Εκτελέστε συγχώνευση αλληλογραφίας Microsoft Word από μέσα στο Excel

Χρησιμοποιώντας τη MicrosoftΣυγχώνευση αλληλογραφίας , μπορείτε να στείλετε το ίδιο έγγραφο με μικρές αλλαγές σε μεγάλο αριθμό παραληπτών. Ο όρος συγχώνευση προέρχεται από το γεγονός ότι ένα έγγραφο (ένα γράμμα, για παράδειγμα) συγχωνεύεται με ένα έγγραφο προέλευσης δεδομένων, όπως ένα υπολογιστικό φύλλο.

Τα δεδομένα για αυτό το σεμινάριο μπορούν να συνταχθούν με τις περισσότερες εκδόσεις του Microsoft Excel, συμπεριλαμβανομένων των 2007, 2010, 2013, 2016 και Office 365.

Η δυνατότητα συγχώνευσης αλληλογραφίας του Microsoft Word είναι συμβατή με τα Word 2010, 2013, 2016 και Office 365.

Λόγια Συγχώνευση αλληλογραφίας χαρακτηριστικό λειτουργεί άψογα με τα δεδομένα από το Excel. Παρόλο που το Word σας επιτρέπει επίσης να δημιουργήσετε μια πηγή δεδομένων, οι επιλογές για τη χρήση αυτών των δεδομένων είναι περιορισμένες. Αν έχετε ήδη τα δεδομένα σας σε ένα υπολογιστικό φύλλο, δεν έχει νόημα να επανατοποθετήσετε όλες τις πληροφορίες στην πηγή δεδομένων του Word.

Προετοιμασία των δεδομένων για συγχώνευση αλληλογραφίας

Θεωρητικά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε οποιοδήποτε φύλλο εργασίας του Excel σε μια λειτουργία συγχώνευσης αλληλογραφίας του Word χωρίς ιδιαίτερη προετοιμασία. Ωστόσο, θα πρέπει να αφιερώσετε λίγο χρόνο για να προετοιμάσετε το φύλλο εργασίας σας για να βελτιστοποιήσετε τη διαδικασία συγχώνευσης αλληλογραφίας.

Οργανώστε τα δεδομένα του υπολογιστικού φύλλου

Τα δεδομένα του Excel θα πρέπει να οργανώνονται με τακτοποιημένο τρόπο σειρές και στήλες. Σκεφτείτε κάθε σειρά ως ενιαία εγγραφή και κάθε στήλη ως πεδίο που πρόκειται να εισαγάγετε στο έγγραφό σας. Εάν χρειάζεστε μια ανανέωση, ελέγξτε ένα εκπαιδευτικό πρόγραμμα εισαγωγής δεδομένων του Excel.

Δημιουργήστε μια γραμμή κεφαλίδας

Δημιουργήστε μια σειρά κεφαλίδας για το φύλλο που σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε για τη συγχώνευση αλληλογραφίας. ΕΝΑγραμμή κεφαλίδας είναι μια σειρά που περιέχει ετικέτες που προσδιορίζουν τα δεδομένα στα κελιά κάτω από αυτό. Το Excel μπορεί να είναι μερικές φορές σχετικά με τη διαφοροποίηση μεταξύ των δεδομένων και των ετικετών, οπότε τα κάνετε ξεκάθαρα χρησιμοποιώντας τολμηρό κείμενο, σύνορα κελιών και σκίαση κυττάρων που είναι μοναδικά στη σειρά κεφαλίδας - αυτό εξασφαλίζει ότι το Excel το διαφοροποιεί από τα υπόλοιπα δεδομένα.

Αργότερα, όταν συγχωνεύετε τα δεδομένα με το κύριο έγγραφο, οι ετικέτες εμφανίζονται ως ονόματα των πεδίων συγχώνευσης, επομένως δεν υπάρχει σύγχυση ως προς τα δεδομένα που εισάγετε στο έγγραφό σας.

Είναι μια καλή πρακτική να επισημάνετε τις στήλες στο υπολογιστικό φύλλο του Excel, καθώς βοηθάει στην αποφυγή σφάλματος χρήστη στο μέλλον.

Τοποθετήστε όλα τα δεδομένα σε ένα ενιαίο φύλλο

Τα δεδομένα που σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε για τη συγχώνευση αλληλογραφίας πρέπει να είναι σε ένα φύλλο. αν είναι διανεμημένο σε πολλαπλά φύλλα, πρέπει να συνδυάσετε τα φύλλα ή να εκτελέσετε πολλαπλές συγχωνεύσεις αλληλογραφίας. Επίσης, βεβαιωθείτε ότι τα φύλλα ονομάζονται με σαφήνεια, καθώς πρέπει να επιλέξετε το φύλλο που σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε χωρίς να το δείτε.

Συνδέοντας μια προέλευση δεδομένων σε μια συγχώνευση αλληλογραφίας

Για να συσχετίσετε το υπολογιστικό σας φύλλο Excel με το έγγραφό σας στο Word:

1. Κάνε κλικ στο ΤΑΧΥΔΡΟΜΙΚΗ ΑΠΟΣΤΟΛΗ αυτί απο ταινία.

2. Επίλεξε το Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας για να αποκτήσετε πρόσβαση στο drop-down.

   Καθώς θα γράφουμε τα δεδομένα μας σε μια επιστολή για αυτό το παράδειγμα, θα επιλέξουμε το Γράμμα επιλογή από το drop-down.

3. Επίλεξε το Επιλέξτε Παραλήπτες για να αποκτήσετε πρόσβαση στο drop-down.

   Θέλουμε να εισαγάγουμε τα δεδομένα μας από ένα αποθηκευμένο φύλλο εργασίας του Excel, οπότε επιλέξτε το Χρήση υπάρχουσας λίστας … επιλογή.

4. Από το παράθυρο διαλόγου, βρείτε και επιλέξτε το αρχείο Excel.

   Κάντε κλικ Εντάξει να προχωρήσει.

5. Από το Επιλέξτε Πίνακας κουτί διαλόγου, επιλέξτε το φύλλο με το τραπέζι σας και κάντε κλικ στο Εντάξει κουμπί.

   Εάν το Excel σας έχει κεφαλίδες στηλών, βεβαιωθείτε ότι το Η πρώτη σειρά δεδομένων περιέχει κεφαλίδες στηλών επιλογή.

6. Κάντε κλικΕντάξει.

Τώρα που η πηγή δεδομένων έχει συσχετιστεί με το κύριο έγγραφο, μπορείτε να ξεκινήσετε την εισαγωγή κειμένου ή την επεξεργασία του εγγράφου του Word. Ωστόσο, δεν μπορείτε να κάνετε αλλαγές στην πηγή δεδομένων σας στο Excel. Εάν πρέπει να κάνετε αλλαγές στα δεδομένα, πρέπει να κλείσετε το έγγραφο στο Word προτού ανοίξετε την πηγή δεδομένων στο Excel.

Εισαγωγή πεδίων συγχώνευσης στο έγγραφό σας

1. Κάντε κλικ στοΕισαγωγή πεδίου συγχώνευσης στη γραμμή εργαλείων "Συγχώνευση αλληλογΕισαγωγή πεδίου συγχώνευσης drop-down.

2. Επισημάνετε το όνομα του πεδίου που θέλετε να εισαγάγετε από τη λίστα και πατήστεΕισάγετε.

Προβολή εγγράφων συγχώνευσης αλληλογραφίας

Όταν εισάγετε πεδία συγχώνευσης σε ένα έγγραφο, το Word δεν μεταφέρει τη μορφοποίηση των δεδομένων από την προέλευση δεδομένων. Εάν θέλετε να εφαρμόσετε μορφοποίηση όπως πλάγιους χαρακτήρες, έντονα ή υπογραμμισμένα, πρέπει να το κάνετε στο Word.

Εάν προβάλλετε το έγγραφο με πεδία, επιλέγετε τα διπλά βέλη και στις δύο πλευρές του πεδίου στο οποίο θέλετε να εφαρμόσετε τη μορφοποίηση. Εάν προβάλλετε τα συγχωνευμένα δεδομένα στο έγγραφο, επισημάνετε το κείμενο που θέλετε να αλλάξετε.

Οποιεσδήποτε αλλαγές μορφοποίησης πραγματοποιούνται σε όλα τα συγχωνευμένα έγγραφα, και όχι μόνο στο μεμονωμένο.

Προεπισκόπηση των συγχωνευμένων εγγράφων

Για να κάνετε προεπισκόπηση των συγχωνευμένων εγγράφων, κάντε κλικ στο κουμπίΠροβολή συγχωνευμένων δεδομένων στη γραμμή εργαλείων Συγχώνευση αλληλογραφίας. Αυτό το κουμπί λειτουργεί σαν διακόπτης επιλογής, οπότε αν θέλετε να επιστρέψετε στην προβολή μόνο των πεδίων και όχι των δεδομένων που περιέχουν, κάντε κλικ στο κουμπί ξανά.

Περιηγηθείτε στα συγχωνευμένα έγγραφα χρησιμοποιώντας το κουμπιά πλοήγησης στο Συγχώνευση αλληλογραφίας ταινία. Είναι, από αριστερά προς τα δεξιά:Πρώτη εγγραφή, Προηγούμενη εγγραφή, Μετάβαση στην εγγραφή, Επόμενη εγγραφή, και Τελευταία εγγραφή.

Προτού συγχωνεύσετε τα έγγραφα, προεπισκευάστε τα όλα ή όσα περισσότερα μπορείτε για να βεβαιωθείτε ότι τα πάντα συγχωνεύτηκαν σωστά. Δώστε ιδιαίτερη προσοχή στη στίξη και την απόσταση γύρω από τα συγχωνευμένα δεδομένα.

Ολοκλήρωση του εγγράφου συγχώνευσης αλληλογραφίας

Όταν είστε έτοιμοι να συγχωνεύσετε τα έγγραφα, έχετε δύο επιλογές.

• Συγχώνευση στον εκτυπωτή: Το πρώτο είναι να τα συγχωνεύσετε στον εκτυπωτή.Αν επιλέξετε αυτήν την επιλογή, τα έγγραφα αποστέλλονται στον εκτυπωτή χωρίς καμία τροποποίηση. Μπορείτε να συγχωνεύσετε τον εκτυπωτή κάνοντας κλικ στοΣυγχώνευση στον εκτυπωτή κουμπί κουμπιού.
• Συγχώνευση σε νέο έγγραφο: Αν χρειάζεται να προσαρμόσετε ορισμένα ή όλα τα έγγραφα (αν και θα ήταν καλό να προσθέσετε ένα πεδίο σημείωσης στην πηγή δεδομένων για εξατομικευμένες σημειώσεις) ή να κάνετε άλλες αλλαγές πριν εκτυπώσετε, μπορείτε να τις συγχωνεύσετε σε ένα νέο έγγραφο. Όταν συγχωνεύετε ένα νέο έγγραφο, το κύριο έγγραφο και η προέλευση δεδομένων παραμένουν άθικτα, αλλά έχετε ένα δεύτερο αρχείο που περιέχει τα συγχωνευμένα έγγραφα. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στοΣυγχώνευση σε νέο έγγραφο κουμπί κουμπί εργαλείων.

Όποια μέθοδο και αν επιλέξετε, παρουσιάζεται ένα παράθυρο διαλόγου στο οποίο μπορείτε να ενημερώσετε το Word για τη συγχώνευση όλων των εγγραφών, της τρέχουσας εγγραφής ή μιας σειράς εγγραφών. Κάντε κλικ στο κουμπί επιλογής δίπλα στην επιλογή σας και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί OKΕντάξει.

Εάν θέλετε να συγχωνεύσετε ένα εύρος, τοποθετήσατε τον αριθμό έναρξης και τον τελικό αριθμό για τις εγγραφές που θέλετε να συμπεριλάβετε στη συγχώνευση πριν κάνετε κλικΕντάξει.

Εάν επιλέξετε να εκτυπώσετε τα έγγραφα, μετά την εμφάνιση του πλαισίου διαλόγου, θα εμφανιστεί το αρχείο Τυπώνω κουτί διαλόγου. Μπορείτε να αλληλεπιδράσετε με αυτό όπως θα κάνατε για οποιοδήποτε άλλο έγγραφο.