή το Lotus Software ανά ιστοσελίδα Lotus της IBM) ήταν μία από τις πρώτες σουίτες λογισμικού συνεργασίας και εξακολουθεί να χρησιμοποιείται σε πολλά γραφεία σήμερα. Το Microsoft SharePoint είναι μια άλλη σημαντική λύση groupware που είναι καθιερωμένη σε μεγάλες επιχειρήσεις.
Μεγάλες ολοκληρωμένες σουίτες ομαδικών εφαρμογών, πέρα από τις προσφορές από την IBM και τη Microsoft, περιλαμβάνουν:
- Η πλατφόρμα G-Suite-Google του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, των εγγράφων και της κοινωνικής συνεργασίας
- Το Zoho One - σουίτα για μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις
- Salesforce - μια πλατφόρμα διαχείρισης πελατειακών σχέσεων
Επιπλέον, ένα ακμάζον οικοσύστημα groupware με στοχοθετημένες περιπτώσεις χρήσης προσφέρει την ευελιξία να επιδιώξει τις καλύτερες λύσεις για χρήση με ή αντίθετα από μια πιο δαπανηρή ολοκληρωμένη σουίτα ομαδικού λογισμικού:
- Basecamp, ένα δημοφιλές εργαλείο διαχείρισης έργων με πληρωμή
- Huddle, η οποία προσφέρει έναν δωρεάν αλλά περιορισμένο λογαριασμό και πληρωμένους λογαριασμούς
- Xero, η οποία προσφέρει ένα ολοκληρωμένο ηλεκτρονικό λογιστικό σύστημα στο σύννεφο
- WordPress, μια ελεύθερη πλατφόρμα για περιεχόμενο στο διαδίκτυο
