Οι περισσότεροι από εμάς θα μπορούσαμε να είμαστε απόλυτα ευτυχείς χωρίς το PowerPoint στη ζωή μας, αλλά σαν αυτό ή όχι, το πανταχού παρόν πρόγραμμα έχει γίνει ένα βασικό στοιχείο του σύγχρονου γραφείου.
Αν βάζετε μια ιδέα, κάνετε μια σύσταση ή προσπαθείτε να πάρετε μια μεγάλη ομάδα ανθρώπων στην ίδια σελίδα, μια ισχυρή παρουσίαση του PowerPoint πηγαίνει πολύ μακριά για να σας βοηθήσει. Έτσι, εδώ είναι 6 συμβουλές για να λάμψει, την επόμενη φορά που είναι η σειρά σας να παρουσιάσετε:
1.
Σίγουρα, μπορείτε να βάλετε μαζί μια τράπουλα χαρτών εσόδων και να ελπίζετε ότι τα δεδομένα θα μιλήσουν μόνοι τους. Αλλά αν δημιουργήσετε μια "ιστορία" για να καθοδηγήσετε τη συζήτηση, η παρουσίασή σας θα είναι πολύ ισχυρότερη. Μια ιστορία βοηθά το ακροατήριό σας να ακολουθήσει το σκεπτικό σας και σας βοηθά να επαναφέρετε τη συζήτηση στην πίστα όταν σβήνει σε μια εφαπτομένη.
Δύο κοινά τόξα ιστορίας είναι:
2.
Τίποτα δεν είναι χειρότερο από το να εξαναγκάσει το ακροατήριό σας να στραβώσει στην οθόνη, προσπαθώντας απελπισμένα να αποκρυπτογραφήσει το μήνυμά σας. Αν τα διαφάνειά σας πρόκειται να εκτυπωθούν, τότε η γραμματοσειρά των 14 σημείων είναι καλή. Αλλά αν πρόκειται να προβάλλετε σε μια οθόνη και να παρουσιάσετε σε ένα δωμάτιο, κρατήστε τη γραμματοσειρά σας μεγάλη (πολλοί ειδικοί προτείνουν τουλάχιστον 28 βαθμούς). Και ανεξάρτητα, μείνετε μακριά από τις δύσκολες γραμματοσειρές.
3.
Τα σημεία των κουκίδων σας πρέπει να είναι σαφή, συνοπτικά. Αποφύγετε να συμπεριλάβετε κάθε λέξη που πρόκειται να πείτε, δεν τις χρειάζεστε όλα στη σελίδα. Δεν θέλετε το κοινό σας να ξοδεύει περισσότερο χρόνο να διαβάσει τις υπερβολικά λεπτομερείς διαφάνειες σας παρά να σας δώσει προσοχή στην παρουσίασή σας.
4.
Εάν η πρωτοβουλία πωλήσεων έχει τρεις κύριες φάσεις, προσπαθήστε να τις τοποθετήσετε σε τρία μπλε κουτιά - ή καλύτερα ακόμα, τρία βέλη. Αντιπροσωπεύετε οπτικά πληροφορίες για να διατηρήσετε το κοινό σας εμπιστευμένο. Κανείς δεν αρέσει σε ολόκληρο το κατάστρωμα του κειμένου. Είναι βαρετό.
5.
Όλα τα γραφήματα, τα διαγράμματα ή οι εικόνες πρέπει να είναι εύκολες να εξηγηθούν, αρκετά μεγάλες ώστε να διαβάσουν και σαφώς σχετικές με το υποκείμενο θέμα. Βοηθήστε το κοινό σας να καταλάβει το σημείο που δημιουργείτε με τον τίτλο του γραφήματος με την ιδέα σας ("Οι πωλήσεις φτάνουν το 15% φέτος, αλλά επίπεδες στο Q4") και όχι μια ευθεία περιγραφή των δεδομένων που καταγράψατε ("Sales by Quarter") .
6.
Ή καλύτερα ακόμα, να εμπλακεί το κοινό. Τίποτα δεν ζωντανεύει μια βαρετή παρουσίαση όπως το να ζητάει από το κοινό να ψηφίσει σε μια δημοσκόπηση, να παρέχει απόψεις ή να απαντά σε μια ερώτηση. Εάν ανησυχείτε για το ανενεργό δωμάτιο, μπορείτε να δοκιμάσετε και να ζητήσετε από μερικά άτομα να συμμετάσχουν εκ των προτέρων.
