Κάθε άτομο ή ομάδα που συμμετέχει σε απομακρυσμένη ρύθμιση εργασίας πρέπει να γνωρίζει ακριβώς τι αναμένεται από αυτούς και πώς θα κριθούν υπεύθυνοι. Οι πολιτικές απομακρυσμένης εργασίας πρέπει να περιλαμβάνουν τις ευθύνες της εταιρείας, του υπαλλήλου, του εργοδότη και του προσωπικού.
Μια αποτελεσματική πολιτική πρέπει να αναφέρει σαφώς τα εξής:
- Αποζημίωση των εργαζομένων -Η αποζημίωση των εργαζομένων ισχύει εφόσον ο υπάλληλος κάνει τη δουλειά του και δεν κάνει επισκευές στο σπίτι κατά τη διάρκεια της εργασίας του. Η αποζημίωση των εργαζομένων εφαρμόζεται επίσης μόνο στον καθορισμένο χώρο εργασίας. Δεν καλύπτει ολόκληρο το σπίτι του απομακρυσμένου εργάτη.
- Όλοι οι Κανονικοί Κανονισμοί Εργασίας Εφαρμόζονται - Υπερωρίες, ωράριο κ.λπ. Σύμφωνα με τους κανόνες, διευκολύνεται το προσωπικό και οι εποπτικοί υπάλληλοι να γνωρίζουν πότε είναι διαθέσιμος ο απομακρυσμένος εργαζόμενος. Δεν υπάρχει νόημα για υπερωρίες που δεν έχουν εγκριθεί εκ των προτέρων. Δεν θα το κάνατε onsite, έτσι γιατί να το κάνετε όταν εργάζεστε εξ αποστάσεως;
- Ποιος παρέχει εξοπλισμό και ασφαλιστική κάλυψη - Η πολιτική απομακρυσμένης εργασίας πρέπει να ορίζει σαφώς ποιος παρέχει την συσκευή. Η εταιρεία μπορεί να παρέχει συγκεκριμένο εξοπλισμό που απαιτείται για τους υπαλλήλους κινητής τηλεφωνίας να ολοκληρώνουν τις λειτουργίες τους. Η εταιρεία είναι υπεύθυνη για να βεβαιωθεί ότι υπάρχει ασφάλεια σε αυτά τα αντικείμενα. Τα αντικείμενα που αγοράζουν οι απομακρυσμένοι εργαζόμενοι από μόνοι τους πρέπει να καλύπτονται από την ασφάλιση κατοικίας τους.
- Έξοδα επιστρεπτέων εργασιών - Καθορίστε ποια έξοδα επιστρέφονται, όπως η δεύτερη τηλεφωνική γραμμή ή οι μηνιαίες χρεώσεις ISP. Θα χρειαστούν ειδικά έντυπα για να λάβουν αποζημίωση και θα ολοκληρωθούν σε εβδομαδιαία ή μηνιαία βάση.
- Μη Επιστρεπτέα Έξοδα - Αυτό περιλαμβάνει το κόστος για τις αλλαγές που έγιναν στο σπίτι για την παροχή ενός καθορισμένου χώρου εργασίας. Μια εταιρεία δεν πρέπει να πληρώνει για αυτό το είδος εξόδων.
- Το απομακρυσμένο πρόγραμμα εργασίας είναι αυστηρά εθελοντικό - Ο εργαζόμενος δεν μπορεί να εξαναγκαστεί σε απομακρυσμένη ρύθμιση εργασίας. Αυτό είναι σημαντικό για τους εργαζομένους να είναι ξεκάθαροι. δεν θα πρέπει ποτέ να αισθάνονται πιεσμένοι να εργάζονται εξ αποστάσεως εκτός αν μια περιγραφή της θέσης εργασίας δηλώνει σαφώς ότι η θέση συνεπάγεται απομακρυσμένη εργασία - όπως εξωτερικές πωλήσεις.
- Ωρες δουλειάς Δεν πρέπει να εργάζεστε περισσότερες ή λιγότερες ώρες από ό, τι αν βρεθήκατε στο χώρο σας. Ως απομακρυσμένος εργαζόμενος, εάν χαλαρώνετε και δεν εργάζεστε τις ίδιες ώρες που θα κάνετε στο χώρο του ξενοδοχείου, αυτό θα απωλέσει μόνο το σκοπό της απομακρυσμένης εργασίας και θα σας κάνει να χάσετε το προνόμιο να εργάζεστε εξ αποστάσεως. Θα μπορούσατε ακόμη να χάσετε τη δουλειά σας επειδή δεν κάνατε την εργασία σας με αποδεκτό τρόπο.
- Τερματισμός της συμφωνίας απομακρυσμένης εργασίας - Εξηγήστε πώς μπορεί να τερματιστεί η συμφωνία, τι πρέπει να γίνει - γραπτή ή προφορική ενημέρωση και τους λόγους για τους οποίους μπορεί να τερματιστεί μια συμφωνία.
- Κρατικές / Επαρχιακές φορολογικές επιπτώσεις - Εάν εργάζονται σε άλλο κράτος / επαρχία από τον εργοδότη ποιες είναι οι συνέπειες; - Για περισσότερες διευκρινίσεις, συμβουλευτείτε πάντα έναν φοροτεχνικό. Εάν έχετε τους φόρους που παρακρατήθηκαν από την αμοιβή σας για συγκεκριμένους λόγους πολιτείας / επαρχίας, πρέπει να μάθετε τις συνέπειες της εργασίας σε διαφορετικό κράτος / επαρχία από όπου βρίσκεται ο εργοδότης σας. Ένας φοροτεχνικός μπορεί να βοηθήσει.
- Φορολογικά θέματα του Γραφείου Εσωτερικών - Ο απομακρυσμένος εργαζόμενος είναι υπεύθυνος για τυχόν θέματα φορολογίας στο γραφείο και για την πληρωμή των κατάλληλων φόρων. Συμβουλευτείτε έναν φοροτεχνικό για περισσότερες πληροφορίες.
- Προσδιορισμός απομακρυσμένης εργασίας - Δηλώνοντας ποιος είναι επιλέξιμος για απομακρυσμένη εργασία μπορεί να εξαλείψει μια μεγάλη απογοήτευση για τους ανθρώπους που μπορεί να επιθυμούν να τηλεμεταφέρουν αλλά λόγω της φύσης της θέσης ή των καθηκόντων τους δεν μπορούν. Δημιουργώντας μια λίστα με τις λειτουργίες εργασίας που ταιριάζουν στην απομακρυσμένη εργασία και τα χαρακτηριστικά που κάνουν επιτυχείς απομακρυσμένους εργαζόμενους να εξαλείψουν κάθε θέμα επιλογής αγαπημένων.
- Οφέλη & αποζημίωση - Όλες οι άλλες παροχές και αποζημιώσεις παραμένουν οι ίδιες. Η απομακρυσμένη εργασία δεν μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως λόγος αλλαγής αυτών. Δεν μπορείτε να πληρώσετε κάποιον λιγότερο για να κάνετε τη δουλειά του επειδή δεν εργάζονται πλέον στο χώρο.
- Ασφάλεια Πληροφοριών - Καθορίστε τον τρόπο με τον οποίο οι απομακρυσμένοι εργάτες θα είναι υπεύθυνοι για την ασφαλή φύλαξη εγγράφων και άλλων υλικών που σχετίζονται με την εργασία στο χώρο του γραφείου. Καθορίστε ότι ένας πίνακας αρχείων με κλειδαριά απαιτείται είναι μια μέθοδος.
Οι έξυπνες εταιρείες θα έχουν αναθεωρήσει την Πολιτική Απομακρυσμένης Εργασίας από τον νομικό τους σύμβουλο προτού το διαθέσουν σε όλους τους εργαζομένους. Οι εταιρείες που χρησιμοποιούν ένα ad hoc απομακρυσμένο πρόγραμμα εργασίας και δεν δημιουργούν μια Πολιτική μπορούν να αφεθούν ανοιχτές σε διαφωνίες σχετικά με οποιοδήποτε από τα πιο πάνω θέματα. Αξίζει το χρόνο και τα έξοδα για τη δημιουργία μιας Πολιτικής με συμμετοχή νομικού προσωπικού για να διασφαλιστεί ότι δεν υπάρχουν ερωτηματικά ή γκρίζες περιοχές στο πλαίσιο της Πολιτικής.
Απομακρυσμένη εργασία Οι πολιτικές θα πρέπει να δημοσιεύονται όπου όλοι οι εργαζόμενοι μπορούν να έχουν πρόσβαση σε αυτό, σε ένα Intranet Εταιρείας και σε φυσικούς πίνακες ανακοινώσεων. Δεν πρέπει να υπάρχουν περιορισμοί σχετικά με το ποιος μπορεί να έχει πρόσβαση στις πληροφορίες.
