Όταν η Adrean Turner ξεκίνησε ένα νέο ρόλο ως λογιστής του κόστους, ένα από τα καθήκοντα που της διαβιβάστηκαν από τον προκάτοχό της ήταν μια μηνιαία έκθεση που χρειάστηκε σχεδόν δύο εβδομάδες για να καταρτιστεί. Έχει περάσει ώρες σε αυτό κάθε μήνα για τους πρώτους μήνες της στην εταιρεία, ακόμη και όπως άλλες ευθύνες συσσωρεύονται στο γραφείο της.
Τότε συνειδητοποίησε κάτι. Κανένας - ούτε καν ο προϊστάμενός της - δεν της είχε δώσει ποτέ σχόλια σχετικά με την έκθεση. Αποδεικνύει ότι δεν το έβλεπαν, πόσο μάλλον να σκάβουν τα δεδομένα που παρείχε. Για να είμαι ειλικρινής, είχε καλύτερα πράγματα να κάνει από ό, τι ξοδεύει τόσο πολύ χρόνο και έβαλε τόσα πολλά πράγματα σε κάτι που κανείς δεν έβγαλε τίποτα.
«Ψάχνα για τρόπους για να είμαι πιο αποτελεσματικός και αποτελεσματικός», λέει ο Turner, ένας προπονητής σταδιοδρομίας της Muse και συγγραφέας του FIT for Success. Ένας από αυτούς τους τρόπους θα ήταν να καθαρίσετε το διάστημα στο πρόγραμμά της για πράγματα που έκαναν περισσότερο αντίκτυπο.
Θα μπορούσαμε όλοι να επωφεληθούμε από την εξέταση των πραγμάτων στις λίστες υποχρεώσεων και των ωρών στις μέρες μας λίγο πιο στενά. Στο πνεύμα του καθαρισμού της άνοιξης, ή οποιουδήποτε εποχής καθαρισμού, εδώ είναι επτά συμβουλές για να σας βοηθήσει να πάρετε μια λαβή στο πρόγραμμά σας.
1. Πάρτε το απόθεμα και παρακολουθείτε τον χρόνο σας
Δεν μπορείτε πραγματικά να καθαρίσετε το πρόγραμμά σας αν δεν ξέρετε τι υπάρχει μέσα σε αυτό - και αυτό περιλαμβάνει όλα τα πράγματα στο κυριολεκτικό και επίσημο ημερολόγιό σας και όλα τα πράγματα που δεν είναι. "Πάντα λέω αν θέλετε να περάσετε το χρόνο σας καλύτερα, θα πρέπει να υπολογίσετε πώς ξοδεύετε το χρόνο σας τώρα", λέει η Laura Vanderkam, συγγραφέας του Off the Clock: Feel Less Busy while getting more done. "Οι άνθρωποι έχουν πολλές ιστορίες που λένε στον εαυτό τους για το χρόνο τους", προσθέτει, αλλά αυτές οι ιστορίες δεν είναι πάντα ακριβείς.
Επομένως, συνιστά να παρακολουθείτε τις ώρες σας για μια εβδομάδα ή ακόμα και λίγες μέρες χρησιμοποιώντας μια εφαρμογή, ένα υπολογιστικό φύλλο ή ένα κομμάτι χαρτί. Μόλις λάβετε μια αντικειμενική ματιά στο πότε θα έρθει η ώρα σας τώρα, μπορείτε να ξεκινήσετε τη διαλογή και να αποφασίσετε τι πρέπει να κάνετε.
Ο Vanderkam λέει ότι μπορείτε να διοργανώσετε το κανάλι Marie Kondo - Μήπως αυτή η τάξη γιόγκα στις Τετάρτες προκαλεί χαρά; Τι γίνεται με αυτή την εκπομπή που βλέπετε πολύ συχνά; - αλλά μόνο σε ένα σημείο. "Είναι γελοίο να νομίζετε ότι όλα θα προκαλέσουν χαρά. Μπορείτε να αγαπήσετε τη δουλειά σας, αλλά η μετακίνηση σας δεν θα προκαλέσει χαρά. Αγαπάτε τα παιδιά σας αλλά η αλλαγή μιας πάνας δεν θα προκαλέσει χαρά ", λέει. Η ιδέα είναι να ρωτήσετε: "Τι προκαλεί τον περισσότερο πόνο; Και τι είναι κάτι για το οποίο μπορώ πραγματικά να κάνω κάτι; "
Ο Turner κάνει μια παρόμοια άσκηση με τους πελάτες που θέλουν να κάνουν μια αλλαγή σταδιοδρομίας ή να ακολουθήσουν αυτό ή κάτι τέτοιο, αλλά αισθάνονται ότι είναι τόσο απασχολημένοι που δεν έχουν το χρόνο να αφιερώσουν τους στόχους τους. Έχει τους κρατήσει μια καταγραφή χρόνου για την μισή ώρα για δύο εβδομάδες. Συχνά συνειδητοποιούν ότι ο χρόνος που περάσαμε να κάνουμε κύλιση μέσω των κοινωνικών μέσων ενημέρωσης ή να μιλάμε για την αγαπημένη τους τηλεοπτική εκπομπή στο Slack, ανέρχεται σε λίγες ώρες που θα μπορούσαν να περάσουν να κάνουν κάτι πιο παραγωγικό ή ακόμα και κάτι που πραγματικά απολαμβάνουν.
2. Εκκαθάριση επαναλαμβανόμενων συναντήσεων και εργασιών
Μόλις μάθετε τι είναι στο ημερολόγιό σας, μπορείτε και πρέπει να ρωτήσετε γιατί , λέει η Heather Yurovsky, προπονητής καριέρας Muse και ιδρυτής της Shatter & Shine. "Ποιος είναι ο σκοπός κάθε πράγματος εδώ; Επιτυγχάνουμε αυτό ή κάτι χρειάζεται να αλλάξει; "εξηγεί. "Το κλειδί δεν φοβόμαστε να αναρωτηθούμε τι υπάρχει στο ημερολόγιό σας."
Ξεκινήστε με επαναλαμβανόμενες συναντήσεις, οι οποίες μπορούν πολύ εύκολα να δημιουργήσουν και να αναλάβουν το ημερολόγιό σας, καθώς, όπως τονίζει ο Vanderkam, «ο καθένας δεν χρειάζεται να δικαιολογεί τον εαυτό του».
Αν είστε ο υποκινητής μιας επαναλαμβανόμενης συνάντησης, ο Yurovsky σας ενθαρρύνει να κάνετε μια παύση μία φορά το μήνα και να ρωτήσετε: "Μήπως αυτό εξακολουθεί να έχει νόημα; Καταφέραμε αυτό που θέλαμε να πετύχουμε; Είναι άνθρωποι εμπλέκονται και συμβάλλουν; (Ένα σημάδι ότι δεν χρειάζεται να γίνει μια συνάντηση είναι ότι κανένας άλλος δεν μιλάει.) "Εάν οι απαντήσεις σε αυτές τις ερωτήσεις δεν είναι, εξετάστε το ενδεχόμενο ακύρωσης της συνάντησης, καθιστώντας τη συντομότερη ή λιγότερο συχνή ή επικοινωνώντας τις σχετικές πληροφορίες μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου .
Ακόμη και αν δεν είστε υπεύθυνοι, μπορείτε ακόμα να αναλάβετε δράση, όπως έκανε ο Turner με αυτή τη μηνιαία αναφορά. Και αν το κάνετε αυτό υποδεικνύοντας λύσεις και όχι μόνο θέτοντας ερωτήσεις ή παρουσιάζοντας προβλήματα, ο Turner λέει ότι "σας κάνει να μοιάζετε με το να επενδύετε σε αυτό που κάνετε". Εάν είναι η συνάντηση κάποιου άλλου, ζητήστε μια ατζέντα και εάν υπάρχει κάτι που πρέπει να διαβάσετε ή να είστε έτοιμοι να συζητήσετε. Ίσως να υπενθυμίσετε στον διοργανωτή να αμφισβητήσει τις συναντήσεις εκείνες που ήταν πάντα εκεί.
3. Ταξινόμηση των Πράξεων Με Σημασία και Επείγουσα
Εάν έχετε παρακολουθήσει το χρόνο σας αλλά δυσκολεύεστε να περιτυλίξετε το κεφάλι σας γύρω από το τι πρέπει να παραμείνει και τι πρέπει να ακολουθήσει, ο Turner προτείνει τη χρήση του πίνακα διαχείρισης χρόνου που παρουσιάζεται στο κλασικό βιβλίο επιχειρηματικών δραστηριοτήτων του Stephen Covey. Οι 7 συνήθειες των εξαιρετικά αποτελεσματικών ατόμων: Ισχυρά μαθήματα στην προσωπική αλλαγή . Η ιδέα είναι να ταξινομηθούν οι δραστηριότητες με βάση τη σημασία και την επείγουσα ανάγκη και να τεθούν σε ένα από τα τέσσερα τεταρτημόρια:
- Το τεταρτημόριο I: Σημαντικό, το επείγον περιλαμβάνει πράγματα όπως κρίσεις, συναντήσεις τελευταίας στιγμής για σημαντικές προθεσμίες
- Το τεταρτημόριο II: Σημαντικό, όχι επείγον περιλαμβάνει πράγματα όπως ο στρατηγικός σχεδιασμός, ο μακροπρόθεσμος καθορισμός στόχων
- Το τεταρτημόριο III: Δεν είναι σημαντικό, η επείγουσα περιλαμβάνει πράγματα όπως ορισμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τηλεφωνήματα, συναντήσεις και εκδηλώσεις
- Το τεταρτημόριο IV: Δεν είναι σημαντικό, Δεν είναι επείγουσα περιλαμβάνει πράγματα όπως κύλιση χωρίς νόημα μέσω των κοινωνικών μέσων μαζικής ενημέρωσης, binge παρακολουθώντας τηλεόραση δεν σας ενδιαφέρει πραγματικά
"Τότε πρέπει πραγματικά να καθορίσετε τι πρέπει να κάνετε περισσότερα και τι πρέπει να κάνετε λιγότερο για να διασφαλίσετε ότι είστε όσο το δυνατόν πιο παραγωγικοί", λέει. Για παράδειγμα, μπορεί να εκπλαγείτε να διαπιστώσετε ότι η πλειοψηφία των ημερήσιων δραστηριοτήτων σας πέφτει στα τεταρτημόρια ΙΙΙ και IV, οπότε ο στόχος σας μπορεί να είναι να μειώσετε αυτούς για να δημιουργήσετε χώρο για δραστηριότητες στα τεταρτημόρια I και II.
4. Ελαχιστοποίηση ή Εξαγωγή
Σε ορισμένες περιπτώσεις μπορείτε να πείτε απλώς όχι (ωραία) την προσθήκη ενός συγκεκριμένου συμβάντος στο ημερολόγιο ή την εργασία σας στη λίστα σας. Άλλα πράγματα πρέπει να γίνουν τελικά. Αλλά αυτό δεν σημαίνει ότι δεν μπορείτε να κάνετε τους να πάρουν λιγότερο χρόνο ή ότι πρέπει να είστε αυτός που θα τους κάνει.
Υπάρχει καθήκον στην εργασία που μπορείτε να μεταβιβάσετε ή να αναθέσετε σε τρίτους; Ως διευθυντής, είναι πιο άμεση η πραγματοποίηση μιας εργασίας σε μία από τις άμεσες αναφορές σας. Αλλά ακόμα κι αν δεν βρίσκεστε σε εποπτική θέση, σκεφτείτε τους μικρούς τρόπους που θα μπορούσατε να κάνετε το ίδιο. Ξοδεύετε ώρες χειροκίνητα την ενημέρωση μιας βάσης δεδομένων ή ενός συστήματος; Θα ήταν δυνατόν να συνεργαστούμε με έναν μηχανικό για να βρούμε μια πιο αυτοματοποιημένη διαδικασία; Ή μπορείτε να κάνετε εμπόριο από το να κάνετε αυτό το κουραστικό γραφείο του σπιτιού, έτσι ώστε κανείς να μην κολλήσει να το κάνει κάθε φορά;
Αν δεν μπορείτε να περάσετε ορισμένες εργασίες σε άλλους χονδρεμπόρους, προσπαθήστε να ελαχιστοποιήσετε το χρόνο και την προσπάθεια που χρειάζονται. Για να επιστρέψει στο παράδειγμα του Turner, συνεργάστηκε με το αφεντικό της για να αναδιοργανώσει τη διαδικασία υποβολής εκθέσεων, ώστε να στέλνει γρήγορα μηνιαία στιγμιότυπα και να συνθέτει μόνο μια πιο εμπεριστατωμένη έκθεση ανά τρίμηνο. Έχει καθαρίσει το χρόνο για την ενώ εξακολουθεί να πάρει το αφεντικό και τους συναδέλφους της τις ιδέες που χρειάζονται. Ό, τι είναι αυτό που αισθάνεται σαν να παραβιάζει το πρόγραμμά σας, δείτε εάν υπάρχει ένας τρόπος να το κάνετε λιγότερο.
5. Δημιουργία μπλοκ
Είναι εύκολο να κοιτάξετε μακριά και να επιστρέψετε για να βρείτε το ημερολόγιό σας γεμάτο με διάφορες συναντήσεις και υποχρεώσεις. Είτε είστε εσείς ή οι συνάδελφοι που ρίχνετε κάθε μεμονωμένο στοιχείο εκεί, σας αφήνει μόνο με τρύπες του κεφαλιού του χρόνου και λίγη ελπίδα να ολοκληρώσετε μερικά από τα μεγαλύτερα καθήκοντα στο πιάτο σας. Μέρος του καθαρισμού του χρονοδιαγράμματος σας είναι η εξεύρεση στρατηγικών για να αποφευχθεί το να γεμίσει πάλι - όπως θα κάνατε αν οργανωνόταν ένας φυσικός χώρος.
Η Chelsea Williams, προπονητής της σταδιοδρομίας της Muse και σύμβουλος ταλέντου, συνιστά να μπλοκάρετε τα χρονοδιαγράμματα στο ημερολόγιό σας όταν δεν θα είστε διαθέσιμος για να απαντάτε σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή τηλεφωνήματα ή να παρευρεθείτε σε συναντήσεις. Μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για στρατηγική υψηλότερου επιπέδου ή για εστιασμένη χρονική περίοδο έργου (think quardrant II activities). Επειδή είναι ήδη δεσμευμένο και ορατό στο ημερολόγιό σας, αποτρέπει τα άλλα πράγματα να συσσωρεύονται και να επηρεάζουν την ώρα που χρειάζεστε. "Δημιουργείς ένα διάστημα", λέει. Και αν κάνετε αυτά τα μπλοκ επαναλαμβανόμενα, προσθέτει, γίνονται ένα φυσικό μέρος του εβδομαδιαίου ρυθμού σας.
"Είμαι ένας τεράστιος ανεμιστήρας του αποκλεισμού χρόνου", λέει ο Yurovsky, ο οποίος προτείνει επίσης την πρόβλεψη και την αντιμετώπιση άλλων αναγκών με αυτή τη στρατηγική. Αν βρεθείτε να φύγετε από το γραφείο και να ανησυχείτε, για παράδειγμα, συνιστά να σταματήσετε τα τελευταία 30 ή 45 λεπτά της ημέρας. Μπορείτε να αποφύγετε την εξάντληση της πόρτας αμέσως μετά από μια συνάντηση και να δώσετε στον εαυτό σας την ευκαιρία να χαλαρώσετε και να μεταβαίνετε πιο ομαλά. "Όπου και αν μπλοκάρεις χρόνο, αρχίζει να αισθάνεται ανανεωμένη."
6. Μην ξεχάσετε το χρόνο διακοπής
Η διαχείριση του χρόνου δεν είναι μόνο η συμπίεση σε όσο το δυνατόν περισσότερη δουλειά με το ανθρώπινο δυναμικό στο χρονοδιάγραμμά σας ή την πλήρη εκκαθάρισή του, ώστε να μην μπορείτε να κάνετε απολύτως τίποτα. Πρόκειται επίσης για την δημιουργία χώρου για τα πράγματα που δεν αγαπάτε και για τα οποία μπορείτε να επαναφορτίσετε.
"Θέλετε να έχετε συνειδητά επιλέξει το χρόνο διακοπής", λέει ο Vanderkam. "Σκεφτείτε τι είναι αυτό που πραγματικά αναζωογονεί;" Θα μπορούσε να είναι η φύση, η άσκηση, οι φίλοι, η τέχνη, το ψήσιμο ή οτιδήποτε άλλο απολαμβάνετε, που γεμίζει τις μεταφορικές μπαταρίες σας. Για τον Vanderkam, η ανάγνωση είναι ένα από αυτά. "Έχω πάρει πολύ καλύτερα να βεβαιωθώ ότι έχω καλά βιβλία για να διαβάσω", λέει, γιατί "όταν έχω ένα καλό βιβλίο διαβάζω ότι είναι αυτό που κάνω ως προεπιλογή μου επιλογή διακοπής". Όταν δεν κάνει, αυτή (όπως πολλοί από εμάς) πέφτει θύμα του ανόητου κοινωνικού μέσου κύλισης.
Δεν είναι ότι απαραιτήτως πρέπει να σβήνετε το μολύβι στο ημερολόγιό σας (ή, erm, κάντε κλικ και πληκτρολογήστε το εκεί μέσα) - αν και αυτό προτιμάτε, πηγαίνετε για αυτό! Απλά θυμηθείτε ότι θα πρέπει να είναι ένα εκ προθέσεως μέρος της εξίσωσης. "Έχουμε την τάση να γεμίζουμε ανοιχτό χώρο επειδή συγκρίνουμε το πράγμα που μας ζητάμε να κάνουμε ή σκεφτόμαστε να κάνουμε με τίποτα", λέει ο Vanderkam. "Δεν είναι η σωστή σύγκριση. Η σύγκριση είναι για όλα τα άλλα πράγματα που μπορείτε να κάνετε ".
7. Προσποιηθείτε το μέλλον που σας παρουσιάζουμε
Όταν μιλάς για μια Πέμπτη τρεις εβδομάδες μακριά, είναι εύκολο να σκεφτείς, "Φυσικά είμαι ελεύθερος τότε, ακούγεται ωραίο!" Και να το πιάσεις στο ημερολόγιό σου χωρίς να εξετάσεις αν θα νιώσεις τον ίδιο τρόπο την Τετάρτη τρεις εβδομάδες μείον μια μέρα από τώρα.
Αλλά "όταν σκέφτεστε κάτι στο μέλλον, αναρωτηθείτε αν το κάνετε αύριο", λέει ο Vanderkam. "Ξέρεις πόση ενέργεια έχετε τώρα και υποθέστε ότι θα είναι παρόμοια αύριο. Αυτό σας επιτρέπει να είστε λίγο πιο συνετός. "Εν ολίγοις, εάν δεν θα είστε ενθουσιασμένοι για να το κάνετε σήμερα ή αύριο, πιθανότατα δεν θα είστε ενθουσιασμένοι για να το κάνετε αυτό τρεις μήνες από τώρα, οπότε λάβετε τις αποφάσεις σας ανάλογα. Επειδή «τελικά το μέλλον θα είναι αύριο».
Τούτου λεχθέντος, ο Vanderkam προειδοποιεί ότι δεν θα έχει συνήθεια να ακυρώσει μακροπρόθεσμα σχέδια την τελευταία στιγμή. "Αν έχετε δεσμευτεί να κάνετε κάτι και αν είναι με ανθρώπους που εκτιμάτε, ίσως θα πρέπει απλώς να το αντιμετωπίζετε ως μαθησιακή εμπειρία", λέει. "Θυμηθείτε ότι αυτό δεν είναι ένα καλό συναίσθημα και πώς μπορώ να το αποφύγω αυτό στο μέλλον;"
Με άλλα λόγια, ο καθαρισμός του χρονοδιαγράμματος δεν είναι πάντα για την άρση των πραγμάτων που βρίσκονται ήδη εκεί - ενδεχομένως με κίνδυνο να βλάψουν επαγγελματικές ή προσωπικές σχέσεις. Πρόκειται για τη λήψη μιας λαβής για το χρόνο σας και τη διατήρησή της τακτοποιημένο μπροστά.
Σκεφτείτε τον καθαρισμό του προγράμματος σας ως μακροπρόθεσμο στόχο. «Ενθαρρύνω τους ανθρώπους να είναι τολμηροί», λέει ο Vanderkam. Αν είστε λίγο γενναίος και πολύ εκ προθέσεως, θα είστε σε θέση να κάνετε λιγότερα από αυτά που δεν σας αρέσουν και περισσότερα από αυτά που κάνετε.
