Οι τηλεφωνικές συνδιαλέξεις έχουν πολλά οφέλη για επιχειρηματικές και κοινωνικές συναντήσεις, αλλά έρχονται με τα δικά τους κοινά προβλήματα. Η αποτυχία αντιμετώπισής τους μπορεί να σημαίνει τη διαφορά ανάμεσα σε μια επαγγελματική, αποτελεσματική και αποτελεσματική συνάντηση και σε μια κλήση διάσκεψης μόλις φτωχού ανθρώπου που δεν επιτυγχάνει τους στόχους της. Εδώ είναι επτά κοινά προβλήματα και πώς να τα διορθώσετε.
1. Ιστορικό Θόρυβος
Αυτός είναι ο τυχόν θόρυβος που προέρχεται από έναν συμμετέχοντα, εκτός από τη φωνή του, όπως καρέκλες κουδουνίστρα, φωνή, ακουστικά, χτυπήματα χαρτιού κλπ. Παίρνετε τους θορύβους αυτούς κυρίως με τους συμμετέχοντες που χρησιμοποιούν VoIP (voice over internet protocol) το φορητό ακουστικό έχει αφιερωμένα μικρόφωνα μικρής εμβέλειας, ενώ το VoIP λειτουργεί με ένα μικρόφωνο που είναι συμβατό με τη συσκευή και είναι πιο λογικό. Ένα παράδειγμα είναι το σύστημα συστοιχιών μικροφώνων σε φορητούς υπολογιστές. Μερικοί άνθρωποι συμμετέχουν σε συνέδρια χρησιμοποιώντας τις συσκευές τους hands-free.
Ο μόνος τρόπος για να διορθωθεί αυτή η κατάσταση είναι να ενημερωθούν οι συμμετέχοντες για τις διαταραχές που προκαλούν, κάτι που γίνεται καλύτερα μέσω της επικοινωνίας πριν από την τηλεδιάσκεψη. Για παράδειγμα, ως διοργανωτής, μπορεί να θέλετε να κυκλοφορήσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην εθιμοτυπία κλήσης συνδιάσκεψης πριν από τη σύνοδο.
2. Ηχώ
Η ηχώ μπορεί να είναι μέρος του θορύβου υποβάθρου, αλλά είναι πιο τεχνικό από αυτό. Κάποιος που συμμετέχει στην κλήση διάσκεψης μπορεί να έχει προβλήματα με το τηλέφωνό του - ίσως λείπει, για παράδειγμα, η ακύρωση ηχώ. (Διαβάστε περισσότερα σχετικά με τον τρόπο διακοπής της παραγωγής ηχώ.)
Κάποιος με ηχώ πρέπει κανονικά να κλείσει. Έτσι και πάλι, η προληπτική συνειδητοποίηση για τυχόν τεχνικά προβλήματα με τα τηλέφωνα και τον άλλο εξοπλισμό που χρησιμοποιείται σε μια κλήση συνδιάσκεψης είναι σημαντική.
3. Έλλειψη διαχείρισης παρουσίας
Σε μια κλήση συνδιάσκεψης ήχου, χρησιμοποιείτε μόνο μία από τις αισθήσεις σας: την ακοή σας. Δεν θα δείτε άτομα με τα οποία μιλάτε ή ακούτε. Αν δεν παρακολουθήσετε κάθε είσοδο και έξοδο στην κλήση συνδιάσκεψης, ενδέχεται να μην γνωρίζετε την παρουσία στο ακροατήριό σας μόλις βρεθείτε βαθιά στη διάσκεψη.
Αυτό το πρόβλημα παραμένει χωρίς μια οριστική λύση μέχρι στιγμής. Το πρώτο εργαλείο που προσφέρει κάθε είδους διαχείριση παρουσίας είναι το UberConference, το οποίο σας επιτρέπει να δείτε ποιος μιλάει, ποιος είναι εδώ, ποιος δεν είναι και ούτω καθεξής. Ορισμένα από αυτά τα εργαλεία έχουν αναδειχθεί πρόσφατα, μερικά με ενδιαφέρουσες οπτικές διεπαφές που αντιπροσωπεύουν τους συμμετέχοντες με εικονίδια. Ο καλύτερος τρόπος για να διαχειριστείτε την παρουσία των συμμετεχόντων μπορεί να είναι η απλή εθιμοτυπία: Ζητήστε από κάθε άτομο να ανακοινώσει την πρόθεσή του και τα πράγματα ως θέμα ευγένειας.
4. Μουσική σε αναμονή
Οι άνθρωποι συνήθως περιποιείται τη διεπαφή των τηλεφώνων τους για προσωπική τους χρήση, αλλά ποτέ για κλήσεις συνδιάσκεψης. Παρόλο που μπορεί να είναι ωραίο για κάποιον που έχει τεθεί σε αναμονή να ακούσει μουσική, θα είναι ενοχλητική σε μια τηλεδιάσκεψη. Ορισμένοι συμμετέχοντες ενδέχεται να θέσουν το συνέδριο σε αναμονή, ενώ παρακολουθούν κάποια άλλη κλήση ή εργασία, για παράδειγμα, προσθέτοντας έτσι ακούσια ρυθμική ατμόσφαιρα στο συνέδριο. Και εδώ, αξίζει μια προκαταρκτική εκστρατεία ευαισθητοποίησης για τη διάσκεψη.
5. Έλλειψη Ηγεσίας
Σε ορισμένες περιπτώσεις, εάν μια ομάδα δεν έχει ηγέτη, το χάος θα οδηγήσει αντ 'αυτού. Αυτό είναι ιδιαίτερα πιθανό σε μια διάσκεψη. Ένα άτομο θα πρέπει να κατευθύνει τη συζήτηση εξασφαλίζοντας ότι ο καθένας θα έχει αρκετό χρόνο να μιλήσει και να δώσει την απαραίτητη προσοχή και να επιστρέψει τα πράγματα στο προσκήνιο σε περίπτωση που υπάρξουν αδέσποτα ή αυθαίρετες συγκρούσεις.
6. Αρπαγή διαχείριση υλικών και εγγράφων
Πολλά συνέδρια αναφέρονται σε έγγραφα, υλικά και εργαλεία. Η λανθασμένη διάδοση τέτοιων πληροφοριών αναγκάζει ορισμένους συμμετέχοντες να βρεθούν στο σκοτάδι σε ορισμένα σημεία, προκαλώντας έτσι έλλειψη ενδιαφέροντος. Στη συνέχεια, φροντίστε να διαδώσετε τις σχετικές πληροφορίες και τα έγγραφα σε όλους τους συμμετέχοντες πολύ πριν ξεκινήσει η διάσκεψη.
Ένας άλλος, καλύτερος τρόπος είναι να χρησιμοποιηθούν εργαλεία ηλεκτρονικής συνεργασίας, τα οποία επιτρέπουν την αλληλεπίδραση με τέτοια υλικά.
7. Κακή ποιότητα κλήσεων
Αυτό συμβαίνει συχνά με την υπηρεσία VoIP, η οποία εξαρτάται από πολλούς παράγοντες που περιλαμβάνουν το εύρος ζώνης, τους κωδικοποιητές, τα τηλέφωνα και άλλες συσκευές. Δεν μπορείτε να κάνετε πολλά γι 'αυτό, αν είστε ο ηγέτης του συνεδρίου ή ο διοργανωτής. Ο συμμετέχων που υποφέρει από κακή ποιότητα φωνής πρέπει να αντιμετωπίσει τεχνικά προβλήματα από την πλευρά του.
