Η αποστολή ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι η πιο εύκολη και λιγότερο ενοχλητική μέθοδος για την υποβολή αιτημάτων σε ομάδες. Αλλά είναι ακριβώς επειδή το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι τόσο αβίαστο ώστε μπορεί να είναι ένα πλήρες χάσιμο χρόνου. Η απόρριψη ενός ασαφούς μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν διευκρινίζει σαφώς στους παραλήπτες τι πρέπει να κάνουν ή γιατί το ερώτημά σας είναι σημαντικό θα δημιουργήσει μόνο περισσότερη δουλειά για όλους.
Τα πιο αποτελεσματικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αντιμετωπίζουν τη γραμμή θέματος σαν αναγνωριστικό καλούντος και χρησιμοποιούν λέξεις που φτάνουν στο σημείο αμέσως.
Εδώ είναι μερικοί dos και don'ts για λέξη επιλογή που θα πάρει το μήνυμά σας σε σαφή και να σας κρατήσει από ενοχλητικό (ή συγχέοντας) τους συναδέλφους σας:
1. Όταν υπάρχουν εργασίες για να ολοκληρωθεί
Μην γράφετε: κ.λπ.
Γράψτε: Αυτό, ή Αυτά
Οι δάσκαλοί σας στη σχολή γυμναστικής είχαν δίκιο - να είστε συγκεκριμένοι! Ακόμα κι αν το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σας ακολουθεί μια πρόσφατη συζήτηση ή συνάντηση, είναι πιθανό ότι θα κατατεθεί ως κάτι που πρέπει να γίνει αργότερα. Όταν ο παραλήπτης σας είναι έτοιμος να το διαβάσει, η "παρακολούθηση των συναντήσεων του προσωπικού κλπ." Δεν θα βοηθήσει. Αντ 'αυτού, πρέπει να είναι σαφές για το τι χρειάζεστε και να γράψετε: "Παρακαλώ λύστε αυτά τα ερωτήματα από τη συνάντηση του προσωπικού" ή "Η έκθεση συζητήθηκε στη συνεδρίαση του προσωπικού." Σκεφτείτε το θέμα σας όπως προ-γράφοντας ένα στοιχείο λίστας υποχρεώσεων έτσι είναι εύκολο για αυτό το κουτί για να ελέγξετε.
2. Όταν μοιράζεστε ένα άλλο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Μην γράφετε: "FWD:"
Να γράψετε: Βοήθεια
Αυτός πάντα με κάνει να σκέφτομαι τη δεκαετία του '90, όταν ήταν κοινό να βλέπεις μηνύματα που έκαναν κάτι σαν αυτό: στέλνουν αλυσιδωτές επιστολές στη δουλειά (σοβαρά, όχι), μάλλον απλώς μοιράζεστε κάτι που κάποιος άλλος έγραψε ότι θέλετε ο συνάδελφός σας να διαβάσει ή να κάνει κάτι. Σε αυτή την περίπτωση, κάντε μια χάρη και γράψτε "Μπορείτε να με βοηθήσετε να αποκρυπτογραφήσω αυτό;" ή "Φαίνεται ότι ο πελάτης χρειάζεται βοήθεια." Σίγουρα, μπορεί να έχετε προγραμματίσει να γράψετε αυτό το μήνυμα στο σώμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά το θέμα είναι ένα πολύ καλύτερο μέρος εάν θέλετε να το παρατηρήσετε γρήγορα.
3. Όταν προσπαθείτε να είστε προσωπικοί
Μη γράφετε: Γεια σου
Να γράψετε: Εσείς
Η αποστολή ενός "Hey" σε μια γραμμή θέματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι το ίδιο με την αποστολή μηνυμάτων "Πρέπει να μιλήσουμε" με έναν φίλο ή κάποιον που παίζετε. Μην το κάνετε! Θα κάνετε τον παραλήπτη ύποπτο για ό, τι θα έρθει στη συνέχεια, και ίσως καταλήξετε να περιμένετε μια στιγμή για μια απάντηση, επειδή δεν μπορεί ποτέ να ανοίξει. Επειδή ίσως χρειαστεί να μιλήσετε για κάτι προσωπικό ή ιδιωτικό, δοκιμάστε "Πότε έχετε χρόνο για 15λεπτη συνομιλία;" Αυτή η προσέγγιση παίρνει το πλεονέκτημα μακριά και βάζει την εξουσία στα χέρια του παραλήπτη για να επιλέξει έναν χρόνο που να του δουλεύει .
4. Όταν το χρειάζεστε τώρα
Μην γράφετε: Επείγοντα
Να γράψετε: Σήμερα
Όταν ο χρόνος είναι σύντομος και η πίεση είναι υψηλή, η "επείγουσα" είναι μια λέξη που μπορεί να προκαλέσει μόνο πανικό. Και ο πανικός είναι το τελευταίο πράγμα που πρέπει να κάνει κάποιος υπεύθυνος για μια εργασία. Εάν έχετε αρκετό χρόνο για να αναγνωρίσετε την ανάγκη και να στείλετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, έχετε επίσης το χρόνο να δώσετε προειδοποίηση ότι "αυτή πρέπει να είναι η πρώτη σας προτεραιότητα σήμερα." Εάν είναι πραγματικά επείγουσα, πραγματοποιήστε μια τηλεφωνική κλήση ή μια επίσκεψη αντι αυτου.
5. Και μία επιπλέον φράση μπόνους
Τελευταίο αλλά όχι ασήμαντο είναι μια φράση που όλοι λέμε ότι τελειώνουν τα ηλεκτρονικά μας μηνύματα, αλλά σπανίως μπορούμε να απευθυνθούμε άμεσα στους συναδέλφους μας: «Ευχαριστώ». Ένα σύντομο και απλό μήνυμα εκτίμησης θα προχωρήσει πολύ στην ενίσχυση των δεσμών μεταξύ σας και τα μέλη της ομάδας σας. Λέει ότι αναγνωρίζετε τις προσπάθειές τους και εκτιμάτε τους ρόλους τους. Και σίγουρα χτυπά μια πτώση εμπιστοσύνης.
